"Делопроизводство", 2007, N 4

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В РАЙОННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

(НА ПРИМЕРЕ ПАЧЕЛМСКОГО РАЙОНА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ)

Муниципальная служба призвана решать не только вопросы местного значения, но и важнейшие государственные задачи, делегированные ей федеральной властью и властью субъекта РФ. Муниципальная служба представляет собой часть единой системы власти в РФ. В системе властных отношений в муниципальном образовании муниципальная служба является одним из двух определяющих компонентов: муниципальные служащие должны реализовать на практике решения, принятые представительным органом, а также решения, принятые прямым волеизъявлением граждан - на сходах, референдумах и т.д. От умения служащих профессионально управлять, эффективно осуществлять решения зависит то, как население судит о власти в целом - и исполнительной, и представительной, и отчасти о государственной.

Администрация Пачелмского района Пензенской области является территориальным органом местного самоуправления и осуществляет свою деятельность в пределах полномочий, предусмотренных Уставом Пачелмского района Пензенской области, как исполнительно-распорядительный орган Пачелмского района <1>.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> В состав Пачелмского района входят: рабочий поселок Пачелма, обладающий статусом городского поселения и являющийся административным центром Пачелмского района, Алексеевский, Белынский, Кашаевский, Калиновский, Новотолковский и другие (всего 12) сельсоветы, обладающие статусом сельского поселения.

Руководство деятельностью администрации района осуществляет глава администрации района на основе единоначалия. Он назначается на должность по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности, сроком на 5 лет. Контракт с главой администрации заключает глава Пачелмского района.

Глава администрации района в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Пачелмского района, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации Пачелмского района.

Акты главы администрации района вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом акте.

Администрация района состоит из главы администрации района, первого заместителя, заместителей, структурных подразделений администрации района (отделов, комитетов и служб).

Важнейшим организационным документом, используемым в деятельности администрации района, является Регламент работы администрации Пачелмского района Пензенской области.

Вся управленческая деятельность тесно связана с документами, так как для принятия любого управленческого решения необходима информация по рассматриваемой проблеме, носителем которой выступает документ.

Основным организационным документом, регламентирующим организацию делопроизводства в администрации Пачелмского района, является Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.

В соответствии с п. 2.1 Инструкции организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию района и исходящей от ее руководства, осуществляется секретарем руководителя.

Работа секретаря регламентируется Должностной инструкцией, пример оформления которой показан на рис. 1.

Оформление должностной инструкции

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Администрация                       Утверждаю               |
   |    Пачелмского района                  Глава местного          |
   |    Пензенской области                  самоуправления          |
   |                                        Пачелмского района      |
   |                                        __________ Н.А. Уракчеев|
   |                                        21 июля                 |
   |                                        ——————— 2006 г.         |
   |                                                                |
   |                     Должностная инструкция                     |
   |                       15.07.2006 N _____                       |
   |                     секретаря руководителя                     |
   |    1. Общие положения:                                         |
   |    1.1.  Секретарь  руководителя  назначается  на  должность  и|
   |освобождается от  нее главой местного самоуправления Пачелмского|
   |района  по  представлению  руководителя  аппарата  администрации|
   |района.                                                         |
   |    1.2.  Секретарь    руководителя   непосредственно   подчинен|
   |руководителю аппарата, в своем подчинении работников не имеет.  |
   |    1.3. В период временного  отсутствия  секретаря руководителя|
   |его   обязанности   исполняет   работник,   назначаемый   главой|
   |администрации  района  по  представлению  руководителя  аппарата|
   |администрации.                                                  |
   |    1.4. ...                                                    |
   |    ...                                                         |
   |                                                                |
   |    Руководитель аппарата                                       |
   |    администрации района                    В.П. Еськин         |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 1

Секретарь руководителя обеспечивает быстрое и четкое прохождение документов в администрации района, их печатание, размножение, проведение систематической учетно-аналитической работы, направленной на улучшение делопроизводства, сокращение документооборота.

Сведения о количестве служебных документов, поступивших и отправленных приемной администрации района за последние пять лет, приведены в табл. 1. На рис. 2 и 3 приведены диаграммы, отражающие изменения в объемах поступивших и отправленных документов по годам.

