"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 7

УЧЕТ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

В СИЛОВЫХ ВЕДОМСТВАХ

Транспортные средства используются в деятельности практически любого учреждения, поэтому вопросы учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) необходимо знать досконально. Многие работники бухгалтерских служб знают, что при ревизиях финансово-хозяйственной деятельности приобретение и списание бензина, масел, других смазочных материалов являются объектом пристального внимания проверяющих органов. Во избежание ошибок приведем все правила и нормативные положения по учету ГСМ, а также проследим весь цикл учета внутри учреждения: определение нормы расхода, приобретение, списание.

Нормирование расходов на ГСМ

Расход ГСМ служит для бюджетных учреждений одной из составляющих планирования общих расходов, организации бухгалтерского учета, оценки эффективности использования материальных ресурсов.

На сегодняшний день действующим нормативным документом являются Нормы расхода ГСМ (далее - Нормы) <1>. Данный документ введен в действие со дня утверждения и действует до 01.01.2008. Вместе с тем действующие ранее Нормы расхода (Р3112194-0366-97) от 29.04.1997 утратили силу.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, Руководящий документ Р3112194-0366-03, утвержденные Минтрансом России от 29.04.2003.

Обратите внимание: действующие Нормы не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта, следовательно, они носят рекомендательный характер. Однако в связи с отсутствием иных норм органы, осуществляющие проверки, ориентируются именно на них.

Данные Нормы утверждены и действуют для всех учреждений и организаций, эксплуатирующих автомобильную технику, независимо от форм собственности и имеют статус постоянных норм. Вновь разрабатываемые и устанавливаемые для автомобилей нормы действуют как временные до их введения в качестве постоянных или до дополнения в Нормы с учетом развития структуры автопарка страны. Также стоит отметить, что указанные нормы включают расход ГСМ, необходимый для осуществления транспортного процесса учреждения, а расход ГСМ на технические, гаражные и прочие нужды, не связанные непосредственно с процессом перевозок пассажиров и грузов, устанавливаются отдельно.

Нормы расхода устанавливаются для:

- автомобилей общего назначения;

- специального и специализированного подвижного состава на шасси автомобилей.

В то же время для автомобилей общего назначения нормы подразделяются на следующие виды:

- базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автомобиля в снаряженном состоянии;

- транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега транспортной работы;

- для автобуса, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса загрузка пассажиров;

- для самосвала, где учитывается снаряженная масса и нормируемая (К = 0,5) загрузка самосвала.

- транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров, учитывающая транспортную работу грузового автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом.

Базовая норма зависит от конструкции автомобиля, его назначения. Транспортная норма включает базовую норму и одновременно учитывает загрузку и условия эксплуатации транспортного средства.

С учетом того, что для автомобилей в настоящее время используются несколько видов топлива, их нормы расхода устанавливаются в следующих единицах:

- для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах бензина или дизтоплива;

- для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе (СНГ), - в литрах СНГ (1 литр бензина соответствует 1,32 л СНГ);

- для автомобилей, работающих на сжатом природном газе (СПГ), - в нормальных метрах кубических СПГ (1 л бензина соответствует 1 куб. м СПГ);

- для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в кубических метрах, рядом показывается норма расхода дизтоплива в литрах (их соотношение определяется производителем техники или указывается в инструкции по эксплуатации).

Помимо установленных норм в Нормах предусмотрено применение поправочных коэффициентов, определяемых в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. Их значения устанавливаются в пределах Норм приказом руководителя учреждения либо местным органом власти. В случае если к автомобилю применяются несколько поправочных коэффициентов, норма расхода устанавливается с учетом суммы или разности этих коэффициентов.

Полный перечень норм приведен в разд. 1 Норм. Отразим в виде таблицы некоторые из них, применяемые наиболее часто.

