"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 4

СОТРУДНИК ИДЕТ В ОТПУСК

Как трудовое законодательство определяет основные и дополнительные отпуска? Когда работники организаций получают право на отпуск? С оформлением каких документов связано предоставление сотрудникам отпусков? На что необходимо обратить внимание при расчете отпускных?

Право на отпуск

Трудовым законодательством предусмотрено предоставление работникам ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). При этом ст. 115 ТК РФ установлена продолжительность основного оплачиваемого отпуска - 28 календарных дней. Удлиненный основной отпуск (более 28 календарных дней) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. В частности, ст. 267 ТК РФ удлиненный основной отпуск предоставлен работникам моложе 18 лет, а ст. 334 - педагогическим работникам образовательных учреждений.

В ст. 122 ТК РФ прописан порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков:

- оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно;

- право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. При этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев;

- отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Обратите внимание: до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность);

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- отпуска по уходу за ребенком;

- отпуск за свой счет, если он превышает 14 дней в течение календарного года;

- время прогула без уважительной причины.

Обратите внимание: в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

В Письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0 содержатся следующие разъяснения по вопросу предоставления работникам отпусков. Сотрудники организации должны ежегодно ходить в отпуск. Его непредоставление в течение двух лет подряд запрещено. В силу различных причин работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. При этом за ними сохраняется право на использование всех полагающихся отпусков, которые должны предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и организацией.

Дополнительный отпуск

Кроме основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрены ежегодные дополнительные отпуска:

- для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

- для отдельных категорий работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы. Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ);

- работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если это не противоречит Трудовому кодексу и иным федеральным законам. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Обратите внимание: ст. 57 ТК РФ установлено, что обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности:

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием их характеристик.

Следовательно, условия предоставления работникам ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска относятся к режиму рабочего времени и времени отдыха, являющемуся существенным условием трудового договора.

График отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации <1> не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов установлен в ст. 372 ТК РФ.

График отпусков оформляется специальным организационно-распорядительным документом по форме N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обязанность по информированию работников о времени начала их отпусков работодатель может выполнить, в частности, путем внесения дополнения в унифицированную форму N Т-7 - включить отдельную графу, предназначенную для отметок работника о том, что ему известна дата начала отпуска (формулировка: "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника" или "О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись работника").

Обратите внимание: работодатель вправе вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя организации).

Можно ли отступать от графика отпусков по обоюдному согласию работника и работодателя? Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому при определенных условиях отступление от утвержденного графика может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства.

Для того чтобы отступление от графика было правомерным, оно должно быть оформлено:

- если инициатором изменения установленного в графике времени начала отпуска выступает работник, то для изменения запланированной даты необходимо заявление работника и согласие работодателя об удовлетворении просьбы работника, которое выражается в резолюции на заявлении;

- если очередность предоставления отпусков изменяется по инициативе работодателя (перенос отпуска в случаях, указанных в ч. 3 ст. 124 ТК РФ, отзыв из отпуска на условиях ч. 2 ст. 125 ТК РФ), то документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются, во-первых, приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения) и, во-вторых, письменное согласие работников.

Обратите внимание: график отпусков составляется не только для того, чтобы работодатель мог выполнить требования трудового законодательства и запланировать предоставление отпусков работникам с точки зрения производственной необходимости и интересов работников, но и подготовиться к выплатам отпускных.

Заявление на отпуск

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя. При наличии таких документов писать заявление необязательно.

Однако существуют исключения для следующих случаев:

- в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска;

- работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тех сотрудников, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Отзываем работника из отпуска

Статьей 125 ТК РФ установлено, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Часть отпуска, не использованная в связи с отзывом, должна быть предоставлена по выбору работника:

- в удобное для него время в течение текущего рабочего года;

- в следующем рабочем году вместе с ежегодным отпуском (путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год).

Условия предоставления неиспользованной части отпуска целесообразно оговорить непосредственно в приказе (распоряжении) об отзыве работника из отпуска.

