"Упрощенка", 2006, N 8

КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИМУЩЕСТВА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Когда сотрудники используют личное имущество (автомобиль, компьютер, мобильный телефон) в служебных целях, работодатель обязан им компенсировать затраты. То, что работодатель обязан, сомнений ни у кого не вызывает. А вот как относительно его права учесть выплаченные деньги?

Прежде всего обратимся к правовым нормам Трудового кодекса РФ.

Согласно ст. 164 компенсация - это денежная выплата, возмещающая работнику затраты, связанные с выполнением трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Однако за использование личного имущества, как указано в ст. 188, работник получит компенсацию только при условии, что его действия были согласованы с работодателем (или тот был, по крайней мере, уведомлен) и предприняты в служебных целях, а не в своих интересах или в интересах третьих лиц.

Слово "личное" в данном случае необязательно означает "собственное": работник может, например, и арендовать имущество.

На основании той же ст. 188 размер компенсации оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Что считать расходом?

Иногда компенсации составляют довольно значительную сумму, но нужно иметь в виду, что не все их разрешено включать в расходы, снижающие налоговую базу.

Сначала повторим общие правила налогового учета расходов.

Во-первых, нужно свериться с закрытым перечнем расходов ст. 346.16 НК РФ. Другими словами, списать можно будет расходы только на те цели, которые обозначены в перечне.

Во-вторых, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ необходимо, чтобы все траты были документально подтверждены и экономически обоснованны. И, в-третьих, расходы, указанные в пп. 5, 6, 7, 9 - 21 п. 1 ст. 346.16, должны соответствовать порядку для исчисления налога на прибыль, предусмотренному ст. ст. 254, 255, 263, 264, 268 и 269 НК РФ. Так, в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 сказано, что расходами "упрощенца" являются только компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Примечание. Заметьте: выплаты за использование, например, грузовых автомобилей для "упрощенца" расходами уже не будут!

Что получается? Согласно ст. 188 ТК РФ работодатель обязан возмещать своим сотрудникам затраты на любое личное имущество, эксплуатируемое в служебных целях. При УСН же ему разрешается принимать на расходы лишь транспортные компенсации, да и то не все.

Но и этим дело не ограничивается. Из Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 узнаем: так как суммы за износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт и страхование автомобиля уже вошли в компенсацию, то учесть их в расходах нельзя. (Об этом же говорится в Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690.)

Теперь конкретные цифры. Следуя букве закона, в расходах можно учесть лишь:

- 1200 руб. - за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, 1500 руб. - свыше 2000 куб. см;

- 600 руб. - за мотоциклы.

Нормативы установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и для налогоплательщиков на УСН действуют с 1 января 2003 г.

По поводу сумм, отражаемых в расходах, есть еще одно указание. Из Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 следует, что компенсации начисляются раз в месяц и не зависят от числа календарных дней в месяце. Причем за время, когда сотрудник отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и автомобиль простаивает, выплаты не положены. Таким образом, компенсацию нужно еще скорректировать с учетом отработанных дней.

В Письме уже МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ подробно описывается порядок возмещения затрат. Новая оговорка! Оказывается, компенсация за использование личного транспорта считается экономически обоснованным расходом лишь в случае, если работа сотрудника связана с постоянными разъездами и это отмечено в его должностной инструкции.

А вот документы, которые необходимы для подтверждения расходов:

- приказ руководителя о выплате компенсации;

- соглашение к трудовому договору (либо пункт в самом договоре), в котором прописаны порядок и размер выплат;

- копия техпаспорта транспортного средства;

- путевые листы;

- расходный кассовый ордер.

Остановимся на путевых листах. Каждый бухгалтер знает, что их всегда требуют в налоговой инспекции, когда фирма списывает расходы на содержание служебных автомобилей или на те же компенсации. Итак, путевой лист - это первичный документ, на основании которого определяются зарплата водителям и затраты на бензин.

Но вернемся немного назад. "Упрощенец" учитывает в расходах только компенсацию, обозначенную в соглашении, и к тому же в пределах нормы. Что же выходит? Путевой лист нужен только для начисления зарплаты, а для подтверждения расходов он совсем и не обязателен. Производственный характер поездок можно доказать, ссылаясь на должностные обязанности сотрудника и предъявив приказ руководителя.

