"Аудиторские ведомости", 2006, N 7

ПОРЯДОК СИСТЕМАТИЗАЦИИ, ХРАНЕНИЯ

И УНИЧТОЖЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерский учет связан с оформлением множества документов. В статье показано, как правильно систематизировать учетные документы, каковы условия и порядок их хранения, сколько лет организация обязана хранить бухгалтерские документы.

Действующим законодательством установлены общие правила формирования, оформления и хранения документов в бухгалтерии.

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила). Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации. Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Причем организация вправе разработать общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуры дел по структурным подразделениям. Следовательно, бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, так как он отвечает за ведение бухгалтерского учета в организации. Номенклатура дел бухгалтерии подписывается главным бухгалтером и согласовывается с лицом, ответственным за архив.

Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации и утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения, в том числе бухгалтерия, получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. В ней предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все участки учета и вопросы деятельности организации.

Номенклатура дел бухгалтерии должна включать следующие разделы.

1. Индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах бухгалтерии. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 02-03, где 02 - индекс бухгалтерии (иного структурного подразделения), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например приказы по основной деятельности должны иметь индексы 02-03, 03-03, 04-03 и т.д.

2. Заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих бухгалтерские балансы и отчеты. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому счету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного планом счетов бухгалтерского учета.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке папки неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т.п., а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления папок документов. В названии папки целесообразно предусмотреть период, за который систематизированы документы (например, авансовые отчеты за январь 200_ г., I квартал 200_ г.), что облегчает их поиск.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия папки употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в папке, например "Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости, табуляграммы)".

При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Решением Росархива от 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003 (далее - Перечень).

3. Количество дел (папок). Раздел заполняется по окончании календарного года. Бухгалтер указывает общее количество папок, в которых систематизированы определенные учетные документы. Например, отчеты кассира за год могут систематизироваться за каждый месяц, квартал или по полугодиям. Поэтому к концу года в наличии папки документов окажутся в количестве 12, 4 или 2 соответственно.

4. Срок хранения дела. Устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет.

5. Примечание. Проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Пример оформления номенклатуры дел бухгалтерии показан ниже.

Наименование организации

Бухгалтерия

Номенклатура дел

__________ N ______

___________________

(место составления)

На ________ год

     
   ————————T——————————————T———————T——————————————————————T——————————¬
   | Индекс|Заголовок дела| Кол—во|     Срок хранения    |Примечание|
   |  дела |              |ед. хр.| и N статей по перечню|          |
   +———————+——————————————+———————+——————————————————————+——————————+
   |   1   |       2      |   3   |           4          |     5    |
   +———————+——————————————+———————+——————————————————————+——————————+
   |                           Бухгалтерия                          |
   +———————T——————————————T———————T——————————————————————T——————————+
   | 06—05 |Бухгалтерские |   1   |Постоянно             |     —    |
   |       |балансы и     |       |N статьи по перечню   |          |
   |       |отчеты годовые|       |типовых управленческих|          |
   |       |              |       |документов 135б)      |          |
   L———————+——————————————+———————+——————————————————————+———————————
   

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано (при наличии экспертной комиссии (ЭК) бухгалтерии)

Протокол ЭК бухгалтерии

от __________ N ______

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Каждый бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Группировка исполненных документов в дела называется формированием бухгалтерских документов.

В п. 6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) приводятся требования к комплектации первичных учетных документов. Документы должны быть систематизированы за текущий месяц. Бухгалтеру следует проверить наличие всех бухгалтерских документов за текущий месяц. Наличие всех документов может быть установлено по номерам документов. Документы группируются по месяцам, но могут группироваться и за квартал, полугодие или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Для облегчения поиска документов могут делаться помесячные закладки.

Документы должны относиться к определенному учетному регистру. Первичные учетные документы обрабатываются путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета в соответствующем регистре учета. Группировка первичных документов осуществляется применительно к учетному регистру по определенному счету. Так, следует отдельно комплектовать отчеты кассира, выписки банка с расчетного, валютного и прочих счетов в банках, авансовые отчеты, накладные, счета-фактуры, акты и пр. Соединение в одну группу различных первичных документов за текущий месяц является типичным нарушением.

Применение первичных учетных документов для целей бухгалтерского и налогового учета не влияет на их систематизацию. Каждая папка с первичными учетными документами оформляется согласно номенклатуре дел, имеет свой индекс, заголовок, период группировки документов. В зависимости от объема документов учетные регистры могут комплектоваться отдельно или по счетам бухгалтерского учета.

Документы должны комплектоваться в хронологическом порядке. Бухгалтеру необходимо соблюдать даты группировки документов. Каждый обработанный документ подшивается в свою папку в соответствии с номенклатурой дел. Следовательно, должен соблюдаться принцип - от раннего документа к более позднему. В хронологической последовательности операции должны регистрироваться в учетных регистрах. Хронологию можно также проследить по номерам документов или переходящим остаткам по счетам бухгалтерского учета. Например, несоответствие входящего сальдо последующей выписки банка и исходящего сальдо предыдущей выписки банка может свидетельствовать об отсутствии выписки банка.

Кроме того, при систематизации бухгалтерских документов необходимо обратить внимание на соблюдение дополнительных правил, установленных Основными правилами. Именно эти требования бухгалтеры часто не соблюдают на практике. В папку-дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов или черновые записи. Учетные документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Это связано с соблюдением сроков хранения документов. В дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа.

