"Аудиторские ведомости", 2007, N 10

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДМЕТОВ ФОРМЕННОЙ ОДЕЖДЫ

В статье рассматривается порядок бухгалтерского учета и документооборота предметов форменной одежды. Приводятся образцы типовых межотраслевых форм и других документов, используемых для оформления операций с форменной одеждой.

В связи со значительным количеством используемых предметов форменной одежды в организациях ряда отраслей экономики и наличием различных подходов к порядку их бухгалтерского учета и документооборота хотелось бы поделиться с читателями журнала некоторыми соображениями по этому поводу.

Как представляется, среди множества возможных способов учета предметов форменной одежды можно выделить два основных.

В соответствии с первым способом предметы форменной одежды учитываются в составе основных средств, в том числе:

1а) используемое форменное обмундирование во время работы сотрудника числится на балансе организации в составе основных средств, а при увольнении передается в собственность работника на безвозмездной основе;

1б) используемое форменное обмундирование во время работы сотрудника числится на балансе организации в составе основных средств, а при увольнении работника по собственному желанию его остаточная стоимость списывается на убытки организации.

В соответствии со вторым способом предметы форменной одежды на основании Приказа Минфина России от 26.12.2002 N 135н учитываются в составе средств в обороте, в том числе:

2а) используемое форменное обмундирование во время работы сотрудника числится на балансе организации в составе средств в обороте, а при увольнении передается в собственность работника на безвозмездной основе;

2б) используемое форменное обмундирование во время работы сотрудника числится на балансе организации в составе средств в обороте, а при увольнении работника по собственному желанию его остаточная стоимость списывается на убытки организации.

Первый способ

При выборе порядка документооборота, который соответствует способу 1а, рекомендуется следующее.

Поступление форменной одежды на склад организации может учитываться по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" и кредиту счетов расчетов 60, 71 и др. Одновременно (при поступлении форменной одежды на склад организации) производится запись по дебету дополнительно открываемого к счету 01 "Основные средства" субсчета "Форменная одежда на складе" и кредиту счета 08. К счету 01 необходимо открыть также субсчет "Форменная одежда в эксплуатации". Для идентификации предметов форменной одежды в аналитическом бухгалтерском учете каждому наименованию должен присваиваться соответствующий номенклатурный номер. Оформление поступления предметов форменной одежды осуществляется на основании соответствующих расчетных документов поставщика (организации-продавца) - платежных требований-поручений, счетов, товарно-транспортных накладных и т.п. и сопроводительных документов - спецификаций, сопроводительных ярлыков, сертификатов и др.

Непосредственно принятие к учету форменной одежды может производиться путем составления актов о приеме-передаче объектов основных средств по унифицированной форме N ОС-1б <1>. При заполнении данной формы, по нашему мнению, следует:

исключить графы 8 - 15 из реквизитов формы, так как указанные графы не заполняются при покупке предметов форменной одежды в розничной торговле, а также и при приобретении через пошивочные ателье;

исключить графы 22 - 26, так как форменная одежда не содержит драгоценных металлов и не может находиться в долевой собственности.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Форма N ОС-1б заполняется в целом по группе (как правило, на поступившую партию) и подписывается членами комиссии.

Данные о приеме предметов форменной одежды из актов вносятся сотрудниками отдела снабжения (кладовщиками) в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств. Принимая во внимание конкретное назначение и характер поступающего имущества, представляется возможным в качестве инвентарных карточек использовать типовую межотраслевую форму N М-17 "Карточка учета материалов" <2>.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Типовые межотраслевые формы, в том числе формы N N М-4, М-11, М-17, МБ-4, МБ-7 и МБ-8, утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Выдача сотрудникам предметов форменной одежды может оформляться с использованием типовой межотраслевой формы N МБ-7 "Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений". При этом в графе 9 "Дата поступления в эксплуатацию" следует указывать дату выдачи предмета форменной одежды. Выдача предметов форменной одежды лицу, не указанному в ведомости, не допускается. Ведомость заполняется в двух экземплярах кладовщиком (сотрудником отдела снабжения) на основании заявок производственных подразделений организации. После окончания выдачи предметов форменной одежды один экземпляр ведомости передается в бухгалтерию, второй остается на складе (кладовой).

На основании данных оформленной ведомости и в части фактически выданных предметов вносятся соответствующие записи в форму N М-17.

Применение для учета объектов основных средств унифицированных форм первичной учетной документации, ранее используемых при оформлении операций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов, предусмотрено Постановлением Госкомстата России от 28.01.2002 N 5.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету субсчета "Форменная одежда в эксплуатации" и кредиту субсчета "Форменная одежда на складе".