Теперь к вопросу о собственности. В Письме МНС четко сказано: то, что легковой автомобиль используется по доверенности, в отношении компенсации ничего не меняет. Следовательно, работодатель по-прежнему совершенно законно может учитывать компенсацию в расходах.

Пример 1. ООО "ВФ" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Основной вид деятельности - оптовая торговля. Товары развозятся на легковом автомобиле Volkswagen Caddy (объем двигателя - 1600 куб. см), принадлежащем А.К. Кравцову. Рассчитаем компенсацию за июль 2006 г. при условии, что пять из 21 рабочего дня А.К. Кравцов находился в отпуске.

Объем автомобильного двигателя - до 2000 куб. см, поэтому ежемесячный размер компенсации будет максимум 1200 руб. Так как июль сотрудник отработал не полностью, ему полагается только 914 руб. [(1200 руб. : 21 раб. дн.) x (21 раб. дн. - 5 раб. дн.)]. Обеспечив подтверждающие документы, эту сумму можно включить в расходы, учитываемые в налоговой базе (табл. 1).

Таблица 1. Фрагмент Книги учета доходов и расходов

ООО "ВФ" за III квартал 2006 года

     
   —————————————————————————————T———————————————————————————————————¬
   |         Регистрация        |               Сумма               |
   +———T——————————T—————————————+———————T——————————T———————T————————+
   | N |   Дата   |  Содержание | Доходы|В т.ч. до—|Расходы|В т.ч.  |
   |п/п|  и номер |   операции  |— всего|ходы, учи—|— всего|расходы,|
   |   |первичного|             |       |тываемые  |       |учиты—  |
   |   | документа|             |       |при исчис—|       |ваемые  |
   |   |          |             |       |лении на— |       |при ис— |
   |   |          |             |       |логовой   |       |числении|
   |   |          |             |       |базы      |       |налого— |
   |   |          |             |       |          |       |вой базы|
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 1 |     2    |      3      |   4   |     5    |   6   |    7   |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 97|РКО N 112 |Выдана       |   —   |     —    |  914  |   914  |
   |   |от        |компенсация  |       |          |       |        |
   |   |31.07.2006|А.К. Кравцову|       |          |       |        |
   |   |          |за           |       |          |       |        |
   |   |          |использование|       |          |       |        |
   |   |          |личного      |       |          |       |        |
   |   |          |транспорта   |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   L———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+—————————
   

Какие будут начисления?

Раз выдаются компенсации, встает вопрос о вычетах. Какие же налоги и взносы следует удержать с работников?

"Упрощенцы" не платят ЕСН (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), поэтому остается НДФЛ, а также взносы на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование от несчастных случаев на производстве.

Начнем с пенсионных взносов. Как и все, "упрощенцы" начисляют и уплачивают их в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". Объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ). ЕСН взимается с выплат физическим лицам (исключая индивидуальных предпринимателей) по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ), но компенсации, которые связаны с выполнением работы и предусмотрены законом, сюда не относятся (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А раз так, то и пенсионными взносами они тоже не облагаются. Однако сильно радоваться не стоит: речь только о суммах в пределах действующих норм. Напомним, это 600, 1200 и 1500 руб.

Примечание. См., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870.

Ограничение объясняется тем, что любые компенсации сверх нормы рассматриваются как выплаты в пользу работника. Аналогично обстоит дело с компенсациями, выдаваемыми за парковку и ремонт машин, за горюче-смазочные материалы, когда по должности работнику не нужно постоянно разъезжать или когда человек находился в отпуске, командировке, на больничном. В этих случаях выплаты облагаются ЕСН, а значит, и страховыми взносами в Пенсионный фонд.

А что если норм на компенсацию за использование какого-то личного имущества нет? Тогда уже рамок не существует: работодатель выплачивает ее, исходя из соглашения к трудовому договору и, получается, никаких пенсионных взносов уже не берет.

Теперь о взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Согласно Правилам такие взносы начисляются на все выплаты, кроме тех, о которых говорится в специальном Перечне. В соответствии с п. 10 Перечня к таким выплатам относится возмещение затрат, которые произвел работник, исполняя служебные обязанности. Поэтому с компенсаций взносы на случай травматизма не берутся.

Примечание. Правила утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, Перечень - Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765.

