"Российский налоговый курьер", 2007, N 19

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ РАБОТУ БУХГАЛТЕРИИ

Профессия главного бухгалтера требует познаний в различных областях, в том числе и в сфере управления. Как построить высокопрофессиональную, безупречную и слаженную работу бухгалтерии?

Я глубоко убежден, что основа надежной работы, фундамент, на котором бухгалтерская служба будет всегда прочно держаться, - это демократичный стиль руководства, уважительная, доброжелательная и доверительная атмосфера в коллективе в сочетании с высоким профессионализмом и требовательностью к качеству работы.

При любой возможности я стараюсь вызвать у сотрудников интерес к работе. Тогда дела идут намного быстрее.

Делегируйте полномочия и проверяйте

Основную часть времени главбуха занимает текущая работа. Нередко сотрудники обращаются ко мне с просьбой разрешить рабочие моменты. Если вопрос можно решить по-разному, предоставляю право выбора. Ведь человеку, самостоятельно принявшему решение, работать гораздо интереснее.

Очень важно организовать оперативную работу на всех участках. В дополнение к ежедневному "составлению" кассы и проведению выписок банка, что само собой разумеется, необходимо не менее оперативно (без откладывания на потом) составлять и подписывать трудовые договоры, авансовые отчеты, приходовать основные средства и материалы.

В нашем коллективе каждый отвечает за свой участок и ежемесячно представляет отчет о проделанной работе. Это распечатка тех бухгалтерских счетов, которые ведет сотрудник. Я проверяю только принципиальные моменты. Но иногда в целях контроля могу проверить работу того или иного сотрудника полностью.

Таким образом, мы ежемесячно составляем баланс, что позволяет нам чувствовать себя уверенно перед последним сроком сдачи квартальной отчетности.

В "первичке" важно все

Одна из важнейших составляющих профессиональной работы - правильное оформление "первички". Когда сотрудник составляет в бухгалтерской программе первичный документ, он должен обязательно заполнить все указанные в нем реквизиты. Если какие-либо из них автоматически не заполняются, сотрудник вносит их вручную.

Не стоит делить реквизиты первичного документа на существенные и несущественные, которые можно внести позже или не вносить вообще. Необходимые сведения лучше указать сразу.

Все подписи, естественно, сопровождаются должностями и расшифровками. Это очевидно. Между тем на практике не все контрагенты указывают такие данные. Как сделать первичные документы безупречными? Я решил по-своему воздействовать на контрагентов и составил для них специальное письмо, в котором постарался убедить их в необходимости вносить соответствующие данные.

Как показывает опыт, если "первичка" составлена правильно, бухгалтер не будет в случае налоговой проверки сидеть вечерами и вносить расшифровки подписей, должности и другие реквизиты, чтобы документы были признаны действительными.

Семь раз проверь

Зарплату (а у нашей организации есть регулярные выплаты по больничным листам, премии и, конечно, отпускные) мы рассчитываем в известной специализированной программе. Это очень удобно. Тем не менее сотрудник, который начисляет зарплату, составляет дублирующий расчет в Excel. И хотя эта работа занимает дополнительное время, трудозатраты оправданны. Ведь есть уверенность, что зарплата и налоги подсчитаны верно.

В Excel мы проверяем и правильность начисления бухгалтерской программой ежемесячной амортизации. Это не занимает много времени и позволяет обнаруживать некоторые неточности ввода данных при оприходовании основных средств.

Участки "Приход товаров", "Оказание нам услуг", "Приход основных средств" ведут разные сотрудники. Каждый хранит в отдельной папке договоры со своими поставщиками. У нас нет бесхозной единой папки "Договоры", в которую складывалось бы все.

Еще один совет: периодически сверяйтесь с данными ИФНС по уплате налогов. Причем не только когда от вас требуют справку об отсутствии задолженности перед бюджетом ваши контрагенты.

А если у фирмы есть операции реализации по ставке НДС 0% за прошлые годы, не лишним будет провести проверку по вышеуказанным распечаткам: поставлен ли в уменьшение вашего платежа НДС вычет по товарам, проданным по ставке 0%.

Мои университеты

Главбуху, равно как и бухгалтерам, нужно постоянно повышать профессионализм: изучать бухгалтерскую периодику, посещать семинары.

Для меня семинары - возможность обогатиться новым опытом, узнать что-то интересное и рассказать об этом коллективу. Кроме того, семинары и периодика дают дополнительную внутреннюю уверенность при решении любого вопроса. Я стараюсь постоянно улучшать качество работы, предъявляю повышенные требования к себе и другим.

Интересы дела превыше всего

Главный бухгалтер и сотрудники бухгалтерии должны максимально соблюдать интересы фирмы.

Представьте, налоговая декларация по налогу на прибыль подготовлена и подписана у директора. Но за день до ее сдачи появляются дополнительные акты на услуги, включение которых значительно уменьшит сумму уплачиваемого налога. В такой ситуации мы обязательно переделаем декларацию и прочие готовые расчеты.

Г.М.Журавель

Главный бухгалтер

ООО "Праксис-Ово"

Подписано в печать

18.09.2007

————