Для оформления списания предметов форменной одежды возможно использование типовой межотраслевой формы N МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов". В случае досрочного списания (увольнение, смерть, перевод на другую работу и т.п.) сумма недоначисленной амортизации подлежит отнесению в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". Акт на списание составляется, как правило, в одном экземпляре комиссией на основании приказа (распоряжения) об увольнении, переводе на другую работу и др. или служебных записок руководителей подразделений (например, в случае смерти сотрудника). При увольнении сотрудника организации и передаче в собственность предметов форменной одежды на "остаточную" стоимость, увеличенную на причитающуюся с нее сумму НДС, начисляется налог на доходы физических лиц (НДФЛ). В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту субсчета "НДФЛ" счета 68.

При установлении порядка (режима) документооборота, который соответствует способу 1б, рекомендуем следующее.

Форменная одежда должна учитываться на дополнительно открываемом субсчете, например "Форменная одежда на складе", открываемом к счету 01.

Поступление форменной одежды на склад организации следует учитывать в порядке, изложенном в разъяснениях к предыдущему варианту.

Выдача предметов форменной одежды оформляется так же, как и в предыдущем варианте.

Предметы форменной одежды, сданные на склад по окончании срока эксплуатации, увольнения сотрудников и в других аналогичных случаях, должны учитываться в составе средств в обороте как отходы (на субсчете "Прочие материалы" счета 10 "Материалы"). Для документального оформления сдачи бывшей в употреблении форменной одежды можно использовать типовую межотраслевую форму N М-4 "Приходный ордер" (см. приложение 1). Данные из приходных ордеров переносятся в карточки (форма N М-17). Карточки следует вести по каждому наименованию (виду) бывшей в употреблении форменной одежды. Указанные карточки ведутся отдельно от карточек складского учета новых предметов форменной одежды. Возврат (сдача) указанных предметов, как правило, должен производиться на основании служебной записки руководителя подразделения и личного заявления сотрудника - "владельца" форменной одежды. Приходуемые в результате возврата предметы форменной одежды оцениваются по сложившейся на дату возврата стоимости исходя из возможностей их использования и зачисляются по указанной стоимости на увеличение финансовых результатов организации. В организации должны быть обеспечены раздельный учет и хранение старой (бывшей в употреблении) и новой форменной одежды.

Второй способ

Отметим, что, по нашему мнению, данный способ организации учета и документооборота предметов форменной одежды является более рациональным, поскольку при его использовании организации несут меньшие расходы по содержанию указанных ценностей (так как практически освобождаются от уплаты налога на имущество).

Рекомендуемый ниже порядок предусматривает организацию учета предметов форменной одежды в составе средств в обороте, что в определенной мере предусмотрено и нормативными документами системы регулирования бухгалтерского учета. Так, п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам организации, независимо от стоимости и срока полезного использования не относится к основным средствам и учитывается в составе средств в обороте (формально эта норма не отменена). Кроме того, в соответствии с Приказом Минфина России от 12.12.2005 N 147н активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 этого Положения, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

Заметим, что учет таких предметов форменной одежды, как рубашки, носки, перчатки, галстуки, шапки, костюмы и т.п. (а учет по конкретным наименованиям необходим, так как указанные предметы имеют различные сроки эксплуатации), в составе основных средств чрезвычайно трудоемок и экономически неоправдан. По-видимому, заслуживает внимания в связи с этим практика бюджетных учреждений и организаций, которые в соответствии с Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н перевели одежду и обмундирование (применительно к бюджетным организациям - это форменная одежда) из состава основных средств в состав средств в обороте.

Порядок бухгалтерского учета форменной одежды установлен Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (в ред. от 27.11.2006 N 156н).

В случае использования в учете форменной одежды способа 2а рекомендуется следующее.

Форменная одежда должна учитываться на счете 10, к которому в рабочем плане счетов целесообразно открыть субсчета "Форменная одежда на складе" (условно - субсчет 18) и "Форменная одежда в подразделениях" (условно - субсчет 19).

Поступление форменной одежды на склад организации должно учитываться по дебету субсчета 10-18 и кредиту счетов расчетов 60, 71 и др. Для идентификации предметов форменной одежды в аналитическом бухгалтерском учете каждому наименованию должен присваиваться соответствующий номенклатурный номер. Поступление указанных предметов может оформляться с использованием формы N М-4 (образец формы прилагается).

Передача предметов форменной одежды со склада в подразделения для выдачи ее сотрудникам организации отражается в бухгалтерском учете по дебету субсчета 10-19 и кредиту субсчета 10-8.