Что касается НДФЛ, то все виды компенсаций, утвержденные законодательными актами, освобождены от налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами следует позаботиться о документах, подтверждающих компенсационный характер выплат. Например, оплачивая бухгалтеру подписку на профильные издания, этот факт нужно отразить в коллективном или трудовом договоре и в приказе по организации.

Вместе с тем, если руководствоваться Письмом УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870, на которое мы ссылались чуть раньше, положение статьи справедливо только для сумм, не превышающих нормы. Хорошо, что в этом вопросе у налогоплательщиков нашлись сторонники.

ФАС Уральского округа предъявил следующие аргументы (Постановление от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК).

1. Нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, относящиеся к обложению НДФЛ, законодательством не установлены. А согласно ст. 188 ТК РФ размер таких компенсаций определяется сторонами трудового договора.

2. Ссылка налоговиков на нормы, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н, необоснованна, так как данные нормы установлены исключительно для расчета налога на прибыль и, следовательно, трудовых отношений не касаются.

Кстати, на последний аргумент опирался и ВАС РФ, изложив его более развернуто (Решение от 26.01.2005 N 16141/04 о нормировании командировочных расходов для НДФЛ). Когда нужно указать, что положения по одному налогу применимы к другому, законодатель использует юридический прием - прямую отсылку. В ст. 217 НК РФ подобная отсылка к гл. 25 отсутствует. Действовать же по аналогии запрещается, иначе это противоречило бы ст. 3 НК РФ, согласно которой законодательные акты должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке платить. Если же в законе допущены неустранимые противоречия, они должны всегда трактоваться в пользу налогоплательщика.

На заметку. Облагаются ли НДФЛ компенсации за пользование телефоном?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ оплата работнику телефонных переговоров, в частности по сотовой связи, не включается в его налоговую базу, если переговоры носили служебный характер. Так ли происходило на самом деле, необходимо подтвердить, например, договорами на предоставление услуг связи, детализованными телефонными счетами, где были бы перечислены абоненты, с приложением документов, доказывающих партнерские отношения (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870).

Выход найден!

Мы видим, что размеры компенсации, которые "упрощенец" может учесть, никак не соответствуют реальной ситуации. Нормы, принятые в 2002 г., из-за инфляции давно устарели. Что сейчас эти 1500 руб., когда ежемесячный расход лишь на бензин для одного автомобиля, используемого для доставки товаров, составляет порядка 15 000 руб.! Вдобавок ко всему деньги-то фирма возмещает, а учесть - так не имеет права. Нельзя ли что-нибудь предпринять?

Давайте посмотрим, что изменится, если фирма заключит со своим сотрудником договор аренды его транспортного средства (без экипажа). Для этого человеку не нужно регистрироваться в качестве ПБОЮЛ - требуется лишь, чтобы автомашина находилась в его собственности (ст. 608 ГК РФ). Правда, и без этого можно стать арендодателем, сдав имущество в субаренду с согласия его владельца.

Расходы по договору аренды

Обычно арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного имущества (ст. 616 ГК РФ). Разумеется, если иное не предусмотрено какими-то правовыми актами или договором аренды. Арендатор же обязан поддерживать полученное имущество в исправности и отвечать за его эксплуатацию.

Таким образом, если в договоре указано, что все расходы по содержанию арендованного имущества ложатся на арендатора, он может их полностью учитывать в налоговой базе, и здесь путевые листы уже обязательно потребуются.

Примечание. Такая точка зрения поддерживается Минфином России (Письмо от 01.02.2006 N 03-11-04/2/24).

Налогообложение выплат по договору аренды

Выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в собственность или в пользование, а также на передачу иных имущественных прав, ЕСН не облагаются (п. 1 ст. 236 НК РФ). Значит, на суммы, причитающиеся работникам по договорам аренды их личного имущества, начислять пенсионные взносы не нужно. То же самое относится и к взносам на случай травматизма.

Примечание. См. п. 22 Перечня, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765.

А вот с НДФЛ будет по-иному. В соответствии со ст. ст. 208 и 209 НК РФ он уплачивается с доходов от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в России. "Упрощенцы" являются налоговыми агентами по НДФЛ и, согласно ст. 226 НК РФ, выплачивая доходы, обязаны его исчислять, удерживать и перечислять в бюджет. Исключение составляют доходы, указанные в ст. ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ, но арендной платы в этих списках нет.