Таблица 1

Сведения о количестве служебных документов

     
   ————————————————————————————————————————T————T————T————T————T————¬
   |Объемы документов                      |2002|2003|2004|2005|2006|
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |Всего поступивших служебных документов |2974|3093|2406|2639|2423|
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |В том числе:                                                    |
   +———————————————————————————————————————T————T————T————T————T————+
   |из областной администрации             |754 |697 |517 |519 |459 |
   |и Законодательного собрания            |    |    |    |    |    |
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |из других организаций                  |2220|2396|1889|2120|1964|
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |Всего отправлено служебных документов  |871 |996 |944 |1277|1374|
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |В том числе:                                                    |
   +———————————————————————————————————————T————T————T————T————T————+
   |в областную администрацию              |171 |233 |99  |73  |89  |
   |и Законодательное собрание             |    |    |    |    |    |
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |в другие организации                   |700 |763 |845 |1204|1285|
   +———————————————————————————————————————+————+————+————+————+————+
   |Годовой документооборот приемной главы |3845|4089|3350|3916|3797|
   |администрации                          |    |    |    |    |    |
   L———————————————————————————————————————+————+————+————+————+—————
   

Изменение объема поступивших документов

     
          ——————————————————————————————————————————————————————————¬
   3500 ¬/|                                                         |
        | |             _____                                       |
        | |  _____     /____/|                                      |
   3000 + | /____/|    |    ||                                      |
        | | |    ||    |    ||                  _____               |
        | | |    ||    |    ||                 /____/|              |
   2500 + | |    ||    |    ||      _____      |    ||      _____   |
        | | |    ||    |    ||     /____/|     |    ||     /____/|  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
   2000 + | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
   1500 + | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
   1000 + | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
    500 + | |    ||    |    ||     |    ||     |    ||     |    ||  |
        | |_|    ||____|    ||_____|    ||_____|    ||_____|    ||__|
        |/  |____|/    |____|/     |____|/     |____|/     |____|/ /
      0 +———————————T———————————T———————————T———————————T——————————¬
     
   ———————————————————————————————————————¬
   |——¬                                   |
   || | Всего поступило за 2002 — 2006 гг.|
   |L——                                   |
   L———————————————————————————————————————
   

Рис. 2

Изменение объема отправленных документов

_________________________________________________ _____ ___

1400 ¬/¦ /____/¦ ¦

¦ ¦ _____ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦ /____/¦ ¦ ¦¦ ¦

1200 + ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦ _____ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

1000 + ¦ /____/¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦¦ _____ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦ _____ ¦ ¦¦ /____/¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

800 + ¦/____/¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

600 + ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

400 + ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

200 + ¦¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦

¦ ¦¦ ¦¦_____¦ ¦¦_____¦ ¦¦_____¦ ¦¦_____¦ ¦¦__¦

¦/ ¦____¦/ ¦____¦/ ¦____¦/ ¦____¦/ ¦____¦/ /

0 +-----------T-----------T-----------T-----------T----------¬

     
   —————————————————————————————————————————————¬
   |——¬                                         |
   || | Отправлено документов за 2002 — 2006 гг.|
   |L——                                         |
   L—————————————————————————————————————————————
   

Рис. 3

Отдельно ведется учет документов приемной главы администрации района по работе с обращениями граждан.

В табл. 2 и на рис. 4 приведены соответствующие сведения о документообороте обращений граждан за последние два года.

Таблица 2

Сведения о документообороте по работе с обращениями граждан

     
   ————————————————————————————————————————————————————T——————T—————¬
   |                                                   |2005  |2006 |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |Всего поступило обращений                          |582   |756  |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |В том числе:                                                    |
   +———————————————————————————————————————————————————T——————T—————+
   |письменных                                         |384   |548  |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |из правительства области                           |4     |1    |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |из Законодательного собрания                       |3     |41   |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |из других организаций                              |10    |8    |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |непосредственно от граждан                         |234   |311  |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |Поступило устных обращений на личном приеме (всего)|198   |208  |
   +———————————————————————————————————————————————————+——————+—————+
   |Отправлено ответов на письменные и устные обращения|534   |667  |
   |(всего)                                            |      |     |
   L———————————————————————————————————————————————————+——————+——————
   

