"Финансовая газета", 2006, N 32

КРИТЕРИИ ВЫБОРА СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Выбор программного продукта для автоматизации процесса бюджетирования редко становится легким и безболезненным процессом, поскольку, как правило, отсутствует четкое понимание целей автоматизации, а покупатель не обладает достаточной информацией о возможностях программы, которая и должна обеспечить достижение этих целей. Именно на российском рынке специализированного программного обеспечения для автоматизации бюджетного управления до недавнего времени эти две причины часто препятствовали успешному внедрению.

Процесс постановки системы бюджетирования на предприятии начинался не с формулирования стратегических целей и даже не с разработки регламентов бюджетирования, а с покупки дорогостоящего, обладающего достаточно широкой функциональностью программного продукта. На этом же шаге процесс заканчивался. Сегодня вопросы: что даст бюджетное управление предприятию, какую методологию бюджетирования лучше использовать, как будет собираться фактическая информация для план-фактного анализа и др., ставятся до начала этапа автоматизации - последнего логического этапа постановки бюджетного управления. Ответы на эти вопросы помогают определить детальные, часто уникальные требования к автоматизированной системе, которая будет затем активно помогать собирать и обрабатывать необходимую информацию, строить нужные отчеты. Однако, несмотря на уникальность пожеланий к возможностям программного продукта, важно не забывать об универсальных требованиях, что позволит не допустить ошибок, трудно исправимых в дальнейшем.

Прежде всего необходимо подумать о поддержке работы требуемого количества пользователей, которые будут вовлечены в бюджетный процесс. Если речь идет о классическом полномасштабном бюджетном управлении, то подразумевается, что достаточно большая часть сотрудников будет участвовать в таких процессах, как ввод и анализ данных. Следовательно, какими бы широкими функциональными возможностями не обладал тот или иной программный комплекс, придется отказаться от него, если он не способен поддерживать работу всех структурных подразделений.

После того как появилась уверенность, что масштаб систем, которые потенциально могут стать основой для автоматизации бюджетного процесса, и масштаб автоматизируемого предприятия сопоставимы, следует подумать о типе выбираемого продукта. Существуют два типа систем: транзакционные, ориентированные на фиксацию каждой хозяйственной операции, часто в виде двойной записи на плане счетов, реже с помощью иных механизмов, и аналитические, рассчитанные на хранение данных в более укрупненных срезах. Транзакционные системы лучше подходят для планирования на предприятиях (или в их филиалах) с однородной деятельностью. Кроме того, часто такие системы достаточно плотно интегрированы с учетными решениями. Что касается специализированных аналитических систем, то основные их преимущества - более широкие возможности для бюджетирования на предприятиях с разнородным бизнесом, а также для разработки бюджетных форм. Помимо этого, как правило, они способны быстрее формировать сложные отчетные формы.

В методиках бюджетирования нет жестких стандартов. Разработчики системы не знают, каким образом будет осуществляться управление предприятием: планирование "сверху вниз" или "снизу вверх", "скользящее" планирование, составление нескольких прогнозов развития событий или только одного, формирование бюджета закупок на основании бюджета продаж или, наоборот, ограничение объема продаж возможностями закупающих подразделений. Отсутствие стандартов позволяет подразделить программные продукты на те, которые обеспечивают реализацию только одной конкретной методики, и на те, которые предоставляют возможность максимально гибкой и глубокой настройки программы под специфику предприятия. Большинство поставщиков идут именно по пути создания универсальных решений. Выбирая такое решение, нужно быть готовым к тому, что программный продукт действительно придется некоторое время настраивать для решения конкретных бизнес-задач, что его возможности будут в некоторых аспектах избыточными, а в некоторых - недостаточными, так как любая программа предлагает всего лишь упрощенную модель и не способна учесть особенности всех предприятий и желания всех менеджеров.

Понятие "гибкость" применительно к системе бюджетирования относится к "гибкости первоначальной настройки системы" и "гибкости дальнейших изменений". Оба момента очень важны и не являются следствием друг друга. Гибкость первоначальной настройки системы характеризует возможность за разумное время провести настройки необходимой сложности для подготовки программного продукта к вводу данных.