Итак, организация, рассчитываясь по договору аренды с физическим лицом, которое не является предпринимателем, обязана удержать с него НДФЛ и внести в бюджет, а затем отчитаться в налоговой инспекции по форме 2-НДФЛ в установленном порядке.

Примечание. Об этом говорится и в Письме УФНС России от 17.10.2005 N 28-11/74682.

Вопрос о НДФЛ отпадет, если заключить не договор аренды, а договор безвозмездного пользования (кроме пункта об оплате, они ничем не отличаются).

Пример 2. ООО "ПРС" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Его работник А.П. Ганин использует свой личный транспорт (ВАЗ-2112 с объемом двигателя 1500 куб. см) в служебных целях.

Рассмотрим налоговый учет расходов в июле 2006 г. при двух вариантах:

1) с работником заключено дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее ежемесячную компенсацию 4000 руб. и еженедельную выдачу 500 руб. на бензин;

2) с работником заключен договор аренды транспортного средства (без экипажа), согласно которому все текущие расходы на транспортное средство (страхование, техобслуживание, горюче-смазочные материалы и т.д.) несет арендатор.

Вариант 1. Компенсация (4000 руб. в месяц) выплачивается в последний день месяца, 31 июля, а деньги на бензин (500 руб. в неделю) - по понедельникам - 3, 10, 17, 24 и 31 июля.

Посмотрим, какие суммы ООО "ПРС" следует учесть при расчете единого налога. "Упрощенец" вправе включить компенсацию в расходы только в пределах норм. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см это 1200 руб. Так как в компенсации уже учтены расходы на ГСМ, фирма не может внести в расходы стоимость талонов на бензин. Заполним Книгу учета доходов и расходов (табл. 2).

Таблица 2. Фрагмент Книги учета доходов и расходов

ООО "ПРС" за III квартал 2006 года (вариант 1)

     
   —————————————————————————————T———————————————————————————————————¬
   |         Регистрация        |               Сумма               |
   +———T——————————T—————————————+———————T——————————T———————T————————+
   | N |   Дата   | Содержание  | Доходы|В т.ч. до—|Расходы|В т.ч.  |
   |п/п|  и номер |  операции   |— всего|ходы, учи—|— всего|расходы,|
   |   |первичного|             |       |тываемые  |       |учиты—  |
   |   | документа|             |       |при исчис—|       |ваемые  |
   |   |          |             |       |лении на— |       |при ис— |
   |   |          |             |       |логовой   |       |числении|
   |   |          |             |       |базы      |       |налого— |
   |   |          |             |       |          |       |вой базы|
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 1 |     2    |      3      |   4   |     5    |   6   |    7   |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 13|РКО N 143 |Выданы       |   —   |     —    |   500 |    —   |
   |   |от        |деньги       |       |          |       |        |
   |   |03.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |на ГСМ       |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 26|РКО N 155 |Выданы       |   —   |     —    |   500 |    —   |
   |   |от        |деньги       |       |          |       |        |
   |   |10.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |на ГСМ       |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 39|РКО N 170 |Выданы       |   —   |     —    |   500 |    —   |
   |   |от        |деньги       |       |          |       |        |
   |   |17.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |на ГСМ       |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 55|РКО N 186 |Выданы       |   —   |     —    |   500 |    —   |
   |   |от        |деньги       |       |          |       |        |
   |   |24.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |на ГСМ       |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 69|РКО N 215 |Выдана       |   —   |     —    |  4000 |  1200  |
   |   |от        |компенсация  |       |          |       |        |
   |   |31.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |за           |       |          |       |        |
   |   |          |использование|       |          |       |        |
   |   |          |личного      |       |          |       |        |
   |   |          |транспорта   |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 70|РКО N 215 |Выданы       |   —   |     —    |   500 |    —   |
   |   |от        |деньги       |       |          |       |        |
   |   |31.07.2006|А.П. Ганину  |       |          |       |        |
   |   |          |на ГСМ       |       |          |       |        |
   +———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...   |     ...     |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   L———+——————————+—————————————+———————+——————————+———————+—————————
   

Мы видим, что фактические расходы за июль у ООО "ПРС" составили 6500 руб., а учесть оно сможет лишь 1200 руб.

Не забываем о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Их уплачивают с надбавки к установленной законом компенсации. В нашем случае это 2800 руб. (4000 руб. - 1200 руб.). Таким образом, фирма должна перечислить пенсионные взносы в сумме 392 руб. (2800 руб. x 14%).

