"Ваш бюджетный учет", 2007, N 11

ЭЛЕКТРОННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПО НАЛОГАМ: РЕКОМЕНДАЦИИ СПЕЦИАЛИСТА

В современных условиях бюджетные организации являются полноценными плательщиками налогов и сборов в соответствующие бюджеты. При этом независимо от наличия или отсутствия за тот или иной период объекта налогообложения они обязаны направлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в порядке, установленном налоговым законодательством. Все требования, предъявляемые к представлению налоговой отчетности коммерческих организаций, относятся и к бюджетным учреждениям. Декларации представляются по установленным формам на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде вместе с документами, которые должны прилагаться к налоговой декларации.

Больше 100 работников - электронная отчетность

Многие налогоплательщики - юридические лица по своему желанию и настоятельным рекомендациям инспекций уже ряд лет не отправляют декларации в конвертах. В 2007 г. на электронную отчетность переведены все структуры, численность которых превышает 250 чел. С 1 января 2008 г. все налогоплательщики, среднесписочная численность которых за предшествующий календарный год превышает 100 чел., а также вновь созданные (в том числе путем реорганизации) организации с численностью работников выше этого предела будут обязаны представлять налоговые декларации (расчеты) в налоговые органы в электронном виде. Эта норма распространяется на всех налогоплательщиков независимо от их организационно-правовой формы. Исключение сделано в отношении деклараций и расчетов, содержащих информацию, отнесенную к государственной тайне (п. 3 ст. 80 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2006 N 137-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования").

В соответствии с Письмом ФНС России от 12.03.2007 N 05-3-07/46 "О представлении деклараций (расчетов) по единому социальному налогу" новые требования о предоставлении отчетности в электронном виде не распространяются на форму 4-ФСС (расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования РФ). Форму по-прежнему можно представлять на бумажном носителе.

Немного подробнее об определении единственного критерия - численности работников учреждения. Среднесписочная численность всегда определяется не на конкретную дату, а за определенный период (п. 8 Порядка заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности", утвержденного Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56).

В связи с этим у налогоплательщиков появилась новая обязанность. Согласно абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ в 2008 г. и далее все налогоплательщики, в том числе и бюджетные учреждения, независимо от того, превышает среднесписочная численность их работников 100 чел. или нет, должны официально сообщать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год в налоговую инспекцию. Сделать это необходимо не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (или реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем месяцем, когда организация была создана или реорганизована.

Среднесписочная численность исчисляется по правилам, установленным Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56 для заполнения форм N 1-Т. Направлять сведения нужно в налоговый орган по месту нахождения организации. Форма представления сведений утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@ "Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год". Рекомендации по порядку заполнения данной формы приведены в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Если окажется, что численность за 2007 г. по расчету составила 100 и более человек - отчитываться нужно только в электронном формате. При сдаче налоговых деклараций в электронном виде представление бумажных экземпляров не требуется.

Как перейти на сдачу отчетности по новым правилам

Бюджетным организациям, переходящим на электронную отчетность, при формировании сметы доходов и расходов на 2008 г. следует учесть расходы на приобретение и обслуживание вычислительной техники, программного обеспечения, а также расходы на подключение к специализированному оператору связи.

Электронная отчетность передается по общедоступным телекоммуникационным каналам связи, то есть через Интернет. Чтобы сдавать отчетность в электронной форме, организации необходимо иметь компьютер, доступ в сеть Интернет через модемную связь или выделенную линию, а также соответствующее программное обеспечение, которое может быть предложено специализированным оператором связи. Программное обеспечение должно быть совместимо с программным обеспечением, установленным в налоговой инспекции.

Специализированный оператор связи - это юридические или физические лица, уполномоченные представлять налогоплательщикам услуги поддержки электронного документооборота, управления ключевой информацией и поддержки актуальных форматов форм налоговых деклараций в системе сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Деятельность специализированных операторов связи регулируется Федеральным законом от 16.02.1995 N 15-ФЗ "О связи", Федеральным законом от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности", Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", Федеральным законом от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" и другими федеральными законами. Подробную информацию о специализированном операторе связи (далее - Оператор) можно узнать в своей налоговой инспекции или на сайтах региональных Управлений ФНС России, а также в средствах массовой информации.

Налогоплательщик должен выбрать Оператора связи и заключить с ним договор. В договоре указывается срок действия данного договора, условия предоставления услуг, также можно предусмотреть условия досрочного прекращения договора. Рекомендуем в договоре, заключенном с Оператором связи, предусмотреть, что при технических сбоях "в зоне ответственности Оператора связи" ответственность несет именно он. Следовательно, если отчетность не поступит в налоговую инспекцию своевременно из-за технических неполадок, произошедших по вине Оператора, он должен возместить организации все штрафные санкции, если они будут наложены на налогоплательщика за непредставление или несвоевременное представление отчетности. Но доказательство вины Оператора, скорее всего, придется подтверждать в судебном порядке.

После заключения договора с Оператором и оплаты счета Оператор подключает организацию к системе электронной отчетности по каналам связи. Кроме специальной компьютерной программы, Оператор обеспечит учреждение средствами криптографической защиты информации и ключами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это необходимо для идентификации конкретной организации, сохранения конфиденциальности и защиты передаваемой информации. В течение нескольких рабочих дней Оператор зарегистрирует организацию в системе сдачи налоговой отчетности по безбумажной технологии, и после этого можно начинать работать.

