"Главбух". Приложение "Учет в строительстве", 2006, N 3

ДЛЯ ОБОСНОВАНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ НУЖЕН ПУТЕВОЙ ЛИСТ

Привезти материалы на стройплощадку, съездить на утверждение проектной документации, проверить, как идут дела на стройке, выехать к заказчику - вот только некоторые примеры того, когда строительная организация или индивидуальный предприниматель используют в служебных целях свой автотранспорт. Количество необходимого для поездок горючего в целях бухгалтерского и налогового учета фирме (предпринимателю) нужно обосновать документально. И делают это с помощью путевых листов.

Форма путевого листа для организаций

Формы путевых листов при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Однако не спешите их применять, эти формы обязательны для использования лишь автотранспортными организациями. Для всех прочих организаций (в том числе для строительных) "обязательные" формы не разработаны, поэтому вы можете сделать это сами. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129.

При этом в форме вашего путевого листа обязательно должны быть отражены такие реквизиты:

- наименование документа;

- дата его составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Напомним, что все эти реквизиты обязательны для документов, которые не являются унифицированными.

Кроме того, в Письме N 03-03-04/1/129 чиновники разъяснили, что путевые листы можно составлять не ежедневно, а с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы фирмы на ГСМ, к примеру раз в месяц. Это очень удобно для тех организаций, которые используют автотранспорт нечасто.

Примечание. Как рассчитать количество горючего?

Чтобы рассчитать количество потребляемого топлива, предварительно рассчитывается норма расхода на 100 км. Это можно сделать, используя Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (N РЗ112194-0366-03), которые утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Далее базовая норма корректируется на поправочные коэффициенты, используемые при эксплуатации автомобиля в различных условиях (например, в городах или в зимнее время).

Расход масел и смазок устанавливается на 100 литров бензина.

Форма путевого листа для индивидуальных предпринимателей

Форма путевого листа для индивидуальных предпринимателей, которые используют автотранспорт для перевозки грузов (в том числе для производственных целей), утверждена Приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68.

В отличие от строительных организаций предпринимателю придется составлять путевые листы ежедневно. Исключение составляют лишь те случаи, когда водитель отправляется в рейс на несколько дней. Об этом сказано в п. 5 Порядка ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности индивидуальными предпринимателями, утвержденного Приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. N 68.

Пример. Индивидуальный предприниматель Иванов А.М. имеет свою фирму по ремонту квартир и загородных домов. Для выполнения одного из заказов 3 июля 2006 г. водитель этой фирмы съездил на автомашине марки "Газель" на склад по продаже стройматериалов, закупив нужные материалы.

Рассмотрим, как будет оформлен путевой лист в такой ситуации (см. приложение на с. 89).

Приложение

1

ПУТЕВОЙ ЛИСТ N ----- Форма N ПГ-1

ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ

ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

3 3 июля 6

С "--" ПО "--" -------- 200- Г.

     
   ———————————————————————————————————T——————————————T—————————————————————¬
   |         Предприниматель          |Водитель      |1. Сергеев С.В.      |
   |                                  |(Ф.И.О.)      +—————————————————————+
   |                                  |              |2.                   |
   +————————————T—————————————————————+——————————————+—————————————————————+
   |Ф.И.О.      |Иванов А.М.          |Номер води—   |1. ХМ 1235652        |
   |            |                     |тельского удо—+—————————————————————+
   |            |                     |стоверения    |2.                   |
   +————————————+                     +——————————————+—————————————————————+
   |Адрес       |г. Кемерово,         |Лицензионная  |Регистрационный номер|
   |            |ул. Пролетарская, 17 |карточка      |N ___________        |
   +————————————+—————————————————————+              |                     |
   |Телефон     |                     |              |                     |
   +————————————+—————————————————————+——————————————+—————————————————————+
   |             Тип, марка           |        Регистрационный знак        |
   +————————————T—————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Автомобиль  |ГАЗ—3302 "Газель"    |М234НУ                              |
   +————————————+—————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Прицеп      |                     |                                    |
   |(полуприцеп)+—————————————————————+————————————————————————————————————+
   |            |                     |                                    |
   +————————————+—————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Водитель по состоянию здоровья    |Автомобиль технически исправен.     |
   |к управлению допущен    здоров    |Выезд разрешен                      |
   |                        ——————    |                                    |
   |   Петров         Петров С.М.     |   Иванов          Иванов А.М.      |
   |——————————— ——————————————————————|———————————— ———————————————————————|
   |  подпись     расшифровка подписи |   подпись     расшифровка подписи  |
   |                                  |                                    |
   |Место для                         |Место для                           |
   | штампа                           |  штампа                            |
   +————————T—————————————————————————+———————T————————————————————————————+
   |        |    Дата (число, месяц, год),    |  Показания спидометра, км  |
   |        |   фактическое время (ч, мин.)   |                            |
   +————————+—————————————————————————————————+————————————————————————————+
   |Выезд   |         03.07.2006 8.00         |           12 506           |
   +————————+—————————————————————————————————+————————————————————————————+
   |Возврат |         03.07.2006 17.00        |           12 606           |
   +————————+—————————————————————————————————+————————————————————————————+
   |              I. Работа водителя и грузового автомобиля                |
   +——————————————————————T————————————————T——————————————————T————————————+
   |       Заказчик       |Маршрут движения|Наименование груза| Расстояние,|
   |(наименование и адрес)+————————T———————+                  |     км     |
   |                      | откуда | куда  |                  |            |
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   |ИП Иванов А.М.        |Склад   |Склад  |         —        |     50     |
   |                      |фирмы   |строй— |                  |            |
   |                      |        |матери—|                  |            |
   |                      |        |алов   |                  |            |
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   |                      |Склад   |Склад  |Вагонка 0,5 см    |     50     |
   |                      |стройма—|фирмы  |                  |            |
   |                      |териалов|       |                  |            |
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   +——————————————————————+————————+———————+——————————————————+————————————+
   |           II. Результаты использования грузового автомобиля           |
   +———————————————————————T—————————————————————————T—————————————————————+
   |   Пробег общий, км    |     Время  в работе,    |      Перевезено     |
   |                       |          ч, мин.        |      грузов,  т     |
   +———————————————————————+—————————————————————————+—————————————————————+
   |          100          |            9            |         0,5         |
   +———————————————————————+—————————————————————————+—————————————————————+
   |                                                           М.П.        |
   |                                                          Иванов       |
   |                                  Предприниматель —————————————————————|
   |                                                          подпись      |
   +————————————————T——————————————————————————————————————————————————————+
   |Особые отметки: |                                                      |
   +—————————————————                                                      |
   +———————————————————————————————————————————————————————————————————————+
   +———————————————————————————————————————————————————————————————————————+
   +———————————————————————————————————————————————————————————————————————+
   L————————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Н.В.Манузина

Аудитор

ООО "КАФ "Корректор"

Подписано в печать

17.07.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——