"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2006, N 17

Вопрос: Организация, не являющаяся автотранспортной, самостоятельно разработала форму путевого листа, руководствуясь Письмом Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129. Служебные автомобили организации используются сотрудниками по доверенности для поездок к клиентам и в различные инстанции.

Имеет ли организация право использовать такие путевые листы в целях учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ)? Могут ли в этом случае расходы быть отнесены на уменьшение затрат по налогу на прибыль?

Ответ: Как следует из пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, в состав прочих расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, включаются расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного.

Согласно требованиям, содержащимся в ст. 252 НК РФ, на расходы, которые экономически оправданны, направлены на получение прибыли и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, налогоплательщик имеет право уменьшать полученные доходы. Только при соответствии конкретных расходов всем указанным критериям признание таких расходов при налогообложении прибыли является правомерным.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике (сейчас - Росстат). Содержание и состав унифицированных форм согласовываются с Минфином России и Минэкономики России (сейчас - Минэкономразвития России).

Так, Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте была утверждена форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля".

Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а, Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н был утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. В соответствии с п. 2 этого Порядка путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта.

В Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 указано, что форма путевого листа подлежит применению юридическими лицами всех форм собственности, ведущими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Раздел путевого листа "Движение горючего" заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В данном Письме также отмечено, что в унифицированных формах не допускается наличие незаполненных реквизитов.

Соответственно, неиспользование путевых листов, равно как и использование с нарушением требований к их заполнению (неполное, ненадлежащее заполнение), может рассматриваться как нарушение требования к документальной подтвержденности.

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет - это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Однако понятие "первичный документ" налоговым законодательством не раскрывается. Значит, согласно п. 1 ст. 11 НК РФ нужно руководствоваться нормами законодательства по бухгалтерскому учету. Как следует из п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В документах, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны обязательно быть указаны:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Таким образом, если разработанный организацией путевой лист содержит все необходимые реквизиты, он может применяться для целей налогового учета. Иные реквизиты, предусмотренные в типовом путевом листе, не могут влиять на учет для целей налогообложения расходов на ГСМ, но необходимы для контроля за состоянием автомобиля и начислением заработной платы в специализированных транспортных организациях.

Как указано в Письме Минфина от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129, первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об оправданности произведенного расхода <1>.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> См. также Письмо Минфина России от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327.

При соблюдении всех указанных требований у организации, на наш взгляд, отсутствуют налоговые риски в связи с использованием формы путевого листа, разработанной самостоятельно.

Н.Д.Рябова

Ведущий юрисконсульт

компании "ФБК"

Подписано в печать

22.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——