Непосредственная выдача предметов форменной одежды сотрудникам (в подразделениях) учитывается по дебету счетов учета затрат на производство и (или) расходов на продажу (20, 23, 25, 26, 44 и др.) и кредиту субсчета 10-19. Указанные записи производятся на основании передаваемых из подразделений в бухгалтерскую службу списков на получение форменной одежды (см. приложение 3) (отражение в учете производится в части фактически выданных предметов). Невыданные предметы форменной одежды возвращаются из подразделений на склад.

Выдача форменной одежды оформляется с использованием:

типовой межотраслевой формы N М-11 "Требование-накладная" (см. приложение 2) - для оформления отпуска предметов форменной одежды со склада в подразделения;

списка (произвольной формы) на получение предметов форменной одежды - для оформления операций по непосредственной выдаче сотрудникам организации предметов форменной одежды в подразделениях (см. приложение 3); список составляется в двух экземплярах (или ином количестве, устанавливаемом организацией), из которых один передается на склад в качестве "приложения" к требованию-накладной, а второй остается в подразделении для непосредственной выдачи предметов форменной одежды;

личных карточек учета предметов форменной одежды (см. приложение 4) - заполняются на каждого сотрудника организации, получившего предметы форменной одежды; в карточке регистрируется получение и списание предметов форменной одежды.

Графа "Получено" заполняется в карточке на основании данных списка при наличии в нем личной подписи сотрудника, подтверждающей факт получения предмета. Графа "Выбыло" в карточке заполняется при замене или выбытии старых предметов, в том числе по истечении сроков носки (эксплуатации) или при увольнении сотрудника из организации, а также при переводе его на работы, не требующие ношения форменной одежды. Данная операция оформляется на основании акта на списание. При этом организация может использовать типовые межотраслевые формы N МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов" и N МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов", а также другие формы первичных документов, разработанных организацией самостоятельно и учитывающих конкретные условия ее деятельности.

При использовании порядка (режима) документооборота, который соответствует варианту 2б, поступление форменной одежды на склад организации следует учитывать в порядке, приведенном в разъяснениях к применению предыдущего способа. Выдача и последующее движение (перемещение, выбытие) предметов форменной одежды оформляются в целом так же, как и в предыдущем способе. Однако помимо внесения соответствующей записи в личную карточку сотрудника при сдаче им предметов форменной одежды на склад в учете должно также отражаться и поступление на склад этой бывшей в употреблении форменной одежды с использованием формы N М-4.

При использовании любых способов учета форменной одежды начисление и удержание НДФЛ со стоимости форменной одежды при ее сдаче на склад не производятся на основании Письма Минфина России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19.

Приложение 1. Типовая межотраслевая форма N М-4 "Приходный ордер" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а)

Приложение 2. Типовая межотраслевая форма N М-11 "Требование-накладная" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а)

Приложение 3

К требованию N __ от ________ 20__ г.

Список

на получение форменной одежды для __________________ N __

(наименование

подразделения)

     
   ———T—————————T————————T————————————T———————T—————T——————————T———————¬
   |N |Табельный|Фамилия,|Наименование|N норм.| Срок|Количество|Подпись|
   |пп|  номер  |  имя,  |  профессии |       |носки|          |       |
   |  |         |отчество|            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   +——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+———————+
   |  |         |        |            |       |     |          |       |
   L——+—————————+————————+————————————+———————+—————+——————————+————————
   

Начальник подразделения _________________________________________

Табельщик _______________________________________________________

Проверил ________________________________________________________

(подпись ответственного лица

уполномоченного подразделения)

Приложение 4

Личная карточка N ______

учета предметов форменной одежды

Фамилия И.О. ______________________

Дата составления __________________

     
   ——————————————T————————————T——————————————T————T——————T————T—————T————————T————T——————T————¬
   | Структурное |Наименование|Номенклатурный|Сорт|Размер| Ед.|Сумма|Получено|—//—|Выбыло|—//—|
   |подразделение|  форменной |    номер     |    |      |изм.|     +————————+————+——————+————+
   |             |   одежды   |              |    |      |    |     |  К—во  |Дата| К—во |Дата|
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   +—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+————+
   |             |            |              |    |      |    |     |        |    |      |    |
   L—————————————+————————————+——————————————+————+——————+————+—————+————————+————+——————+—————
   

Карточку заполнил ___________ _____________ _______________________ должность подпись расшифровка подписи "__" _______________ 20__ г. И.Н.Ложников Директор Департамента методологии бухгалтерского учета ЗАО "Эйч Эл Би Внешаудит" Подписано в печать 18.09.2007 ————