"Налоговый учет для бухгалтера", 2006, N 9

ЧЕМ ГРОЗИТ ПОТЕРЯ "ПЕРВИЧКИ"

Правила хранения финансовых документов

Нормы российского законодательства в области бухгалтерского и налогового учета требуют, чтобы все хозяйственные операции были оформлены подтверждающими документами. Следовательно, одной из главных обязанностей любой организации (в лице ее бухгалтера) является обеспечение сохранности первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон N 129-ФЗ) это требование содержится в п. 1 ст. 17.

Приказ об учетной политике организации нужно хранить в течение пяти лет с того года, когда он в последний раз использовался при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это касается и рабочего плана счетов. Конкретные сроки хранения первичных документов и отчетности указаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Так, например, в соответствии с п. 142 указанного Перечня план счетов бухгалтерского учета должен храниться на предприятии 5 лет.

Кроме того, в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса, налогоплательщики должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Ответственность за утрату "первички"

Вполне логично, что на организации законодательством возложена не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за ее невыполнение. Например, отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением. Согласно ст. 120 Налогового кодекса если у компании в течение одного налогового периода нет первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, то это будет являться грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое полагается штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если же компания не смогла представить указанные выше документы более чем за один налоговый период, то штраф будет составлять уже 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

Кроме того, остается большой риск увеличения этих сумм. Так, налоговые органы могут доказать, что утеря документов повлекла за собой занижение налоговой базы, и тогда с организации взыщут 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Также налогоплательщик может быть оштрафован за то, что не представил в установленные законодательством сроки в налоговую инспекцию документы, необходимые для осуществления налогового контроля, например декларации и отчетность (п. 1 ст. 126 НК РФ). Размер штрафа здесь составит 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Следует заметить, что за утрату бухгалтерских документов предусмотрена ответственность не только организации, но и ее должностных лиц. За нарушение сроков и порядка хранения документов генерального директора и бухгалтера (любого другого ответственного лица) могут оштрафовать на 2000 - 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Привлечение должностных лиц организации к уголовной ответственности за утрату бухгалтерских документов осуществляется на основании ст. 199 Уголовного кодекса. Ответственность несут те лица, непредставление которыми обязательных документов в налоговые органы повлекло за собой неуплату налога в крупном или особо крупном размере. Однако здесь следует обратить внимание на следующий нюанс: уголовная ответственность наступает при условии доказательства того, что налогоплательщик уничтожил финансовые документы умышленно с целью уклонения от уплаты налогов.

Что делать, если документы утеряны

В хозяйствующей деятельности организации бывают самые разнообразные ситуации. Как поступить, если документы были потеряны? Прежде всего необходимо получить об этом официальное подтверждение. В соответствии с обстоятельствами инстанции получения справок (актов) могут быть различными. После установления причины утраты финансовой документации необходимо выяснить, какой государственный орган может подтвердить факт наступления происшествия.

Например, если причиной утраты документов стало стихийное бедствие (наводнение, ураган и пр.), представители организации должны обратиться в территориальное управление МЧС России. Следовательно, при пожаре необходимо получение официального документа пожарной службы, а при хищении - отделения местного управления внутренних дел.

Однако для обращения в вышеуказанные инстанции необходимо провести следующие мероприятия. Для исключения вины организации и ее должностных лиц в произошедшем необходимо создать комиссию по расследованию утраты и гибели документов и выявлению виновных. В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, комиссия должна быть создана незамедлительно после наступления события.

Руководитель организации выпускает приказ, которым назначает состав комиссии. Как правило, в нее входят сотрудники финансовой службы и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего. Например, юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. Кроме того, чтобы исключить факт заинтересованности со стороны сотрудников при расследовании происшествия, необходимо участие независимых специалистов (сотрудников следственных органов, государственного пожарного надзора, МЧС России, аудиторов, оценщиков). Отметим, что последнее требование не является обязательным. Однако больший вес будет иметь заключение комиссии, в которую входили представители госучреждений.

По результатам расследования необходимо составить акт, который утверждает руководитель организации. При подготовке этого документа следует максимально подробно описать место происшествия и характер внешних повреждений. В акте должен быть приведен перечень лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.). Их письменные объяснения должны быть приложены к акту.

К акту необходимо приложить опись утраченных (поврежденных) документов. Согласно ст. 12 Закона N 129-ФЗ следует провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Порядок ее проведения и оформление результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

Если помимо пропажи документов организация выявила крупный имущественный ущерб, то бухгалтер может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (Положение по бухгалтерскому учету "События после отчетной даты" (ПБУ 7/98), утвержденное Приказом Минфина России от 25.11.1998 N 56н).

С документами - в налоговую

Если компания потеряла первичные документы и отчетность, ей следует немедленно обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации с заявлением. Вместе с ним необходимо представить документальные доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный характер происшествия.

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

Надо отметить, что без официального подтверждения произошедшего никто не будет рассматривать ваше заявление. Хотя документы не застрахуют вас от проблем (об этом чуть ниже). Поэтому, если у вас произошла коммунальная авария, то помимо акта о затоплении, подписанного собственником помещения, следует получить справку из муниципальных органов (ЖЭК).