Последовательность действий следующая: бухгалтер организации с помощью программного обеспечения заполняет формы отчетности в соответствии с утвержденными форматами. В некоторых бухгалтерских программах существует возможность экспорта готовых форм для отправки по телекоммуникационным каналам связи, например в системе "1С". Если в используемой бухгалтерской программе подобная функция не предусмотрена, то данные придется переносить вручную. В этом случае программа Оператора сама проконтролирует, правильно ли заполнены формы. Затем необходимо заверить все файлы электронной цифровой подписью, зашифровать (программа это делает автоматически) и переслать в налоговую инспекцию по месту учета через Интернет.

За безопасность и конфиденциальность пересылаемой информации можно не беспокоиться. Отчетность находится в зашифрованном виде до тех пор, пока не поступит в налоговую инспекцию. Ключи электронной цифровой подписи формируются средствами, сертифицированными ФАПСИ. Это является гарантией и означает, что зашифрованная ими информация не может быть расшифрована в течение 10 лет. Прочесть файлы с документами может только налоговая инспекция, поскольку именно налоговый орган располагает ключами для расшифровки сообщения.

Файлы с отчетностью сначала поступят на сервер Оператора связи и только потом в налоговую инспекцию. Получив отчетность налогоплательщика, Оператор должен выслать подтверждение с указанием даты и времени отправки каждого конкретного файла.

Прием и проверка электронных документов

Налоговая инспекция принимает документ от оператора связи, расшифровывает его и прежде всего проверяет подлинность электронной цифровой подписи. Датой представления налоговых деклараций в электронном виде считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи, которая фиксируется в подтверждении специализированного Оператора связи.

В соответствии с п. 6.10 Методических рекомендаций об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденных Приказом МНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ (с учетом изм. и доп.), налоговая декларация считается представленной, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП Оператора. Все процедуры по приему отчетности прописаны в Регламенте принятия и ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных представляемых налогоплательщиками налоговых деклараций, иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МНС России от 04.02.2004 N БГ-3-06/76).

Правила следующие. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) налогоплательщик должен получить из инспекции квитанцию о приеме отчетности и протокол входного контроля. Второй экземпляр квитанции о приеме отчетности в электронном виде сохраняется в налоговой инспекции. Таким образом, налогоплательщик должен получить в течение суток с момента отправки отчетности в электронном виде следующие документы:

- квитанцию о приеме отчетности;

- протокол входного контроля;

- подтверждение Оператора.

На квитанции о приеме отчетности, которую получит налогоплательщик, он должен подтвердить подлинность ЭЦП налогового органа, а квитанцию о приеме сохранить. Протокол входного контроля после подтверждения подлинности ЭЦП налогового органа заверяется ЭЦП налогоплательщика и также в течение суток высылается им в адрес налоговой инспекции. Второй экземпляр протокола входного контроля налоговой декларации, подписанного ЭЦП налогового органа и заверенного ЭЦП налогоплательщика, сохраняется у налогоплательщика.

Заметьте: в протоколе либо подтверждается соответствие переданных документов формату предоставления отчетности, либо сообщается, что отчетность не принята к обработке, так как допущены ошибки. Если поступит информация, что контроль не пройден, ошибки надо исправить и отправить файл повторно. Бухгалтер может сам обнаружить ошибку в уже отправленной налоговой декларации, тогда следует ее исправить и повторно отправить отчетность. Если это будет сделано до истечения срока сдачи отчетности, то верным будет считаться самый последний из отправленных файлов. Если срок сдачи отчетности уже истек, то следует представить уточненные налоговые декларации, не забыв при этом указать на титульном листе декларации номер корректировки.

Если налогоплательщик не получил от налогового органа в установленное время квитанцию о приеме налоговой декларации в электронном виде или протокол входного контроля, он должен заявить налоговому органу и Оператору о данном факте и при необходимости повторить процедуру сдачи налоговой декларации.

Налоговые декларации в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями, установленными законодательством, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению в хранилище юридически значимых документов и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в досудебном порядке.

Вместе с тем во избежание возможных неприятных ситуаций (например, сбой в работе программного обеспечения), а также учитывая, что во многие контролирующие организации нельзя представлять отчетность в электронном виде, например в Пенсионный фонд, рекомендуем распечатывать отчетность на бумажном носителе. Об этом говорится и в п. 6.14 Методических рекомендаций: "Если налогоплательщик с целью контроля самостоятельно или по согласованию с налоговым органом копирует налоговую отчетность, представленную в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, на бумажный носитель, то на первом листе бумажной копии налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) следует отметить, что оригинал был отправлен в электронном виде, и указать реквизиты электронного документа-оригинала, заверив подписью уполномоченного лица налогоплательщика и печатью".

Преимущества электронной формы отчетности

Практика представления отчетности в электронном виде показала, что для организации это удобно и рационально.

Во-первых, экономится время, так как нет необходимости посещать налоговую инспекцию и дублировать отчетность на бумажных носителях.

Во-вторых, снижается количество технических ошибок, потому что перед отправкой файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения в соответствии с требованиями формата.

В третьих, есть возможность отправки отчетности круглосуточно в любой день недели независимо от режима работы налоговой инспекции; файлы можно отправлять до 23 ч 59 мин последнего дня сдачи отчетности.

В четвертых, производится оперативное обновление форм отчетности и средств контроля по каналам связи в случае изменения форматов представления отчетности, оперативное подтверждение факта получения отчетности.

Несомненное преимущество - это оперативность обработки информации. Если "бумажная" декларация может залежаться, то данные электронных налоговых деклараций и расчетов разносятся по лицевым счетам налогоплательщика автоматически. Технические ошибки при вводе информации исключены, и камеральная проверка отчетности происходит намного быстрее.

О.А.Зудкина

Советник государственной

гражданской службы

Российской Федерации

2 класса

Подписано в печать

25.10.2007

————