Вариант 2. Арендная плата (4000 руб.), как и компенсация, выдается в последний день месяца, 31 июля, талоны на бензин (по 500 руб.) - 3, 10, 14, 24 и 28 июля.

Дополнительные сведения для учета

4, 11, 15, 25 и 31 июля Ганин передает в бухгалтерию корешки использованных талонов и кассовые чеки.

20 июля производится техосмотр арендованного автомобиля. Стоимость техосмотра составила 1500 руб. Ежедневно заполняется путевой лист, подтверждающий расход бензина (образец - на с. 58).

Заполним Книгу учета доходов и расходов (табл. 3).

Таблица 3. Фрагмент Книги учета доходов и расходов

ООО "ПРС" за III квартал 2006 года (вариант 2)

     
   —————————————————————————————T———————————————————————————————————¬
   |         Регистрация        |               Сумма               |
   +———T———————————T————————————+———————T——————————T———————T————————+
   | N |    Дата   | Содержание | Доходы|В т.ч. до—|Расходы|В т.ч.  |
   |п/п|  и номер  |  операции  |— всего|ходы, учи—|— всего|расходы,|
   |   | первичного|            |       |тываемые  |       |учиты—  |
   |   | документа |            |       |при исчис—|       |ваемые  |
   |   |           |            |       |лении на— |       |при ис— |
   |   |           |            |       |логовой   |       |числении|
   |   |           |            |       |базы      |       |налого— |
   |   |           |            |       |          |       |вой базы|
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 1 |     2     |      3     |   4   |     5    |   6   |    7   |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 13|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |   500 |   500  |
   |   |N 219 от   |арендованное|       |          |       |        |
   |   |04.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство    |       |          |       |        |
   |   |           |(на бензин) |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 26|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |   500 |   500  |
   |   |N 535 от   |арендованное|       |          |       |        |
   |   |11.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство    |       |          |       |        |
   |   |           |(на бензин) |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 39|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |   500 |   500  |
   |   |N 700 от   |арендованное|       |          |       |        |
   |   |18.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство    |       |          |       |        |
   |   |           |(на бензин) |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 42|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |  1500 |  1500  |
   |   |N 111 от   |арендованное|       |          |       |        |
   |   |20.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство (на|       |          |       |        |
   |   |           |техосмотр)  |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 55|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |   500 |   500  |
   |   |N 979 от   |арендованное|       |          |       |        |
   |   |25.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство    |       |          |       |        |
   |   |           |(на бензин) |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 69|РКО N 215  |Выдана      |   —   |     —    |  4000 |  4000  |
   |   |от         |арендная    |       |          |       |        |
   |   |31.07.2006 |плата       |       |          |       |        |
   |   |           |А.П. Ганину |       |          |       |        |
   |   |           |по договору |       |          |       |        |
   |   |           |аренды N 1  |       |          |       |        |
   |   |           |от          |       |          |       |        |
   |   |           |23.06.2006  |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   | 70|Чек ККМ    |Расход на   |   —   |     —    |   500 |   500  |
   |   |N 1116 от  |арендованное|       |          |       |        |
   |   |31.07.2006 |транспортное|       |          |       |        |
   |   |           |средство    |       |          |       |        |
   |   |           |(на бензин) |       |          |       |        |
   +———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+————————+
   |...|    ...    |     ...    |  ...  |    ...   |  ...  |   ...  |
   L———+———————————+————————————+———————+——————————+———————+—————————
   

