"Учет. Налоги. Право", 2006, N 34

Вопрос: Для выполнения служебных обязанностей наши сотрудники используют в работе свои личные автомобили. Мы же выплачиваем им компенсацию, установленную приказом. Для расчета налога на прибыль включаем выплаты в состав расходов в пределах норм. В налоговой инспекции нам сказали, что для обоснования компенсации за пользование автомобилем нужно обязательно иметь путевые листы. Так ли это?

Елена Романюк, главный бухгалтер

Ответ: Чтобы разобраться в проблеме с признанием расходов по компенсациям, возникшей у нашей читательницы, необходимо разграничить требования трудового и налогового законодательства.

Трудовой кодекс обязывает компанию возместить работнику затраты, связанные с использованием его имущества в интересах организации (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации определяется в письменном соглашении между работником и работодателем. То есть достаточно издать приказ по организации.

Но учет выплат для расчета налога на прибыль регулируется Налоговым кодексом. Он требует соблюдать для таких расходов пределы норм, которые установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Достаточно ли компании для обоснования расходов оформить лишь приказ о выплате компенсации работникам или необходимо еще оформлять путевые листы?

Чиновники: без путевого листа расходы не признаем

В управлении администрирования налога на прибыль ФНС России уверены, что для обоснования расходов недостаточно одного соглашения между сотрудником-автовладельцем и организацией:

- Работник, использующий личный транспорт, должен обязательно представить в бухгалтерию путевой лист. Этот документ и будет подтверждать обоснованность понесенных организацией расходов. Свою позицию налоговые органы высказали еще два года назад в Письме от 02.06.2004 N 04-2-06/419@. После выхода этого документа точка зрения ФНС России не менялась.

Независимый эксперт: не согласен, но...

Александр Матиташвили, директор департамента консалтинговых услуг ЗАО "МББ-Аудит", не считает, что наличие путевого листа обязательно, но предупреждает о возможности конфликта с налоговиками:

- Действительно, многие организации в рассматриваемой ситуации путевые листы не составляют: Налоговый кодекс не выдвигает такого требования. Однако это приведет к спорам с проверяющими. Это подтверждает и судебная практика. Так, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в Постановлении от 17.02.2006 N А66-7112/2005 привел следующие основания для учета в составе расходов компенсации за использование личного автотранспорта работников. Это приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (в частности, копия технического паспорта), а также путевые листы с отметками о служебных поездках.

С учетом позиции чиновников и судов я бы рекомендовал заполнять эти документы. Тем самым бухгалтер избежит конфликтных ситуаций.

Наше мнение: учтите цену вопроса

На наш взгляд, Елена, все зависит от цены вопроса для вашей компании в целом и бухгалтерии в частности.

Если буквально следовать нормам Трудового и Налогового кодексов, то для признания расходов путевой лист не обязателен. Приказ руководства подтверждает, что компания нуждается в имуществе своих сотрудников для нормального ведения деятельности. Этим и обосновывается компенсация.

Но если речь идет всего лишь об использовании одной-двух машин сотрудников, то стоит ли спорить с налоговиками по такому незначительному поводу? Чтобы избежать проблем с обоснованием расходов на компенсацию, мы рекомендуем вам вести путевые листы. Тем более что Минфин разрешает составлять эти документы с периодичностью, которую компания определяет сама (Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Так что можно до минимума снизить дополнительную нагрузку на бухгалтерию в связи с ведением путевых листов.

Материал подготовил

А.Илюшечкин

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

01.09.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——