В папку должны группироваться учетные документы одного календарного года. Нельзя комплектовать документы за несколько лет. Исключение составляют, в частности, переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

Дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке. Этот порядок в большей степени относится к переписке, документам о взаимных расчетах и пр. Входящие документы группируются по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Целесообразно документ-ответ помещать за документом-запросом. Можно группировать документы по контрагентам.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Например, к авансовым отчетам прилагаются документы, на основании которых они составлены. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы рекомендуется группировать отдельно от их проектов.

Как правило, в небольших организациях бухгалтеру приходится контролировать порядок оформления организационно-распорядительной документации и документов по учету кадров. Отдельные приказы, распоряжения имеют непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Следовательно, приказ об утверждении учетной политики должен комплектоваться отдельно вместе с приложениями - рабочим планом счетов, формами учетных документов, положениями о порядке инвентаризации, документооборота, контроля. Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Причем приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Документы в личных делах работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. На каждого работника заводится личное дело. Личные дела систематизируются по алфавитному принципу. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Условия и порядок хранения

бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Об этом сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Согласно п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. В то же время в п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ). Сумма штрафа может быть установлена в размере от 20 до 30 МРОТ.

С целью создания условий для хранения учетных документов в организации создается архив. Право на создание архива в организации предусмотрено п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Папки с документами, передаваемыми в архив, должны оформляться. Для хранения документов в архиве должны соблюдаться условия хранения, которые предусмотрены Основными правилами.

В п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете предусмотрены общие требования к выдаче учетных документов из архива. В частности, отмечается, что выдача учетных документов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Пунктом 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Сроки хранения учетных документов предусмотрены Перечнем, в котором эти документы детализированы по их видам. Заметим, что Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень построен по функциональному принципу, в него входят разделы, отражающие основные направления деятельности организации. Сроки хранения предусмотрены для документов:

- отражающих распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления;

- раскрывающих планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение;

- по трудоустройству, организации, нормированию и оплате труда, тарификации, охране труда;

- по работе с кадрами;

- по материально-техническому обеспечению деятельности и организации хранения материальных ценностей;

- по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций и пр.

Сроки хранения документов, содержащиеся в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Организации вправе применять указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками комплектования архивов. Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (годовые бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить документы постоянного срока не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня). К таким документам относятся:

- сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;

- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;

- документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;

- паспорта сделок;

- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Лицевые счета работников должны храниться 75 лет. Они относятся к документам с длительным сроком хранения.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 г., началось с 1 января 2006 г.

Отбор бухгалтерских документов

для хранения и уничтожения

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой руководитель организации утверждает своим приказом. Экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, отбирает документы на хранение и передачу в архив. В комиссию включаются наиболее квалифицированные специалисты, которые способны оценить важность документов. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководящих работников организации.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета), временное хранение, описываются. Описи должны утверждаться руководителем организации. При отборе документов, являющихся источником комплектования государственного, муниципального архива, экспертная комиссия руководствуется нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Документы, срок хранения которых истек, следует уничтожить.

Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, отбирает документы для уничтожения. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Оформление папок документов в АО

Для акционерных обществ (далее - АО) предусмотрены особые правила оформления папок учетных документов. Так, в п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ (в ред. от 07.08.2001 N 120-ФЗ) "Об акционерных обществах" указано, что общество хранит документы в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, распространяется в том числе на бухгалтерские документы открытых и закрытых АО. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества (п. 3.5 Постановления N 03-33/пс).

Основные условия хранения учетных документов должны быть созданы руководителем АО (п. 3.6 Постановления N 03-33/пс). Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях и располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия ящика (шкафа) должен быть составлен акт. Вскрытие осуществляет лицо (лица), уполномоченное на такое вскрытие.

Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах (п. 3.2 Постановления N 03-33/пс). Хранению подлежат подлинники документов. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа должен быть составлен акт с указанием причины утраты или повреждения. Этот акт прикладывается к копии документа и подлежит хранению вместе с ней. Акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден руководителем АО. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности акт также подписывается главным бухгалтером (п. 3.4 Постановления N 03-33/пс).

Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале (п. 3.3 Постановления N 03-33/пс). Выдача документов АО для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику организации, который должен быть уполномочен обществом на получение документов общества (п. 3.8 Постановления N 03-33/пс). Этот сотрудник должен состоять в трудовых или гражданско-правовых отношениях с АО. Документы выдаются с разрешения руководителя или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам АО на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

При хранении учетных документов в АО должны соблюдаться следующие сроки хранения:

     
   —————————————————————————————————————————————————T———————————————¬
   |             Наименование документов            | Сроки хранения|
   L————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

Документы бухгалтерского учета Не менее 5 лет

Отчеты независимых оценщиков Не менее 5 лет

Документы бухгалтерской отчетности:

сводной (консолидированной) годовой Постоянно

годовой Постоянно

квартальной Не менее 5 лет

месячной Не менее 1 года

Для месячной отчетности, на наш взгляд, следует применять 5-летний срок хранения, чтобы не противоречить Закону N 129-ФЗ.

Н.В.Парушина

Аудиторская фирма "УКАП"

г. Орел

Подписано в печать

16.06.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——