Какой результат в этом случае? Все расходы - 8000 руб. - ООО "ПРС" вправе учесть, определяя единый налог, при условии документального подтверждения всех затрат и их экономической обоснованности. Как налоговый агент фирма обязана удержать и уплатить в бюджет НДФЛ в размере 520 руб. (4000 руб. x 13%) с арендной платы, выплачиваемой Ганину, а также по итогам года представить в налоговый орган справку о его доходах по форме 2-НДФЛ. Компенсации как расходы на оплату труда Есть еще один путь. Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе включать в расходы оплату труда, а также оплату пособий по временной нетрудоспособности в размере, предусмотренном законодательством РФ. А как мы уже говорили, к учету некоторых расходов, указанных в ст. 346.16 НК РФ, применим порядок для исчисления налога на прибыль организаций. Расход на оплату труда - один из таких, и согласно ст. 255 НК РФ к нему относятся любые начисления работникам в денежной и натуральной формах, в том числе и компенсации, зависящие от режима работы или условий труда. Таким образом, обеспечив доказательства компенсационного характера выплат, работодатель сможет их учесть в налоговой базе. Для этого потребуется коллективный или трудовой договор (либо соглашение к нему), где прописаны порядок выдачи и размеры компенсаций, приказ руководителя организации, платежные ведомости и документы, подтверждающие служебное использование имущества. Оформляем путевой лист Путевой лист обязательно пригодится, если фирма на УСН заключила с сотрудником договор аренды либо все компенсационные отчисления решено списывать на расходы по оплате труда. При учете же нормированных компенсаций он является абсолютной гарантией, что никаких разногласий с налоговиками не будет. Как заполнять путевые листы, интересует многих, поэтому остановимся на этом подробно. Возьмем наиболее распространенную форму N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая согласно Письму Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 установлена для всех юридических лиц, эксплуатирующих грузовые, легковые (в том числе служебные), специализированные автомашины и такси. Примечание. Форма N 3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином, Минэкономики и Минтрансом России. Однако после публикации Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 ее используют в основном специализированные автотранспортные предприятия. Остальные могут разработать собственный бланк - главное, чтобы в нем были такие реквизиты: - наименование документа; - дата составления; - наименование организации; - содержание хозяйственной операции; - показатели хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименования должностей лиц, ответственных за хозяйственную операцию и ее оформление; - подписи водителя и ответственных лиц. И поскольку это все-таки бланк "подорожной", следует обязательно предусмотреть поле для сведений о движении автомобиля. По мнению Росстата, путевой лист должен выдаваться на один день (смену) и лишь в случае командировки, когда на задание уходит больше суток (смены), - на более длительный срок. Но Минфин и здесь внес поправку. В Письме N 03-03-04/1/129 сказано, что первичные документы нужно составлять так, чтобы они позволяли судить об обоснованности расхода. Если путевой лист, выдаваемый на месяц, удобен для учета отработанного времени и горюче-смазочных материалов, то он может рассматриваться как подтверждающий документ. Вернемся к форме N 3. Как указывает Росстат, ее нужно заполнять полностью. Помимо общих сведений об организации сюда вносятся данные из техпаспорта на автомобиль, отметки о его исправности, маршруте, приемке, показания спидометра и датчика топлива. Чтобы списать затраты на бензин, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки, талоны или прочие равнозначные им документы. Бланки хранятся в организации и по мере заполнения передаются под расписку заведующему гаражом, механику, диспетчеру. Пример 3. Ф.П. Кукушкин числится водителем в ООО "Лаборатория N 1", расположенном по адресу: Москва, ул. Лесная, д. 3/1 (телефон (495) 765-34-23). Работодатель заключил с Кукушкиным договор аренды принадлежащего ему транспортного средства (без экипажа) - автомобиля ВАЗ-2112 с регистрационным номером К123НМ90. Опишем последовательность оформления путевого листа (дата - 5 июля 2006 г.). Дата выдачи путевого листа (число, месяц, год) должна соответствовать дате его регистрации в диспетчерском журнале. Государственный и гаражный номера, модель и грузоподъемность автомобиля, прицепа и полуприцепа, выпускаемых на линию, берутся из техпаспорта; Ф.И.О. водителя и его табельный номер - из внутренних документов фирмы. Лицензионная карточка на автомобиль выдается транспортной инспекцией к лицензии на ведение деятельности. Из транспортных услуг сейчас лицензируются только перевозки более восьми пассажиров на специально оборудованном транспорте, за исключением случая, если это предпринимается для собственных нужд. В нашем примере лицензионной карточки нет. Примечание. См. Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности". Механик контрольно-пропускного пункта или уполномоченное лицо записывают дату (ставят штамп), время выезда на линию и показания спидометра, а затем расписываются, заверяя исправность автомобиля. В разделе "Задание водителю" указывается, в чьем распоряжении находится автомобиль (у нас это ООО "Лаборатория N 1"), время прибытия в пункты погрузки и разгрузки, наименование груза и количество в тоннах. Данные заносятся в соответствии с заявкой (договором, разовым заказом) и графиком работы водителя. Диспетчер или уполномоченное лицо подтверждают своей подписью записи в путевом листе и наличие водительского удостоверения, а водитель - что автомобиль исправен и задание получено. В разделе "Движение горючего" указываются марка, код и количество бензина, рассчитанного по норме для выполнения задания, а непосредственно при выезде водителя на линию - количество залитого бензина или серии и номера талонов для заправки. После возвращения машины диспетчер отмечает время приезда, а механик - показания спидометра, техническое состояние, остаток в топливном баке, и оба расписываются. Заполненный путевой лист показан на с. 58. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампа организации 01 35 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N ------- ———— серия