Если офис сгорел, то к заявлению необходимо приложить акт, составленный органами пожарного надзора, в котором указан список всего погибшего имущества, в том числе документов. К тому же придется получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора, которая подтверждает факт пожара.

Если же организация была ограблена, то необходимо будет получить соответствующую бумагу из органов ОВД. Причем раньше для подтверждения кражи было достаточно только справки из милиции о том, что потерпевший подал заявление. Сейчас же ОВД должны завести дело и принять его к рассмотрению. И если виновные лица не будут установлены, то дело по этой причине закроют и выдадут соответствующий документ. Возможен и другой вариант развития событий. Виновное лицо найдут, и дело будет рассмотрено в суде. Приговор же по делу будет являться доказательством факта совершения кражи.

Как показывает практика, налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии у организации бухгалтерских документов, может предпринять какие-либо меры налогового контроля (особенно если компания является крупным налогоплательщиком). Однако если представленные организацией доказательства подтверждены официальными документами, то с руководством ИФНС можно договориться о сроках восстановления документов и о временном непроведении налоговых проверок за период, по которому отсутствует "первичка".

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

Как мы сказали, никакие подтверждающие документы не помогут организации "обелить" себя перед контролирующими органами. В любом случае отсутствие бухгалтерской документации привлечет более чем пристальное внимание. Логика проверяющих проста: если нет "первички", то организация пытается скрыть налоговое правонарушение или даже преступление. Так что проверять будут очень тщательно. Согласитесь, довольно странно выглядит любая пропажа отчетности.

Причина такой заинтересованности вполне понятна. Дело в том, что уже достаточно давно на рынке бухгалтерских услуг действует необычное предложение. Оно заключается в том, что компания поможет вам за определенную сумму избавиться от любой документации. Мошенники обещают устроить пожар, затопление или кражу, в которой "ненароком" пропадут все бухгалтерские и финансовые документы. Как говорится, нет документов - нет проблемы. Причем до указанных действий аферисты выдадут положительное аудиторское заключение о том, что все на предприятии отлично. За дополнительную плату вас даже обеспечат справками и актами от пожарных и милиции.

Мы рекомендуем ни в коем случае не работать с подобными компаниями. Какой бы плачевной ни была ситуация с документацией на предприятии, ее можно решить законными методами. Кроме того, такие действия, помимо названной ст. 199 Уголовного кодекса, будут квалифицированы по ст. 159 Кодекса как мошенничество, причем совершенное группой лиц по предварительному сговору.

Здесь хотелось бы сказать еще об одном важном моменте. Все подтверждающие справки и бумаги, которые подобные фирмы обещают предоставить клиентам, могут оказаться поддельными. А тогда исполнителям и заказчикам придется отвечать еще и за подделку документов.

Как восстановить утраченные документы

Как упоминалось выше, на налогоплательщика возложена обязанность по ведению учета хозяйственной деятельности, а также по восстановлению утраченных финансовых документов. После того как организация проведет инвентаризацию и составит акт и описи отсутствующих документов, необходимо будет заняться восстановлением первичных документов. Для этого руководитель или главный бухгалтер организации должен обратиться в обслуживающий банк. По письменному запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов счетный специалист может полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк. Если организация имеет несколько расчетных счетов, запросы должны быть поданы во все кредитные организации по месту открытия счетов.

Кроме того, компания может обратиться с официальным письмом ко всем своим контрагентам с просьбой предоставить копии тех договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов, которые имеют к ней отношение. Если какого-либо контрагента найти невозможно (например, его адрес изменился), то получить сведения о нем организация может, обратившись с письменным запросом в налоговую инспекцию и изложив обстоятельства. Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), являются открытыми и общедоступными. Таким образом, можно получить выписку из ЕГРЮЛ и узнать местонахождение своего бывшего партнера.

Для получения копий всех утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в свою налоговую инспекцию. В Налоговом кодексе не установлена обязанность ИФНС предоставлять копии документов по запросу налогоплательщика. Однако рекомендуем обратиться непосредственно к руководителю налоговой инспекции с письменным заявлением, к которому необходимо приложить подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты.

После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных исходящих первичных документов, а затем заново сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности и налоговых декларациях за соответствующие отчетные периоды, значит, бухгалтерский и налоговый учет в организации полностью восстановлен. Если какие-то показатели не сходятся, нужно продолжать работу по восстановлению недостающих документов. Следует помнить: чтобы избежать ответственности за налоговое правонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию.

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

Надо добавить, что после пропажи документов никто не будет штрафовать компанию в тот же день. Налоговые работники дадут время на восстановление учета. И если организации удастся восстановить все документы, то и штрафа не будет.

Хотя налоговые инспекторы, как правило, идут по пути наименьшего сопротивления. После отведенного срока на восстановление отчетности они запрашивают из банков выписки по счетам и все поступившие суммы зачитывают в качестве выручки, без учета перечисленных сумм (ведь подтверждающих документов нет), и, соответственно, на разницу доначисляют налоги.