Начисляем отпускные

Для того чтобы начислить работнику отпускные, необходимо воспользоваться нормами ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Порядок исчисления средней заработной платы).

В соответствии с ч. 3 и 4 ст. 139 ТК РФ при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,4 (среднемесячное число календарных дней):

Среднедневной заработок = Сумма начисленной заработной платы / 12 / 29,4

Обратите внимание: до вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" <2>, внесшего изменения в ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для расчета отпускных рассчитывался путем деления суммы начисленной заработной платы за последние три календарных месяца на 3 и на 29,6.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Вступил в силу с 06.10.2006.

Вместе с тем в ч. 6 ст. 139 ТК РФ сохранилось положение, разрешающее работодателю предусматривать и иные, в том числе и ранее действовавшие, периоды для исчисления средней заработной платы при условии, если это не ухудшает положения работников.

Пример 1. С 1 октября 2007 г. сотрудник находился в отпуске 28 дней. В соответствии с коллективным договором, заключенным в организации, для начисления отпускных используется расчетный период, равный 12 месяцам, предшествующим месяцу отпуска. В организации установлена пятидневная рабочая неделя.

Расчетный период (октябрь 2006 г. - сентябрь 2007 г.) отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы составляет 138 000 руб.

Сумма среднего дневного заработка работника равна 391,15 руб. (138 000 руб. / 12 мес. / 29,4).

Отпускные начислены в сумме 10 952,20 руб. (391,15 руб. x 28 дн.).

Обратите внимание: в расчет среднего заработка следует включать все премии (в том числе разовые и единовременные вознаграждения), если они предусмотрены положениями об оплате (премировании) работников. Такие указания даны в Письме Роструда от 05.02.2007 N 274-6-0 "Особенности учета премий непроизводственного характера при расчете среднего заработка".

В Письме от 03.05.2007 N 1263-6-1 специалисты Роструда разъяснили, как учесть в сумме среднего заработка премию, начисленную по итогам прошлого года: с учетом положений п. 14 Порядка исчисления средней заработной платы все вознаграждения, начисленные за предшествующий календарный год, надо учитывать в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода. Причем независимо от того, в какое время было начислено данное вознаграждение, и при условии, если расчетный период отработан полностью.

Пунктом 4 Порядка исчисления средней заработной платы установлено, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, когда:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства либо дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ.

Подробные разъяснения по вопросу расчета отпускных в случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключались вышеуказанные периоды, содержатся в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 475-6-0: средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Расчет среднедневного заработка, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, можно представить в виде формулы:

