"Учет. Налоги. Право", 2006, N 20

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД НАЛОГАМИ НЕ ОБЛАГАЮТСЯ

(независимо от того, на каком основании выдаются

проездные билеты)

Оплата проезда сотрудников может мотивироваться несколькими фактами. Один из самых распространенных вариантов - это когда работа сотрудника носит разъездной характер. Но организация может оплатить транспортные расходы сотрудников, даже если их работа и не связана с разъездами. Достаточно прописать такой элемент оплаты труда в трудовых и (или) коллективных договорах.

Недавно Минфин России разъяснил порядок налогообложения компенсации стоимости проездных билетов в том случае, когда работа сотрудника связана с разъездами (Письмо от 04.05.2006 N 03-05-01-04/112) <*>. Специалисты Минфина сказали, что такие выплаты не облагаются ЕСН и НДФЛ.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Опубликовано в приложении "Официальные документы" N 20, 2006.

Мы же рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет всех вариантов оплаты проезда в зависимости от того, на каком основании она производится и с учетом того, покупает ли проездные билеты организация сама или же возмещает работникам их стоимость.

Если организация сама выдает сотрудникам проездные билеты, то сначала она должна их купить. В бухучете это отразится так:

Дебет 71 Кредит 50-1

- выданы из кассы средства подотчетному лицу на покупку проездных билетов;

Дебет 50-3 Кредит 71

- оприходованы проездные билеты.

Купленные билеты хранятся в кассе, а кассир по мере необходимости выдает их сотрудникам. Обратите внимание: бухгалтерский учет покупки и выдачи проездных не зависит от того, на каком основании они выдаются (в связи с разъездным характером работы сотрудников или же из-за того, что оплата проезда входит в соцпакет работников):

Дебет 71 Кредит 50-3

- предоставлены билеты сотрудникам для поездок.

После того как проездные билеты будут использованы, сотрудники обязаны вернуть их в кассу:

Дебет 50-3 Кредит 71

- возвращены использованные билеты.

Только после этого бухгалтер может списать их стоимость на расходы. Если билеты выдавались в связи с разъездным характером работы, их стоимость списывается на счет 20, если же на основании того, что оплата проезда заложена в соцпакете, - на счет 91-2:

Дебет 26 Кредит 50-3

- списана стоимость использованных проездных билетов по окончании срока их действия

или

Дебет 91-2 Кредит 50-3

- списана стоимость проездных билетов в прочие внереализационные расходы;

Дебет 70 Кредит 68

- удержан НДФЛ со стоимости выданного сотруднику проездного.

Если работодатель выплачивает компенсацию за проезд, то в бухгалтерском учете она отражается так:

Дебет (26, 44, 91-2) Кредит 73

- отражены расходы по компенсации сотрудникам стоимости проездных билетов;

Дебет 73 Кредит 50-1

- компенсирована сотрудникам стоимость проездных билетов.

При выплате компенсации, входящей в соцпакет, бухгалтер должен удержать НДФЛ.

Налог на прибыль. Для работодателя нет никакой разницы, кому возмещать расходы - разъездному работнику или другим сотрудникам в рамках социального пакета. В любом случае на сумму расхода можно уменьшить облагаемую налогом прибыль.

В первом случае расход будет связан с производством и реализацией (п. 1 ст. 253 НК РФ). Его экономическую целесообразность подтвердят приказ руководителя организации с указанием лиц, которым оплачиваются проездные в связи с их трудовыми обязанностями, а также должностные инструкции и служебные задания (с отчетами об их выполнении). Во втором случае оплата проезда будет включаться в расходы на основании трудовых (коллективных) договоров (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ).

ЕСН. При оплате транспортных расходов эта сумма включается в базу по ЕСН, только если компенсация проезда или раздача проездных прописана в трудовых (коллективных) договорах (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 1 ст. 237 НК РФ).

Если же проезд оплачивается в связи с производственной необходимостью, то ЕСН не возникает. Выдача проездных билетов не может считаться натуральной оплатой труда, так как произведена не в интересах работника (ст. 237 НК РФ). Компенсация оплаты проезда также не подлежит обложению ЕСН. Ведь она не относится к выплатам в пользу работника, а производится на основании требований трудового законодательства (ст. 238 НК РФ, ст. ст. 22, 164 ТК РФ).

НДФЛ можно не удерживать, когда у сотрудника разъездная работа. Дело в том, что объектом обложения признается доход (экономическая выгода), а при получении компенсации сотрудник получает обратно то, что истратил. Соответственно, никакого дохода у него нет (ст. ст. 41, 209, п. 3 ст. 217 НК РФ). Не нужно удерживать НДФЛ и при выдаче сотруднику проездного билета. В этом случае у работника также не возникает дохода. А вот со стоимости проезда, оплаченного на основании соцпакета, НДФЛ удержать придется (п. 1 ст. 210 НК РФ).

С.Князева

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

26.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——