Поэтому рекомендуем очень тщательно вести учет, стараться подстраховывать себя и аккуратно сохранять в электронном виде все бухгалтерские регистры. И тогда штраф по ст. 126 Налогового кодекса за отсутствие недостающих документов фирме не грозит.

Когда восстановить документы невозможно

В действительности далеко не всегда удается восстановить всю "первичку". Самыми распространенными причинами являются отказ контрагента представить необходимые копии документов или ликвидация кого-то из бывших партнеров. Поэтому организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли и применение налоговых вычетов по НДС, а значит, ей придется пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы в бюджет.

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса при проведении проверки ИФНС вправе доначислить организации налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных плательщиках.

Единой методики расчета и доначисления налогов нет, поэтому в зависимости от конкретной ситуации налоговыми органами могут применяться различные методы расчета. При выборе аналогичной организации обычно учитываются ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки, среднесписочная численность работников, общая стоимость основных средств и другие показатели.

При проверках может быть использован следующий порядок расчета налогов на основании данных об аналогичных организациях. Если по имеющимся в наличии данным бухгалтерского учета налогоплательщика, утратившего документы, можно рассчитать сумму его выручки, то сначала нужно найти расчетный коэффициент. Он исчисляется путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку. Затем выручка проверяемой организации умножается на расчетный коэффициент, и таким образом определяется налогооблагаемая база. Рассмотрим вышеизложенное на примере.

Пример 1. На территории ООО "Флигель" произошел пожар, в результате которого были частично уничтожены финансовые документы. Однако удалось рассчитать сумму выручки, которая составляет 150 000 руб.

ООО "Маяк" осуществляет аналогичные хозяйственные операции и обладает схожим имуществом, поэтому при расчете коэффициента используются его данные. За аналогичный период выручка-нетто ООО "Маяк" составляет 175 000 руб. До уплаты налога на прибыль последняя составляла 52 000 руб. Следовательно, расчетный коэффициент будет исчислен так: 52 000 / 175 000 = 0,297 или округленно - 0,30.

Налогооблагаемый доход ООО "Флигель" составит 0,30 x 150 000 = 45 000 руб.

Отсюда следует, что ООО "Флигель" должно уплатить в бюджет налог на прибыль в размере 45 000 x 0,24 = 10 800 руб.

Если сумму выручки проверяемой организации исчислить нельзя, то сначала следует найти расчетный коэффициент путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата. После этого определяют налоговую базу проверяемой компании, умножив численность ее персонала, занятого в производстве, на полученный коэффициент. Продолжим рассмотрение применения методики на примере.

Пример 2. В офисе компании ООО "Флигель" произошел пожар. Из-за него были уничтожены некоторые финансовые документы. Рассчитать сумму выручки не представляется возможным. Численность сотрудников составляет 58 человек.

Численность персонала ООО "Маяк" - 42 человека, а прибыль до уплаты налога на прибыль равна 52 000 руб. Следовательно, расчетный коэффициент будет исчислен так: 52 000 / 42 = 1238,10 руб/чел.

Таким образом, налогооблагаемый доход ООО "Флигель" составит 1238,10 x 58 = 71 810 руб.

Отсюда следует, что ООО "Флигель" должна уплатить налог на прибыль в размере 71 810 x 0,24 = 17 234,40 руб.

Рассчитанные таким образом суммы налогов сопоставляются с фактически уплаченными организацией в бюджет налогами. Если полученное значение подлежащих уплате налогов больше фактически уплаченных, организация должна перечислить в бюджет недостающую сумму.

Если же оно меньше, организация по справедливости должна была бы получить "переплату" от контролирующих органов. Однако это превышение, естественно, не учитывается как переплата, и в этом случае размер налоговых обязательств определяется исходя из фактически уплаченных сумм налогов.

Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант

К нам обратился за консультацией клиент. У него была следующая ситуация. Из его организации уволился главный бухгалтер. Передачи дел новому бухгалтеру не было, акт приемки-передачи не составлялся. Через пару месяцев после увольнения в офисе произошло затопление, и все документы, которые вел старый бухгалтер, были испорчены безвозвратно. Генеральный директор захотел привлечь старого бухгалтера к восстановлению отчетности, объясняя это тем, что акта приемки-передачи документов не было и экс-главбух мог что-то потерять или подделать еще до увольнения. Да и у уволенного специалиста возник вопрос: не может ли быть к нему претензий из-за отсутствия передачи дел со стороны налоговых и правоохранительных органов?

В такой ситуации бывший бухгалтер может не беспокоиться, ведь при увольнении никаких претензий со стороны руководства организации к нему не возникло, а потому и восстановлением должны заниматься руководство и новый счетный специалист. А старого бухгалтера к этой процедуре гендиректор может привлечь только на добровольной основе и за дополнительную оплату. Что же касается интереса со стороны контролеров, то тут все просто: привлечь его смогут, только если он нарушал закон, будучи главбухом фирмы.

Заканчивая статью, хотелось бы еще раз напомнить о необходимости бережного отношения к документам (и не только финансовым!). Принятые меры по обеспечению сохранности документов позволят организации избежать траты своего времени и денег.

В.Я.Тарасова

Главный бухгалтер

Подписано в печать

22.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——