"Налоговый вестник", 2006, N 9

Вопрос: В ходе выездной налоговой проверки установлено, что организация проводит в честь своего юбилея праздничную конференцию, на которой запланированы выступления руководителей организации, приглашение гостей, обед. Могла ли организация затраты на конференцию отнести в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, по статье "Представительские расходы"?

Ответ: В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения этих мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для вышеуказанных лиц, а также официальных лиц организаций-налогоплательщиков, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Из вышеуказанного следует, что расходы на проведение праздничной конференции не соответствуют понятию "представительских расходов", так как конференция проводилась не с целью поддержания сотрудничества с партнерами, а в целях празднования юбилея организации. Таким образом, расходы на проведение конференции носят непроизводственный характер и не могут быть отнесены в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Кроме того, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Следовательно, в первичных учетных документах должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление регламентирующих документов по представительским расходам.

Издаются внутренние организационно-распорядительные документы (приказы руководителя организации), регламентирующие перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы; порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; порядок расходования средств на представительские расходы; порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; нормирование отдельных видов представительских расходов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов перед проведением мероприятия.

Оформляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. В случае проведения официального приема в ресторане к таким документам относятся приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия; приказ о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации; программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, Ф.И.О. участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей; утвержденная примерная смета представительских расходов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

После проведения мероприятия ответственное лицо оформляет и представляет в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие: отчет о расходах на проведение деловой встречи; авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Документами, подтверждающими фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие, являются счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККТ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.

Е.Н.Исакина

Советник налоговой службы

Российской Федерации II ранга

Подписано в печать

04.08.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——