![]() |
| ![]() |
|
Статья: Проверка расходов на служебные командировки ("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2007, N 4) Источник публикации "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2007, N 4
"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2007, N 4
ПРОВЕРКА РАСХОДОВ НА СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
При проверках финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений контрольные органы всегда уделяют пристальное внимание расходам на служебные командировки. В данной статье раскрыты основные нарушения бюджетных учреждений в вопросе начисления и выплаты таких расходов.
Общие положения
Нарушения, связанные с направлением должностных лиц бюджетного учреждения в командировки, составляют значительную часть среди тех, которые выявляются в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами. Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом ею не признаются служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в определяемом Правительством РФ порядке.
Обратите внимание: так как Трудовой кодекс регулирует только трудовые отношения, в командировки могут быть направлены только работники данной организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Правоотношения организации и лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, регулируются Гражданским кодексом. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, а также работники, с которыми заключен ученический договор. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им медицинскими показаниями. При этом они должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Такой же порядок действует и в отношении одиноких матерей и отцов, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет, работников, имеющих детей-инвалидов и осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением. Основными документами, регулирующими порядок возмещения командировочных расходов, являются: Трудовой кодекс, Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление N 729), Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее - Указ N 813), Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (далее - Приказ N 64н), Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление N 812). В соответствии с п. 8 Инструкции N 62 на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они направлены. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то в соответствии со ст. 153 ТК РФ ему либо предоставляется другой день отдыха, либо оплачивается заработок за эти дни не менее чем в двойном размере. Обратите внимание: когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по ее окончании предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Если работник вернулся из командировки в выходной день, то другой день отдыха ему не предоставляют. В ходе проверок были установлены случаи, когда согласно приказу руководителя срок служебной командировки составлял, например, более двух месяцев. Однако данные факты являются нарушением п. 4 Инструкции N 62, согласно которому срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней при наличии письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники, и приказа руководителя организации, командировавшей работника. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение связанных с нею расходов (ст. 167 ТК РФ). При проверке в бюджетном учреждении ревизор в обязательном порядке проверяет расходы, возмещаемые работникам при направлении их в служебные командировки. При этом состав расходов прописан в ст. 168 ТК РФ и включает: - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Обратите внимание: согласно ст. 168 ТК РФ бюджетное учреждение вправе само определять порядок и размер возмещения командировочных расходов, закрепив данные нормы в коллективном договоре или локальном нормативном акте учреждения. Однако возникнуть данное право может только в случае осуществления бюджетным учреждением приносящей доход деятельности, иначе оно должно руководствоваться нормами, установленными законодательством.
Расходы на проезд
К расходам по проезду сотрудников бюджетных организаций к месту командировки и обратно относятся: - стоимость железнодорожных, автобусных и авиабилетов; - оплата услуг по предварительной продаже (бронированию) и оформлению билетов; - платежи по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте; - плата за пользование в поезде постельными принадлежностями; - стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта. За счет бюджетных средств подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) (п. 12 Инструкции N 62). При приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник учреждения одновременно приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы не должны возмещаться, так как в соответствии с указанным пунктом командированному возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета. Также у проверяющих возникают дополнительные вопросы в случаях возмещения расходов при утере проездных документов. Дело в том, что согласно п. 19 Инструкции N 62, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, их подтверждающие, не представлены, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости (например, при проезде железнодорожным транспортом - по стоимости проезда в плацкартном вагоне). Необходимо отметить, что данные выплаты в соответствии с пп. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Вместе с тем не все бухгалтеры руководствуются нормами данной Инструкции и выплачивают стоимость проезда по стоимости утерянного билета, что является нарушением. В то же время в соответствии с п. 22 Указа Президента РФ N 813 федеральным государственным гражданским служащим при отсутствии проездных документов оплата стоимости проезда не производится. Нередки случаи возмещения расходов по проезду с превышением допустимых норм. Например, не производится оплата стоимости проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории "СВ" федеральным государственным гражданским служащим, замещающим главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы, при отсутствии разрешения руководителя учреждения. Напомним, что федеральным государственным гражданским служащим согласно п. 21 Указа N 813 расходы по проезду возмещаются по следующим нормам: а) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители": - воздушным транспортом - по билету I класса; - морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте "люкс" с комплексным обслуживанием пассажиров; - железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории "СВ" или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса; б) гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "помощники (советники)", "специалисты": - воздушным транспортом - по тарифу бизнес-класса; - морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров; - железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения; в) гражданским служащим, замещающим главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы: - воздушным транспортом - по тарифу экономического класса; - морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров; - железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории "К" или в вагоне категории "С" с местами для сидения. Для работников, не являющихся федеральными государственными служащими, согласно п. 1 Постановления N 729 предусмотрены следующие нормы по возмещению расходов на проезд: - железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда; - водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; - воздушным транспортом - в салоне экономического класса; - автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). Обратите внимание: по решению руководителя бюджетного учреждения в соответствии с п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств. В случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься вышестоящим руководителем. Необходимо отметить, что для федеральных государственных гражданских служащих согласно п. 24 Указа N 813 предусмотрен аналогичный порядок.