     
   ————————————————————————————————————T————————————————————————————¬
   |      Эксплуатационный фактор      |    Значение поправочного   |
   |                                   |        коэффициента        |
   |                                   +—————————————T——————————————+
   |                                   | Минимальное,| Максимальное,|
   |                                   |     в %     |      в %     |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Работа автотранспорта в зимнее     |      5      |      20      |
   |время в зависимости от             |             |              |
   |климатических условий страны       |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Работа автотранспорта на дорогах   |      5      |      20      |
   |общего пользования (1 —            |             |              |
   |3 категорий) в горных местностях   |             |              |
   |(выше 300 м над уровнем моря),     |             |              |
   |включая городские, сельские и      |             |              |
   |пригородные зоны                   |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Работа автотранспорта на дорогах   |             |      10      |
   |общего пользования (1 —            |             |              |
   |3 категорий) со сложным планом, вне|             |              |
   |пределов городов и пригородных     |             |              |
   |зон, где в среднем на 1 км пути    |             |              |
   |имеется более 5 закруглений        |             |              |
   |радиусом менее 40 м (на 100 км     |             |              |
   |пути не менее 500 поворотов)       |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Работа автотранспорта в городах с  |             |              |
   |численностью населения:            |             |              |
   |— свыше 3 млн человек;             |             |      25      |
   |— от 1 до 3 млн человек;           |             |      20      |
   |— от 250 тыс. до 1 млн человек;    |             |      15      |
   |— от 100 до 250 тыс. человек;      |             |      10      |
   |— до 100 тыс. человек (при наличии |             |       5      |
   |светофоров и других знаков         |             |              |
   |дорожного движения)                |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Работа автотранспорта, требующая   |             |      10      |
   |частых технологических остановок,  |             |              |
   |связанных с погрузкой, выгрузкой,  |             |              |
   |посадкой, высадкой пассажиров      |             |              |
   |(при условии, что имеется в        |             |              |
   |среднем более чем одна остановка   |             |              |
   |на 1 км пробега; остановки у       |             |              |
   |светофоров, перекрестков и         |             |              |
   |переездов не учитываются)          |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Перевозка нестандартных грузов,    |             |              |
   |движение в колонне и при           |             |              |
   |сопровождении, в других подобных   |             |              |
   |случаях с пониженной скоростью     |             |              |
   |движения:                          |             |              |
   |— до 20 — 30 км/ч;                 |             |      15      |
   |— до 10 км/ч                       |             |      35      |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |При пробеге (обкатке) первой       |             |      10      |
   |тысячи километров новыми           |             |              |
   |автомобилями и автомобилями после  |             |              |
   |капитального ремонта               |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |Срок эксплуатации более:           |             |              |
   |— 5 лет;                           |             |       5      |
   |— 8 лет                            |             |      10      |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |При работе в условиях стихийных    |             |              |
   |бедствий:                          |             |      35      |
   |— для дорог 1 — 3 категорий;       |             |      50      |
   |— для дорог 4 — 5 категорий        |             |              |
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |При использовании кондиционера     |             |              |
   |или установки "климат—контроль":   |             |              |
   |— при движении автомобиля;         |             |       7      |
   |— на стоянке                       |             | 1 час простоя|
   |                                   |             |  работающего |
   |                                   |             |  двигателя = |
   |                                   |             | 10 км пробега|
   +———————————————————————————————————+—————————————+——————————————+
   |При работе автомобиля в качестве   |             |      10      |
   |технологического транспорта        |             |              |
   |внутри организации                 |             |              |
   L———————————————————————————————————+—————————————+———————————————
   

Необходимо отметить, что для марок и модификаций автомобилей, не имеющих существенных конструктивных отличий от базовой модели (одинаковые двигатель, коробка передач, главная передача, шины, колесная формула, кузов) и имеющих такую же собственную массу, норма расхода топлива устанавливается в тех же размерах, что и для базовой модели. Если марка или модификация не имеет конструктивных отличий, но отличается от базовой модели собственной массой (например, при установке фургонов, тентов, дополнительного оборудования, бронировании), норма расхода может определяться:

- на каждую тонну увеличения (уменьшения) массы автомобиля увеличением (уменьшением) нормы до 2 л на 100 км для автомобилей с бензиновыми двигателями; до 1,3 л на 100 км для автомобилей с дизельными двигателями;

- путем расчета, производимого по индивидуальной заявке научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта.

Также в Нормах указано, что в случае производственной необходимости возможно уточнение или введение отдельных поправочных коэффициентов по распоряжению руководителей местных органов власти, министерств, ведомств при наличии обоснования и по согласованию с Минтрансом России.

Для новых моделей, марок и модификаций автомобилей, нормы расхода которых отсутствуют в Нормах, руководители местных органов исполнительной власти и предприятий вправе ввести по отношению к данным автомобилям временные нормы, разрабатываемые научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта в установленном порядке. При этом действовать эти нормы будут до их утверждения Минтрансом России.

