"Нормативные акты для бухгалтера", 2006, N 16

ХРАНИТЬ НЕЛЬЗЯ УНИЧТОЖИТЬ

Первичная документация... Даже в мелких фирмах за год работы ее накапливается очень много. Между тем лишь немногие бухгалтеры знают, как и сколько нужно хранить документы, а какие бумаги можно смело выбросить. О правилах хранения и уничтожения "первички" в организации и пойдет речь.

Хранение документов...

Прежде всего разберемся с вопросом, как хранить документы.

Первое правило: нельзя держать бумаги в не приспособленных для этих целей рабочих помещениях. Ведь в интересах фирмы обеспечить сохранность документов. Поэтому лучше всего выделить отдельную комнату, оснащенную шкафами или стеллажами. Помещение должно запираться на замок и иметь пригодные для хранения документов условия.

Следующее требование - облегчить поиск нужной "бумажки". Для этого "первичку" подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки. Как сортировать документы, решает главный бухгалтер. Чаще всего вместе подшивают однородные бумаги. Например, в одну папку складывают выписанные накладные за определенный период (месяц, квартал, год) в зависимости от количества.

Особый порядок хранения предусмотрен для счетов-фактур. Счета, выданные покупателям и полученные от поставщиков, нужно подшивать в специальные журналы. Такие журналы не просто подшивка полученных и выданных счетов-фактур, а прежде всего хронологические реестры, прошнурованные и пронумерованные.

Один из важнейших вопросов - как долго нужно хранить документы. Ответить на него однозначно нельзя. Налоговый кодекс требует, чтобы первичные документы, которые нужны для исчисления налогов, хранились четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом законодатели не поясняют, какие именно бумаги имеются в виду. В то же время Законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен пятилетний срок хранения "первички". Выход в такой ситуации один: уничтожать документы по истечении пяти лет.

Обратите внимание: документы, подтверждающие убыток, фирма должна хранить в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения.

Напомним, что началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, для бумаг за 2006 г. такой срок отсчитывается с 1 января 2007 г. Исключение составляют книги покупок и продаж. Их хранят в течение полных пяти лет с даты последней записи.

...и их уничтожение...

Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Рассмотрим, как правильно это сделать.

Сначала руководитель фирмы издает приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию включаются компетентные работники организации, способные оценить важность тех или иных документов. Затем комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом - порвать, сжечь, отправить в шредер. В итоге экспертная комиссия составит еще один акт - о физическом уничтожении документов.

...без штрафов

Если организация соблюдает правила хранения документов, то платить штрафы ей, конечно, не придется. В противном случае финансовые санкции грозят как самой фирме, так и ее должностным лицам. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на руководителя и главного бухгалтера фирмы могут наложить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (п. 15.11 КоАП РФ). При отсутствии бумаг, подтверждающих правильность расчета налогов, фирма заплатит:

- 5000 руб. - за отсутствие бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду;

- 15 000 руб. - если нет "первички" за несколько налоговых периодов;

- 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Такие штрафы установлены в ст. 120 Налогового кодекса.

Фирму не оштрафуют, если будет доказано, что документы утеряны не по ее вине, а, к примеру, вследствие пожара, наводнения, кражи. Главное в этом случае - документально подтвердить форс-мажорную ситуацию (например, справкой от пожарных или справкой из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью).

М.А.Ташкова

Аудитор

Подписано в печать

18.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——