Расходы по найму жилого помещения
Данные расходы возмещаются командированному работнику со дня прибытия и до окончания командировки. Как и при возмещении стоимости проезда в служебную командировку, расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения с некоторыми различиями, на что при проверках обращают внимание контролирующие органы. Одним из наиболее частых нарушений является возмещение федеральным государственным служащим расходов по найму жилого помещения без представления документов, подтверждающих данные расходы (в размере 12 руб. в сутки). При этом бухгалтеры ссылаются на пп. "а" п. 1 Постановления Правительства N 729, обосновывая это тем, что им регламентировано возмещение расходов работников учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время данное обоснование неверно, так как указанное Постановление регулирует выплаты работникам, а не государственным служащим. В отношении последних издан Указ Президента РФ N 813, согласно п. 19 которого при непредставлении документов, подтверждающих расходы по оплате найма жилья в служебных командировках, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются такие расходы в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время - 100 руб.) за каждый день нахождения в служебной командировке. Обратите внимание: при вынужденной остановке в пути расходы по найму жилого помещения возмещаются только в случае их документального подтверждения. Так, если работник (служащий) выехал в командировку на служебном автотранспорте 24-го числа, а прибыл в место командировки 25-го, то расходы по найму жилого помещения должны возмещаться, если они документально подтверждены. В случае их отсутствия ни 12 руб., ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются. Кроме того, расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещаются работникам бюджетных учреждений по фактическим расходам, подтвержденным документами, но не более 550 руб. в сутки. В случае превышения данной суммы, как и в случае проезда к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств от приносящей доход деятельности. При этом в отношении федеральных государственных гражданских служащих отсутствует суммовое ограничение стоимости расходов по найму жилого помещения. Эти расходы в соответствии с п. 18 Указа N 813 возмещаются им по фактической стоимости, подтвержденной документами, но с учетом следующих ограничений: - гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", - не более стоимости двухкомнатного номера; - остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. Необходимо отметить, что гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", возмещается стоимость именно двухкомнатного, а не двухместного номера. Информацию о количестве мест, оплаченных работником, гостиницы указывают в счете за проживание, ревизоры могут получить ее в ходе встречной проверки. Затраты по найму жилого помещения, как с подтверждающими документами, так и без них, возмещаются командированным служащим бюджетного учреждения, если им не было предоставлено бесплатное помещение. Также подлежат возмещению расходы по бронированию. Согласно п. 13 Постановления Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом - с 12 часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается. В случае задержки выезда потребителя плата за проживание взимается в следующем порядке: - не более 6 часов после расчетного часа - почасовая оплата; - от 6 до 12 часов после расчетного часа - плата за половину суток; - от 12 до 24 часов после расчетного часа - плата за полные сутки (в случае отсутствия почасовой оплаты). При проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)
Суточные выплачиваются командированному за каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе за время нахождения в пути. В настоящее время размер суточных составляет 100 руб., выплачиваемых за счет средств федерального бюджета. Однако в соответствии со ст. 168 ТК РФ организация может самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив данный порядок в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте организации. То есть в случае осуществления приносящей доход деятельности бюджетное учреждение может увеличить норму суточных за счет указанных средств. Обнаружив в ходе ревизии данное обстоятельство, контролирующие органы дополнительно проверяют, облагались ли суммы превышения суточных ЕСН и НДФЛ. На первый взгляд если суммы превышают нормативы, то с них необходимо уплатить в бюджет налог. Однако так было до 2005 г., а именно до принятия Решения ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04, согласно которому суточные, превышающие 100 руб., не облагаются ни ЕСН, ни НДФЛ, так как их предельный размер, не учитываемый в целях налогообложения ЕСН и НДФЛ, законодателем не установлен. Вместе с тем следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" норма возмещения суточных, уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль, составляет 100 руб. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта (п. 7 Инструкции N 62). Таким образом, если, например, работник отправляется в служебную командировку 19-го числа в 23.55, а прибывает обратно 26-го в 00.04, то командировка начинается 19-го, а заканчивается 26-го числа и составляет 8 дней, значит, и суточные должны быть уплачены за 8 дней. В случае если командированный работник направляется в командировку на служебном автотранспорте, срок нахождения в командировке необходимо определять в соответствии с отметками в командировочном удостоверении (п. 6 Инструкции N 62). Во избежание различных последствий проверок расчетов с подотчетными лицами контрольными органами даты убытия (прибытия) в командировочном удостоверении необходимо сверять с датами в журнале учета выхода автомобилей на линию (если он ведется) или с путевым листом. В случае если работник направляется в командировку в местность, откуда он по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемого служебного задания имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения из места командирования к постоянному месту жительства в каждом случае решается руководителем бюджетного учреждения (п. 15 Инструкции N 62). Данные требования подтверждены Решением ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147. Суд обосновал свою позицию тем, что суточные призваны возместить личные расходы работника на срок служебной командировки при условии проживания вне места постоянного жительства более 24 часов. Следовательно, работодатель не обязан выплачивать работнику суточные, если он ежедневно возвращается из командировки к месту своего постоянного жительства. Обратите внимание: в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока у него нет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции N 62). Нередко командированному работнику в месте командировки предоставляется бесплатное помещение, а иногда и питание. Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае ему не должны возмещаться суточные. Данное мнение необоснованно, так как в соответствии с п. 14 Инструкции N 62 суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в служебной командировке.
Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя
К ним относится оплата багажа, услуг связи и залов официальных лиц и делегаций, оплата автостоянок и др. Данные расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих документов. Обратите внимание: отдельным категориям федеральных государственных гражданских служащих оплачиваются услуги залов официальных лиц и делегаций, организуемых на железнодорожных и автовокзалах (станциях), в морских и речных портах, аэропортах (на аэродромах), открытых для международных сообщений (международных полетов). Перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждается Президентом РФ (п. 23 Указа N 813). Например, список федеральных государственных гражданских служащих, имеющих право на пользование залами официальных лиц и делегаций аэропортов г. Москвы и Московской области, определен в Приложении N 2 к Приказу Управления делами Президента РФ от 21.03.2003 N 60 "О залах официальных лиц, вновь организуемых в составе аэропортов (аэродромов) г. Москвы и Московской области, открытых для международных сообщений (международных полетов), и Перечне граждан, обслуживаемых в данных залах".
Оформление служебной командировки...
...производится первичными учетными документами, утвержденными в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", в следующем порядке: - при направлении работника в служебную командировку оформляется служебное задание по форме N Т-10а. После возвращения из нее работник обязан заполнить служебное задание и отчет о выполнении задания; - работнику выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки; - при направлении в командировку одного работника составляется приказ по форме N Т-9, а при командировании нескольких человек - по форме N Т-9а. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был в нее направлен (п. 2 Инструкции N 62). В соответствии с п. 11 Письма Центробанка РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работники обязаны представить авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах по форме 0504049, принятой Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета", с приложением подтверждающих документов. Подтвердить расходы по найму жилого помещения можно счетами по формам N 3-Г или N 3-Гм, установленным Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности". Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) данные документы выдаются организациями, предоставляющими гостиничные услуги без чека контрольно-кассовой техники (далее - кассовый чек). В случае представления счетов за проживание не по вышеуказанным формам организации обязаны либо пробить кассовый чек, либо представить справку об освобождении в соответствии с Законом N 54-ФЗ от применения контрольно-кассового аппарата. Нередки случаи, когда работники направляются в служебную командировку в местность, в которой отсутствуют гостиницы. В таком случае с ними может быть составлен договор найма жилого помещения. Данные расходы также должны быть возмещены командированному работнику, но нужно иметь в виду, что данный договор должен соответствовать требованиям Гражданского кодекса и иметь отметки налогового органа.
А.Гусев Эксперт журнала "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности" Подписано в печать 04.10.2007
————
(C) Buhi.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних. |