"Нормативные акты для бухгалтера", 2007, N 20

Вопрос: Наш сотрудник по возвращении из командировки не представил обратный билет на поезд. Работник написал заявление с просьбой компенсировать расходы на проезд, исходя из стоимости "купейного" билета. Можем ли мы оплатить такие затраты? Если да, то вправе ли мы (коммерческая организация) возместить сотруднику расходы в сумме большей, чем стоимость проезда в плацкартном вагоне пассажирского поезда?

Г.Т.Белякова, бухгалтер, г. Суздаль

Ответ: По решению руководителя ваша фирма может возместить работнику затраты на проезд и в случае потери билетов.

Что касается размера компенсации, то в п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" действительно говорится, что в подобной ситуации возмещать работнику расходы на проезд нужно "по минимальной стоимости". В то же время в Трудовом кодексе сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. А поскольку Инструкция действует лишь в части, не противоречащей Трудовому кодексу, на основании распоряжения руководителя вы праве компенсировать расходы на проезд в размере, указанном в заявлении сотрудника.

Однако нужно иметь в виду, что сумму возмещения организация не сможет учесть при расчете налога на прибыль. Ведь включать в налоговую себестоимость можно только документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, вам придется удержать НДФЛ с компенсации стоимости утерянного билета. Поскольку возмещение расходов на проезд освобождается от этого налога, только если командированный приложил оправдательные документы (п. 3 ст. 217 НК РФ). ЕСН же и пенсионные взносы начислять не нужно (п. 3 ст. 236 НК РФ).

И.Е.Коновалов

Юрист

Подписано в печать

12.10.2007

————