Обратимся к нормам расхода смазочных материалов (масел, смазок). Они устанавливаются из расчета на 100 л расхода топлива: в литрах - для масел, в килограммах - для смазок. В Приложении 1 к Нормам приведены Индивидуальные эксплуатационные нормы расхода масел и смазок. Для автомобилей и их модификаций, на которые отсутствуют индивидуальные нормы, установлены временные справочные нормы расхода масел и смазок.

Для норм расхода масел, так же как и для автомобильного топлива, существует свой поправочный коэффициент. Он устанавливается в размере до 20% данных норм для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более 5 лет.

Нормы расхода тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяются в количестве заправок и дозаправок на автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

В бюджетном учреждении может возникнуть ситуация, когда расход бензина на конкретном автомобиле превышает норму, установленную Нормами. Если проверка технической исправности не помогает выяснить причину превышения, возникает вопрос о норме списания. Как обосновать в таком случае списание по фактической норме? В этом случае можно порекомендовать провести контрольный замер топлива для конкретных условий эксплуатации. Результаты замера должны быть оформлены актом следующего содержания.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                     "Утверждаю"|
   |                                            Начальник Управления|
   |                                           _____________________|
   |                                                  А.М. Тихомиров|
   |                                                 26 июня 2006 г.|
   |                                                                |
   |                Акт контрольного замера топлива                 |
   |                    для автомобиля ГАЗ 3110,                    |
   |                  государственный номер т001вв                  |
   |                                                                |
   |    Комиссия, назначенная приказом  руководителя  Управления  от|
   |12 июня 2006 г. N 700, в составе:                               |
   |    Председателя  комиссии  —  начальника  транспортного  отдела|
   |А.М. Волкова;                                                   |
   |    членов  комиссии:   заместителя   начальника   транспортного|
   |отдела — ответственного за автотранспорт М.В. Петрова;  главного|
   |специалиста    отдела   Т.П.   Иванова;    водителя   автомобиля|
   |В.В. Трофимова                                                  |
   |    составила  настоящий акт о том, что в период с 19 по 25 июня|
   |2006  г.  проводился контрольный  замер  топлива  на  автомобиле|
   |ГАЗ—3110,  государственный  номер  —  т001вв,  бензин  —  АИ—92,|
   |двигатель — ЗМЗ 4062.10.                                        |
   |    Контрольный  замер  производился при выполнении транспортной|
   |работы  в  условиях  города  (население  более  1 млн  человек).|
   |Заправка производилась из мерной емкости. На начало контрольного|
   |замера  в  баке  было  10 л (измерение произведено полным сливом|
   |топлива из бака).                                               |
   |    Показание   спидометра  на  начало  замера 19 июня 2006 г. —|
   |15 600 км.                                                      |
   |    Показание  спидометра после окончания замера 25 июня 2006 г.|
   |— 16 250 км.                                                    |
   |    За  период  с  19  по  25  июня  2006  г. в бак залито 100 л|
   |бензина.                                                        |
   |    На конец контрольного замера 25 июня 2006 г. в баке осталось|
   |9  л  бензина  (измерение  произведено  полным сливом топлива из|
   |бака).                                                          |
   |    Согласно  путевым  листам  N  1112  от 19.06.2006, N 1113 от|
   |20.06.2006,  N  1114 от 21.06.2006, N 1115 от 22.06.2006, N 1116|
   |от   23.06.2006   и  показаниям  спидометра  фактический  пробег|
   |автомобиля составил 650 км.                                     |
   |    Расход  бензина  на пробег 650 км составил 101 л (10 + 100 —|
   |9).                                                             |
   |    В  результате  контрольного  замера расход топлива на 100 км|
   |составил 15,5 л на 100 км (101 / 650 х 100).                    |
   |    Подписи членов комиссии: _______________________ А.М. Волков|
   |    ______________________ М.В. Петров                          |
   |    ______________________ Т.П. Иванов                          |
   |    ______________________ В.В. Трофимов                        |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

В приведенном примере в соответствии с Нормами базовая норма составит 11,4 л на 100 км с учетом надбавки за работу в городских условиях в размере 20% - 13,6 л на 100 км. В данном случае необходимо издание еще одного приказа - об установлении нормы расхода на автомобиль, полученной путем контрольного замера.

