"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2007, N 11

Вопрос: Во время собеседования один кандидат запретил нам сделать копии его документов (паспорт, военный билет, ИНН). Имеет ли работник такое право и имеет ли отдел кадров нашей компании право хранить у себя в личных делах копии документов?

Ответ: Ведение личных дел в коммерческих организациях находится за рамками правового регулирования. Данные вопросы можно регламентировать только локальными нормативными актами. Соответственно, законодательство РФ не содержит положения о том, что отдел кадров вправе делать копии с документов работника при приеме на работу. В то же время не установлено запретов на то, чтобы копии с указанных вами документов делать.

Возьмем, например, Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609). Пункт 16 данного нормативного документа прямо предусматривает, что в личное дело гражданского служащего вкладывают: копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копию документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке и др.

Поэтому, чтобы подобных неприятных ситуаций не возникало впредь, создайте на вашем предприятии локальный нормативный акт о порядке ведения личных дел работников. Думается, что отказ работника представить документы для копирования обусловлен опасением, что данные из этих документов будут использоваться не по назначению. Подобные опасения вы сможете легко рассеять, если предъявите гражданину положение о порядке работы с персональными данными работников и убедите его в том, что персональные данные сотрудников охраняются надлежащим образом.

Л.Французова

Юрист

Подписано в печать

25.10.2007

————