Сумма начисленной заработной платы

     
                              ———————————————————————————————————————
   

Среднедневной Количество Количество

заработок = полностью x 29,4 + календарных

отработанных дней в месяцах,

месяцев отработанных

не полностью <*>

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Рассчитывается путем умножения рабочих дней, приходящихся на отработанное время по календарю пятидневной рабочей недели, на коэффициент 1,4. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате (п. 8 Порядка исчисления средней заработной платы). Пример 2. Работнику с должностным окладом 11 000 руб. и 5-дневной рабочей неделей с 01.11.2007 предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При этом в декабре 2006 г. работник получал пособие по временной нетрудоспособности в связи с болезнью (4 дня из 21). Расчетным периодом для исчисления среднего дневного заработка работника для расчета отпускных с 01.11.2007 является период с 1 ноября 2006 г. по 30 октября 2007 г. Количество отработанных календарных дней за 11 месяцев составляет 323,4 дн. (11 мес. x 29,4). Количество отработанных календарных дней в декабре равно 23,8 дн. ((21 - 4) дн. x 1,4), где 1,4 - коэффициент перевода рабочих дней в календарные при 5-дневной рабочей неделе (абз. 3 п. 9 Порядка исчисления средней заработной платы). Всего отработано 347,2 дн. (323,4 + 23,8). Заработная плата в декабре (без учета пособия по временной нетрудоспособности) составила 8904,76 руб. (11 000 руб. / 21 дн. x 17 дн.). Средняя дневная зарплата работника для расчета отпускных - 374,14 руб. ((11 000 руб. x 11 мес. + 8904,76 руб.) / 347,2 дн.). Сумма отпускных - 10 475,92 руб. (374,14 руб. x 28 дн.). Обратите внимание: при начислении отпускных расчет среднего заработка для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени производится в обычном порядке. Мнение Роструда по этому вопросу высказано в Письме от 10.01.2007 N 16-6, в котором чиновники напомнили, что Решением ВС РФ от 13.07.2006 N ГКПИ06-637 были отменены особые правила расчета отпускных для этой категории работников. Отдельно остановимся на вопросе начисления отпускных в случае повышения должностных окладов в организации. Пунктом 15 Порядка исчисления средней заработной платы установлено, что при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) средний заработок работников повышается в следующем порядке: если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода. В случае если повышение должностного оклада произошло в пределах расчетного периода, учитываемого при расчете отпускных, то суммы должностного оклада, начисленные за предшествующий его повышению период, умножаются на коэффициент. Указанный коэффициент рассчитывается путем деления должностного оклада, установленного в месяце, в котором он был повышен, на должностной оклад каждого из месяцев расчетного периода. Пример 3. Работнику организации с 1 августа 2007 г. предоставлен отпуск. Рассчитаем среднедневной заработок, при условии если с 1 февраля 2007 г. его должностной оклад повышен с 15 000 до 19 500 руб. Расчетный период для исчисления среднего заработка в данном примере - с 1 августа 2006 г. по 31 июля 2007 г. Повышающий коэффициент составит 1,3 (19 500 / 15 000) руб. Размер начисленной заработной платы с учетом повышающего коэффициента равен 234 000 руб. ((15 000 руб. x 1,3) x 6 + 19 500 руб. x 6 мес.). Среднедневной заработок для оплаты отпуска составит 663,26 руб. (234 000 руб. / 12 / 29,4). Формируем резерв на предстоящую оплату отпусков Пунктом 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, предусмотрено, что организации в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода могут создавать резервы на предстоящую оплату отпусков работникам. Вопрос формирования такого резерва должен быть раскрыт в учетной политике организации. Величина резерва определяется организацией самостоятельно в расчете на год и ежемесячно оформляется следующей бухгалтерской проводкой: - начислен резерв на оплату отпусков (из расчета 1/12 его годовой суммы): Дебет счетов 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит счета 96 "Резервы предстоящих платежей". По мере предоставления работникам отпусков на сумму начисленных выплат бухгалтер будет составлять корреспонденцию: - на начисленные отпускные за счет средств соответствующего резерва: Дебет счета 96 "Резервы предстоящих платежей" Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Выплачиваем отпускные Часть 9 ст. 136 ТК РФ содержит требование, чтобы оплата отпуска работникам производилась не позднее чем за три дня до его начала. Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска, то согласно ч. 2 ст. 124 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Во избежание конфликтов с работниками и проверяющими органами целесообразно довести до первых причины, по которым им не может быть своевременно оплачен отпуск, и сообщить о возможности перенесения отпуска на другое время при условии подачи соответствующего заявления. Если работник не подаст указанное заявление, то отпуск предоставляется ему в установленное графиком время. Оплата отпуска может быть произведена как после выхода работника на работу, так и во время отпуска (если, например, необходимые суммы поступят на счет организации и работник будет находиться в данном населенном пункте). Обратите внимание: ст. 236 ТК РФ предусмотрено, что при нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска он обязан выплатить причитающиеся работнику суммы с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором. При этом обязанность выплаты такой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя. На практике норма, предусматривающая материальную ответственность работодателя, применяется в основном по требованию работников. Административная ответственность за нарушение законодательства о труде, выразившееся в несвоевременной оплате отпусков работникам, предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ и предполагает наложение следующих штрафных санкций: - на должностных лиц - от 500 до 5000 руб.; - на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 500 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; - на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от года до трех лет. О.Дежнева Эксперт журнала "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение" Подписано в печать 05.10.2007 ————