Необходимо сказать несколько слов о нормах расхода топлива для специального и специализированного подвижного состава на шасси автомобилей. Как определено в разд. 2 Норм, специальные и специализированные автомобили с установленным на них оборудованием подразделяются на две группы:

- автомобили, выполняющие работу в период стоянки (пожарные автокраны, автоцистерны, бурильные установки и т.п.). Нормы расхода на таких автомобилях состоят из двух частей: норма расхода топлива на пробег автомобиля (литры на 100 км) и норма расхода топлива на работу специального оборудования (литры в час или литры на выполняемую операцию). При работе оборудования поправочные коэффициенты используются только в отношении работ в зимнее время и в горных местностях;

- автомобили, выполняющие работу в процессе передвижения (автовышки, кабелеукладчики, бетоносмесители и т.п.). Нормы расхода топлива на таких автомобилях подразделяются на норму расхода топлива на пробег автомобиля (литры на 100 км) и норму расхода топлива на пробег при выполнении специальной работы во время передвижения (литры на 100 км).

Величина норм приведена в разд. 2.1 Норм.

Учет приобретения ГСМ

На практике ГСМ приобретаются:

- по договору поставки со специализированной организацией;

- за наличный расчет;

- безналичным путем через приобретение талонов.

Первый вариант предполагает наличие у организации специальных емкостей для транспортировки и хранения топлива, наличие собственного оборудования (топливораздаточные колонки) для заправки транспорта. Эта система характерна для Минобороны России. Однако поскольку все данные по нормам расхода и учетной системе в Вооруженных Силах РФ являются закрытыми, указанный вариант останется без подробного рассмотрения.

Приобретение за наличный расчет

Приобретение топлива за наличный расчет является самым распространенным и одновременно самым трудоемким для бухгалтерского учета способом, так как требует соблюдения кассовой и авансовой дисциплины.

Для приобретения ГСМ необходимо выдать наличные денежные средства из кассы учреждения. Основным документом, регламентирующим организацию выдачи наличных денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 N 40. Помимо данного документа в федеральном органе исполнительной власти, в котором предусмотрена военная служба, приказом руководителя должны быть установлены:

1. Перечень лиц, имеющих право на получение из кассы денежных средств на приобретение ГСМ. С данными лицами должны быть в установленном порядке заключены договоры о материальной ответственности.

2. Предельная норма пробега в месяц. При превышении данного пробега необходимы дополнительные объяснения водителя о причинах превышения.

3. Предельное количество литров бензина, необходимое для обеспечения работы автомобиля в месяц. Расчет производится исходя из предельного пробега и установленных норм расхода ГСМ.

4. Сроки и порядок предоставления водителями авансовых отчетов. Выдача денежных средств под отчет допускается только при отсутствии задолженности по ранее выданным подотчетным суммам.

Учет ГСМ в федеральных органах исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, ведется в соответствии с Инструкцией N 25н <2> на балансовом счете 1(2) 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы". Аналитический учет по данному счету ведется в разрезе материально-ответственных лиц, видов ГСМ. В соответствии с п. 49 Инструкции N 25н, принятие к ГСМ производится по фактической стоимости. В бухгалтерском учете приобретение ГСМ отражается по дебету счета 1(2) 105 03 340 "Увеличение стоимости ГСМ" и кредиту счета 1(2) 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов".

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Рассмотрим на примере отражение в учете операций по приобретению топлива.

Пример 1. Силовым ведомством с лицевого счета, открытого в ОФК, получены наличные денежные средства в сумме 2000 руб. по подстатье ЭКР 340 "Увеличение стоимости материальных запасов", которые затем выданы в подотчет водителю данного учреждения на приобретение бензина. Выдача денежных средств произведена на основании заявления водителя на выдачу наличных денежных средств в подотчет, на котором присутствуют:

- разрешающая виза руководителя;

- виза главного бухгалтера (уполномоченного лица) о подстатье расходов, по которой будет отражена данная операция;

- отметка об отсутствии задолженности по ранее выданному авансу;

- виза ответственного работника о соответствии запрашиваемой суммы, а следовательно, и количества приобретаемого бензина предельным нормам.

Водитель на выданную сумму приобрел 125 л бензина по цене 16 руб. за литр. После приобретения ГСМ он в течении трех рабочих дней представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет. Бухгалтером авансовый отчет проверен на предмет:

- правильности и полноты оформления;

- даты и времени заправки, соответствия марки бензина, использованному на данном автомобиле;

- наличия всех необходимых реквизитов на кассовом чеке (номера АЗС, ИНН, номер топливораздаточной колонки, марка, количество, цена бензина).