Структура документооборота, связанного с обращениями граждан __________________________ 800 ¬/¦ ¦ ¦ ¦ -----¬ ¦------------------------------¬ ¦ ¦ /____/¦ ¦¦--¬ ¦ 700 + ¦ ¦ ¦¦ ¦¦¦ ¦ Всего поступило обращений¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦L-- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦--¬ ¦ 600 + ¦ ¦ ¦¦----¬ ¦¦¦/¦ Письменных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/___/¦ ¦¦L-- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦--¬ ¦ 500 + ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦¦*¦ Непосредственно ¦ ¦ ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦L-- от граждан ¦ ¦ ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦--¬ ¦ 400 + ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦¦@¦ Устных обращений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦////¦¦ ¦¦L-- на личном приеме ¦ ¦ ¦ ¦ ¦////¦¦----¬ ¦L---------------------------- ———— 300 + ¦ ¦ ¦////¦/___/¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦////¦****¦¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦////¦****¦¦----¬ ¦

200 + ¦ ¦ ¦////¦****¦/___/¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦////¦****¦@@@@¦¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦////¦****¦@@@@¦¦ ¦

100 + ¦ ¦ ¦////¦****¦@@@@¦¦ ¦

¦ ¦_¦ ¦////¦****¦@@@@¦¦___¦

¦/ ¦____¦____¦____¦____¦/ /

0 +---------------------------¬

Рис. 4

Заявления и жалобы разрешаются в течение одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, в основном не более 15 дней.

Срок рассмотрения писем, поступивших из вышестоящих организаций для решения вопроса в Пачелмской районной администрации, может быть продлен только с разрешения этих организаций, с извещением об этом заявителя, а поступивших непосредственно в администрацию района - может быть продлен главой администрации, его заместителем, но не более чем на один месяц, с уведомлением об этом автора.

В районной администрации систематически анализируются поступившие заявления, предложения и жалобы граждан, изучаются вызывающие их причины, принимаются меры к устранению недостатков.

Входящие документы поступают в администрацию разными путями, а именно почтой, курьером, электронной почтой, факсимильной связью.

На рис. 5 представлена диаграмма, отражающая процентное соотношение доставки всей поступающей корреспонденции, что составляет: почта - 55%, курьер - 20%, электронная почта - 15% и факс - 10%.

Поступающая корреспонденция в процентах

55%

     
    —————¬
    |    |
    |    |
    |    |
    |    |       20%
    |    |     —————¬       15%
    |    |     |    |     —————¬       10%
    |    |     |    |     |    |     —————¬
   —+————+——T——+————+——T——+————+——T——+————+——¬
     почта     курьер     э/почта     факс
   
   Рис. 5
   
   На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством администрации и структурными подразделениями.
   Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством администрации, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.
   Орготдел администрации района учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа, данные об исполнении документов в администрации района. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителю аппарата администрации района.
   Все документы в обязательном порядке регистрируются. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
   Документы, поступившие к главе местного самоуправления района, его заместителям или руководителям структурных подразделений, минуя секретаря, обязательно передаются секретарю руководителя для регистрации. Регистрация документов однократная. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он обычно повторно не регистрируется.
   В Инструкции по делопроизводству установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
   — автор (корреспондент);
   — заголовок документа (или его краткое содержание);
   — дата поступления документа (для входящих документов);
   — номер документа;
   — резолюция или исполнители;
   — расписка исполнителя в получении документа.
   В администрации используется журнальная система регистрации входящих и исходящих документов. Формы используемых журналов регистрации показаны на рис. 6.
   
   Формы журналов для регистрации корреспонденции
   
   Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
     
   ————————————T——————————————T——————————T————————————T—————————————¬
   |    Дата   |Корреспондент,|  Краткое |  Резолюция |   Отметка   |
   |поступления| дата и индекс|содержание|  или кому  |об исполнении|
   |  и индекс | поступившего |          |  направлен |             |
   | документа |   документа  |          |  документ  |             |
   +———————————+——————————————+——————————+————————————+—————————————+
   |           |              |          |            |             |
   L———————————+——————————————+——————————+————————————+——————————————
   

Форма журнала регистрации входящих телеграмм, факсов

     
   ————T—————————————T————————————————T————————————————T————————————¬
   | N | Исх. N, дата|  Наименование  |     Краткое    | Исполнитель|
   |п/п|             |    адресата    |   содержание   |            |
   +———+—————————————+————————————————+————————————————+————————————+
   |   |             |                |                |            |
   L———+—————————————+————————————————+————————————————+—————————————
   

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

     
   ——————————T——————————————————T——————————————T————————————————————¬
   |   Дата  |Краткое содержание|Кому отправлен|       Отметка      |
   | отправки|    или ссылка    |   документ   |    о направлении   |
   | и индекс| на письмо—запрос |              |  в дело или способ |
   |документа|                  |              |      отправки      |
   +—————————+——————————————————+——————————————+————————————————————+
   |         |                  |              |                    |
   L—————————+——————————————————+——————————————+—————————————————————
   

Рис. 6

Все служебные документы, поступившие в администрацию, принимаются и регистрируются в приемной руководителя и в день регистрации передаются главе администрации, а во время его отсутствия - первому заместителю главы администрации. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа.