Начало эксплуатации системы - момент, когда предприятие находится в одном из промежуточных состояний своего развития. Изменения финансовой и бюджетной структуры, управленческой учетной политики, регламентов планирования - это процессы, которые активно или время от времени происходят в любой компании. Гибкость программного продукта отражает возможность внесения соответствующих изменений в работающую систему с реальными данными.

Итак, основными критериями при выборе системы автоматизации являются: возможность комфортной работы всех участников бюджетного процесса; адекватный бизнес-задачам предприятия тип системы (транзакционная либо аналитическая); гибкость первоначальной настройки системы; быстрота внесения изменений в процессе эксплуатации.

Теперь рассмотрим ряд факторов, которые часто влияют на принятие решения о покупке программного продукта, но далеко не всегда оказываются действительно по-настоящему значимыми.

Первый фактор - участие в настройке системы программиста либо пользователя. Обычно считается плюсом, если для настройки не требуется программирования. На практике это может оказаться сомнительным плюсом - отсутствие программирования не означает, что не потребуется квалифицированный консультант на этапах внедрения и сопровождения.

Второй фактор - периодичность выхода новых версий. Во-первых, желательно добиться того, чтобы была соответствующая функциональность текущей версии. Если это действительно так, то вряд ли следует пытаться при ближайшей возможности модернизировать программу. Во-вторых, ежемесячно выходящие обновления могут свидетельствовать как о постоянном обнаружении ошибок и недоработок, так и о добавлении нового функционала или постепенной смене концепции системы. Отсутствие новых релизов продукта в течение нескольких лет может означать как фактическое снятие программы с поддержки, так и нежелание вносить какие-либо изменения в хорошо зарекомендовавший себя на рынке продукт.

Следующий вопрос, который всегда задается поставщику системы бюджетирования, - способы попадания фактических данных в бюджетную модель. Не вдаваясь в технические детали, можно сказать, что проблема загрузки фактических данных в бюджетный контур практически всегда решается успешно. Необходимо выполнение следующего условия - данные в учетных системах должны быть в тех же информационных срезах, в которых осуществляется планирование. Если учитываются продажи в договорах, а планируются по менеджерам, то детальный план-фактный анализ будет невозможен.

Удобные и заполненные актуальной информацией отчетные формы - это тот механизм, который помогает принимать решения менеджменту высшего уровня. Возможность формирования таких форм как результат планирования и сбора фактических данных, а также продвинутые средства анализа содержащейся в них информации - непременное требование к информационной системе. Однако следует иметь в виду, что часть поставщиков предлагает для поддержки процесса бюджетирования одни продукты, а для формирования отчетности - другие.

На этапе первого ознакомления с системой не имеет смысла моделировать бизнес-процессы предприятия с большой степенью детализации. Много времени может уйти на рутинную работу по заполнению справочной информации. Тем не менее 80% пользователей, знакомящихся с системой, предпочитают видеть узнаваемые бюджетные формы. Если интересно посмотреть на бюджет продаж, то лучше увидеть именно этот бюджет, чем посмотреть, например, на бюджет постоянных расходов, с комментариями, что "бюджет продаж будет выглядеть так же, только статьи будут другие".

Не следует превращать первичное знакомство с программным продуктом в обучение. Почти все специализированные системы поддерживают многомерный анализ, механизмы drill-down, drill-up, break-back подобно тому, как бухгалтерские системы используют план счетов. Гораздо эффективнее попробовать смоделировать ту задачу, которая наиболее сложна в решении, например нетривиальный обмен данными между бюджетными формами или многошаговый процесс согласования.

Возможно, многие советы, приведенные выше, покажутся небесспорными. Однако цель статьи будет достигнута, если она поможет Вам в формировании списка критериев, которым должен удовлетворять программный продукт для автоматизации одного из самых значимых элементов управления - бюджетирования.

А.Воробьев

Консультант компании

R&K Consulting

Подписано в печать

09.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——