В бухгалтерском учете операции по приобретению ГСМ будут отражены так.

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |    Содержание операции     |   Дебет    |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Получены в кассу наличные   |1 201 04 510|1 210 03 660|   2000  |
   |денежные средства           |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Выдано в подотчет водителю  |1 208 22 560|1 201 04 610|   2000  |
   |на приобретение ГСМ         |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Представлен авансовый отчет |1 105 03 340|1 208 22 660|   2000  |
   |о приобретении ГСМ          |            |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

Приобретение талонов

Данный способ характерен для имеющих большой автопарк федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная служба. Напомним, что в соответствии с Федеральным законом N 94-ФЗ <3>, регламентирующим закупки бюджетных организаций, при превышении предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у в размере 60 000 руб.) необходимо проведение конкурса на выбор поставщика. Для приобретения талонов учреждение заключает договор со специализированной организацией, имеющей сеть заправочных станций в том регионе, где учреждение осуществляет свою деятельность.

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

В соответствии с п. 96 Инструкции N 25н талоны на бензин учитываются в качестве денежных документов и хранятся в кассе учреждения. Прием и выдача из кассы производится по фондовым приходным (ф. КО-1) и расходным кассовым ордерам (ф. КО-2), утвержденным Постановлением Госкомстата России N 88. Приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от операций по денежным средствам. В фондовом расходном кассовом ордере, который составляется на основании заявления водителя, обязательно указывается номер каждого выдаваемого талона на бензин. Каждый талон имеет номерной корешок, который выдается водителю на автозаправочной станции при заправке по талонам. Данный корешок является оправдательным документом к фондовому авансовому отчету. Авансовый отчет представляется по мере осуществления заправки и подтверждает факт получения бензина.

Пример 2. На основании договора, счета-фактуры, накладной на полученные талоны силовое ведомство производит оплату 10 000 л бензина (500 штук талонов по 20 л каждый) на сумму 160 000 руб., по цене 16 руб. за литр. Выдано водителю 10 талонов на заправку 200 л бензина АИ-92 на сумму 3200 руб. В учреждении талоны выдаются на месячный расход бензина. Заправка произведена на 3 талона, в бак залито 60 л бензина.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующими проводками.

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |    Содержание операции     |   Дебет    |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Оприходованы талоны на      |1 201 05 510|1 302 22 730| 160 000 |
   |бензин                      |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Выданы талоны водителю на   |1 208 22 560|1 201 05 610|   3 200 |
   |приобретение ГСМ            |            |            |         |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Представлен авансовый отчет |1 105 03 340|1 208 22 560|     960 |
   |на приобретение ГСМ         |            |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

Стоит отметить, что при данном способе приобретения топлива нет возможности контролировать дату и время заправки. Также необходимо отметить, что очень немногие организации, специализирующиеся на продаже бензина, имеют достаточно разветвленную сеть автозаправочных станций.

Учет списания ГСМ

Списание ГСМ осуществляется на основании путевого листа, подтверждающего обоснованность пробега. Формы путевого листа (для грузовых автомобилей - N 4с, N 4п, для легковых - N 3) и Указания по их заполнению для автотранспортных организаций утверждены Постановлением Госкомстата России N 78 <4>. В настоящее время в Письмах Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 высказано мнение, которое сводится к следующему:

1. В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ <5> первичные документы принимаются к учету по унифицированным формам.

     
   ————————————————————————————————
   

<4> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

<5> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Унифицированная форма "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена в составе форм документации по учету работ в автомобильном транспорте и, соответственно, носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.

3. Форма путевого листа для остальных организаций не предусмотрена в альбоме унифицированных форм первичной документации.

4. Документы, формы которых не предусмотрены в альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ: наименование документа и дата его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в денежном и натуральном выражении; наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за правильность оформления и совершение хозяйственной операции.

Из изложенного следует вывод о том, что силовые ведомства могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расход горючего. В отношении периодичности составления путевых листов в вышеприведенных Письмах Минфина России указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Данная позиция Минфина России пока не нашла отражения в практике проверок финансово-хозяйственной деятельности, поэтому остановимся на общепринятых правилах ведения путевых листов.