Распорядительные и другие документы, требующие контроля и исполнения, после нанесения резолюции направляются для исполнения заместителям главы администрации и в отделы.

Документы рассматриваются в срок, установленный резолюцией главы администрации, в других случаях - в срок не более месяца.

Если исполнение или контроль за исполнением документа возложен на нескольких исполнителей, то координацию осуществляет отдел (должностное лицо), указанный в резолюции первым.

После исполнения документ снимается с контроля главой администрации.

Если документ с поручением руководителя не может быть исполнен в установленный срок, то не позднее чем за 5 дней до истечения секретарь или орготдел (в зависимости от того, как шло рассмотрение вопроса) информирует руководителя о предварительных результатах и вносит предложение о продлении срока исполнения.

Все письменные обращения граждан и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие в администрацию района, регистрируются и оформляются в отдельные дела.

Отправляемые письма готовятся на бланках. На рис. 7 показан фрагмент одного письма.

Письмо, исходящее из районной администрации

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Российская Федерация                                        |
   |    Глава                                                       |
   |    Местного самоуправления Пачелмского района                  |
   |    Пензенской области                                          |
   |    _____________________________________________               |
   |    ИНН 5828003105                                              |
   |    Ул. Драгунова, д. 8, р. п. Пачелма, Пензенская область,     |
   |    442100                                                      |
   |    Тел. (8427) 2—13—49                                         |
   |                                                                |
   |    08.09.2006 N 1501             Управление по работе          |
   |    На N 177 АВ от 06.09.2006     с муниципальными образованиями|
   |                                  А.Н. Ведяшеву                 |
   |                                                                |
   |    Во  исполнение  поручения по протоколу от 31 августа 2006 г.|
   |администрацией  Пачелмского   района   проведено   совещание   с|
   |главами...                                                      |
   |                                                                |
   |    Глава местного самоуправления района      Н.А. Уракчеев     |
   |    В.П. Еськин                                                 |
   |    2—13—47                                                     |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 7

Основными распорядительными документами, издаваемыми главой местного самоуправления Пачелмского района, являются постановления и распоряжения. Они издаются по самым разным вопросам, требующим распорядительной власти главы администрации района. Проекты документов готовят и вносят руководители отделов, подразделений администрации района.

Сведения о количестве и характере постановлений и распоряжений главы администрации, изданных в 2006 г. по вопросам оперативной деятельности, приведены в табл. 3.

Таблица 3

Сведения о тематике постановлений и распоряжений

по оперативной деятельности

     
   ——————————————————————————————————————————————————————T——————————¬
   |Заголовок (содержание) приказа                       |Количество|
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О планировании работы                                |4         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О проведении инвентаризации                          |2         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О мероприятиях по линии ГО и ЧС                      |4         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |Об организации дежурств                              |6         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О режиме работы администрации и безопасности         |2         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О комиссиях, месячниках                              |5         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О выделении автотранспорта, дружинников              |2         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О ходе выполнения постановлений главы администрации  |2         |
   |района                                               |          |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |О выделении леса на корню                            |5         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |Об охране труда                                      |1         |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |Другие вопросы                                       |10        |
   +—————————————————————————————————————————————————————+——————————+
   |Всего                                                |43        |
   L—————————————————————————————————————————————————————+———————————
   

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит организационный отдел администрации на основании поручений главы администрации или соответствующих заявлений муниципальных служащих.

Любые изменения в организационные документы администрации вносятся на основе решений Собрания представителей Пачелмского района. Одной из обязанностей секретаря руководителя является оформление этих решений. Собрание представителей - представительный орган Пачелмского района. Оно состоит из 15 депутатов, избираемых на муниципальных выборах. Нормативные правовые акты Собрания представителей в течение 5 дней со дня их принятия должны быть подписаны главой Пачелмского района.

Пример оформления решения Собрания представителей приведен на рис. 8.