05 июля 06

"--" --------- 20-- г.

     
                                                            —————————¬
                                                            |  Коды  |
                                                            +————————+
               ООО "Лаборатория N 1"          Форма по ОКУД |0345001 |
               Москва, ул. Лесная, д. 3/1,                  +————————+
   Организация ————————————————————————————————————— по ОКПО| 5265452|
                наименование, адрес, номер телефона         L—————————
   

(495) 7653423

     
   —————————————————————————————————————————————————
   

ВАЗ 2112 ---------¬ Марка автомобиля --------------------------------------- ¦ ¦ К123НМ90 +--------+ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ 2 ¦ Кукушкин Ф.П. +--------+ Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ 3 ¦ фамилия, имя, отчество L------- ———— 50 МО N 212193 В Удостоверение N ------------------- Класс ------------- ———— -стандартная,-ограниченная- Лицензионная карточка ----------------------- ———— ненужное зачеркнуть - - - Регистрационный N --------------- Серия --------- N ------ ———— Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ¦ ООО "Лаборатория N 1"¦ -------¬ В распоряжение -------------------¦ Показание спидометра, км ¦12 000¦ наименование ¦ Выезд разрешаю L----- ———— ¦ Воробьев Воробьев

     
                          ——————————¬| Механик ———————— ——————————————
   

______________________ L----------¦ подпись расшифровка

организация ¦ подписи

Москва, ул. Лесная ¦ Автомобиль в технически

Адрес подачи ---------------------¦ исправном состоянии принял

д. 3/1 ¦ Кукушкин Кукушкин

     
   ——————————————————————————————————| Водитель ———————— —————————————
   

__________________________________¦ подпись расшифровка

¦ подписи

     
                       —————————————¬|
   Время выезда из     | 9 ч 00 мин.||           ———————————T———————¬
   гаража, ч, мин.     L—————————————| Горючее   |  марка   |  код  |
                                     |           +——————————+———————+
                                     |           |   АИ—95  |   22  |
   Диспетчер— Сорокин     Сорокин    |           L——————————+————————
   

нарядчик ------- ---------------¦ Движение горючего

подпись расшифровка ¦ ------------¬

подписи ¦ ¦количество,¦

     
                       —————————————¬|                  |     л     |
   Время возвращения в |17 ч 55 мин.|+——————————————————+———————————+
   гараж, ч, мин.      L—————————————|     Выдано:      |           |
                                     | по заправочному  +———————————+
                                     |         5        |     40    |
   Диспетчер— Сорокин     Сорокин    | листу N —————————|           |
   нарядчик   ——————— ———————————————+——————————————————+———————————+
              подпись   расшифровка  | Остаток:         |           |
                          подписи    |       при выезде +———————————+
                                     |                  |      9    |
   __________________________________|  при возвращении +———————————+
                                     |                  |     31    |
   Опоздания,  ожидания,   простои  в| Расход: по норме +———————————+
                                     |                  |     31    |
   пути, заезды  в  гараж  и   прочие|      фактический +———————————+
           Обед с 12.00 до 13.00     |                  |     —     |
   отметки ——————————————————————————| Экономия         +———————————+
                                     |                  |     —     |
   __________________________________| Перерасход       L————————————
   

__________________________________¦ __________________________________¦ Автомобиль принял. Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- ¦ щении в гараж, км --------¬ ¦ ¦ 12 245¦ Автомобиль ¦ L------ ———— сдал Кукушкин Кукушкин ¦ Воробьев Воробьев водитель -------- ----------------¦ Механик -------- ------------ ———— подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка

М.П. подписи ¦ подписи

Н.Н.Григорьева

Эксперт журнала "Упрощенка"

Подписано в печать

12.07.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——