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом на один день. Уполномоченное лицо определяется приказом руководителя силового ведомства. Допускается оформление путевого листа на более длительный срок в случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток, например при командировках. Все реквизиты путевого листа обязательны для заполнения: должны присутствовать порядковый номер (присваивается в журнале регистрации путевых листов), дата выдачи, штамп и печать организации, в которой эксплуатируется данный автомобиль. Для учета большое значение имеет заполнение граф "движение горючего", где должны быть зафиксированы марка и количество бензина, приобретенного за наличный расчет (полученного по талонам, заправочному листу); остаток горючего при выезде и возвращении, расход по норме и фактический. Фиксируется пробег автомобиля, в обязательном порядке должна присутствовать информация о пути его следования. Такие данные позволяют судить об использовании автомобиля в служебных целях. Не допускается указывать путь следования общей фразой "по городу" или аналогичной. После закрытия путевой лист сдается на проверку в бухгалтерию, где дается проводка на списание.

В соответствии с п. 55 Инструкции N 25н ГСМ списываются по фактической стоимости единицы либо по средней фактической стоимости. Выбор метода списания рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения. Списание ГСМ оформляется по дебету счета 1(2) 401 01 272 "Расходование материальных запасов" и кредиту счета 1 (2) 105 03 440 "Уменьшение стоимости ГСМ".

Воспользуемся условиями предыдущего примера и приведем расчет нормируемого расхода топлива для легкового автомобиля, принадлежащего силовому ведомству.

Пример 3. За неделю в бак служебного автомобиля залито 60 л бензина АИ-92. В учреждении путевки выдаются водителям ежедневно. Согласно графику документооборота в бухгалтерию путевки сдаются за истекшую неделю. Проверке подлежат правильность и полнота оформления путевок, данные граф по движению горючего сопоставляются с данными авансового отчета по датам заправки. Для учетных целей водителем составлен Отчет о работе автотранспорта, в котором сведены данные по всем путевым листам: дата, показания спидометра на начало и конец рабочего дня, пробег.

После проверки отчета рассчитывается количество топлива, подлежащего списанию.

Исходные данные: марка автомобиля - ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ 4062.10, количество передач - 5.

Согласно путевым листам пробег за рабочую неделю составил 420 км, в том числе командировка за пределы города - 150 км.

Базовая норма - 11,4 л на 100 км.

В организации установлены увеличивающие поправочные коэффициенты: 10% - за работу в городских условиях, 5% - за эксплуатацию автомобиля в течение 6 лет.

Расход топлива по норме составляет:

270 км х 11,4 л х 1,15 л / 100% + 150 км х 11,4 л х 1,05 л / 100% = 35,4 л + 17,9 л = 53,3 л или 852,8 руб. (53,3 х 16).

Бензин списывается по фактическому расходу, отраженному в путевых листах, но в пределах расчетной нормы.

Списание отразится в бухгалтерском учете проводкой:

     
   —————————————————————————————T————————————T————————————T—————————¬
   |    Содержание операции     |   Дебет    |   Кредит   |  Сумма, |
   |                            |            |            |   руб.  |
   +————————————————————————————+————————————+————————————+—————————+
   |Списан бензин на нужды      |1 401 01 272|1 105 03 440|   852,8 |
   |учреждения                  |            |            |         |
   L————————————————————————————+————————————+————————————+——————————
   

Необходимо заметить, что в баках автомобилей, как правило, присутствует остаток топлива. Для его подтверждения необходимо проводить фактический замер остатка. Как дополнительное контрольное мероприятие проводится внезапное снятие показаний спидометра. Полученные в результате данные сверяются с путевыми листами.

Планирование расходов на ГСМ

При составлении проекта сметы расходов расчет потребности в ГСМ будет основан на следующих показателях:

- количество единиц автотранспорта по видам, маркам, модификациям (К);

- технические характеристики автотранспорта (марка двигателя, марка бензина);

- установленные приказом руководителя нормы пробега, нормы расхода ГСМ (Н) в расчете на месяц;

- сведения о применении поправочных коэффициентов (климатических, дорожно-транспортных и т.д.);

- стоимость одного литра ГСМ (С).

Расчет потребности будет осуществляться в разрезе видов автотранспорта по формуле: К х Н х С х 12. В случае использования поправочных коэффициентов они вводятся в формулу.

Рассчитанную плановую сумму расхода можно сравнить с выделенными лимитами бюджетных обязательств на эти цели, что позволит увидеть обеспеченность ГСМ и при необходимости разработать мероприятия по их экономии.

Ю.Никуленкова

Эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

28.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——