Оформление решения

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Российская Федерация                                        |
   |    Пензенская область                                          |
   |    Пачелмский район                                            |
   |    Собрание представителей Пачелмского района                  |
   |                                                                |
   |                             Решение                            |
   |   22 мая 2006 г.                                       N 3—26/1|
   |                  о внесении изменений в Устав                  |
   |                       Пачелмского района                       |
   |                       Пензенской области                       |
   |    В  целях  приведения  Устава  Пачелмского  района Пензенской|
   |области   в   соответствие  с  положениями  Федерального  закона|
   |от  6  октября  2003 г. N 131—ФЗ "Об общих принципах организации|
   |местного самоуправления в Российской Федерации",  руководствуясь|
   |Федеральным   законом   от   21   июля   2005   г.  N  97—ФЗ  "О|
   |государственной  регистрации уставов муниципальных образований",|
   |учитывая  результаты проведения публичных слушаний по обсуждению|
   |проекта вносимых изменений в Устав Пачелмского района,  Собрание|
   |представителей Пачелмского района                               |
   |    Решило:                                                     |
   |    1. Внести изменения  в  Устав  Пачелмского района Пензенской|
   |области (изменения прилагаются).                                |
   |    2. Направить изменения...                                   |
   |    ...                                                         |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 8

Орготдел обеспечивает отделы и подразделения всем необходимым для проведения ими почтовых отправлений. Реестры на отправленные документы хранятся в орготделе.

Необходимо отметить, что машинописные работы для отделов администрации района производятся с разрешения руководителя и специалистов орготдела.

В машбюро печатаются постановления, распоряжения, выступления, доклады главы администрации района, протоколы и решения Собрания представителей, письма, информации в органы власти и местного самоуправления.

Машинописные работы выполняются по следующим категориям срочности:

- внеочередные - постановления и распоряжения главы администрации района после отработки, решения Собрания представителей и материалы к ним, а также поручения руководителей районной администрации;

- срочные - выполняются в течение 1 - 2 часов (в зависимости от объема материала);

- обычные - выполняются в течение 1 - 2 дней.

Машинописные работы по служебным документам нераспорядительного характера отделы администрации выполняют самостоятельно.

Для заверения копий распорядительных документов в орготделе имеется и хранится круглая матричная печать. Она используется для заверения копий распорядительных документов администрации района, рассылаемых по предприятиям и организациям Пачелмского района. За сохранность печати отвечает начальник орготдела.

Для решения оперативных вопросов в администрации часто оформляются справки, пример оформления которой показан на рис. 9.

Оформление справки

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Российская Федерация                                        |
   |    Исполнительный орган местного самоуправления Пачелмского    |
   |    района                                                      |
   |    Пензенской области                                          |
   |    Администрация Пачелмского района                            |
   |    Ул. Драгунова, д. 8, р. п. Пачелма, Пензенская область,     |
   |    442100                                                      |
   |    ИНН 5828003105 ОКОГУ... ОГРН...                             |
   |    Тел. (8427) 2—13—49                                         |
   |                                                                |
   |                             Справка                            |
   |                     12 февраля                                 |
   |                     —————————— 2006 г. N 17                    |
   |                      На N _____ от ______                      |
   |                                                                |
   |    Дана  для подтверждения того, что ОАО "Пачелмский завод ЖБИ"|
   |доли  государственной  собственности   не   имеет   и   согласно|
   |действующему Уставу самостоятельно распоряжается имуществом.    |
   |    Дана для предъявления по месту требования.                  |
   |                                                                |
   |    Руководитель аппарата районной администрации   В.П. Еськин  |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Рис. 9 После завершения исполнения документов их подшивают в дела. Систематизация документов и формирование дел происходит на основе Номенклатуры дел. Разработкой Номенклатуры дел занимается архивный сектор организационного отдела. При определении сроков хранения документов используются типовые перечни, о чем сделана пометка в самой Номенклатуре дел. Подписывает Номенклатуру дел руководитель аппарата администрации и заведующая архивным сектором, утверждает глава местного самоуправления Пачелмского района. Таким образом, анализ состояния документационного обеспечения управления в администрации Пачелмского района Пензенской области показал, что в деятельности муниципального образования создается значительное количество документов, работа с которыми требует особого внимания. Э.Р.Акбулатова Пензенский государственный университет Л.Р.Фионова Пензенский государственный университет Подписано в печать 31.10.2007 ————