"Современный бухучет", 2006, N 6

МЕТОДЫ БУХГАЛТЕРСКОГО И ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

СИСТЕМЫ СБЫТА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Процедура бухгалтерского контроля (за рубежом принято использовать термин "контроллинг") пронизывает все стадии процессов сбыта - от получения заказа на изготовление определенной продукции до погашения дебиторской задолженности после ее отгрузки заказчику (на условиях коммерческого кредита). Представленная в статье методология контроллинга позволит грамотно планировать, организовывать и управлять движением материальных, финансовых и информационных потоков в процессе сбыта в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя.

Под контроллингом сбыта готовой продукции в широком смысле следует понимать комплекс процедур планирования и финансово-бухгалтерского контроля процессов продвижения готовой продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции к отправке покупателям, отгрузка продукции на транспортное средство и транспортировка к месту продажи или назначения) и проведения расчетов за нее (установление условий и осуществление процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию). В процессе контроллинга обеспечивается гарантия реализации экономического интереса производителя (получение предпринимательской прибыли) на основе удовлетворения платежеспособного спроса потребителей. Грамотно организованная система контроллинга процессов реализации способна обеспечить конкурентоспособность предприятия. Контроллинг процедур реализации включает следующие стадии: преддоговорная работа, подготовка и заключение договора поставки, исполнение договора.

Преддоговорная работа

Получение заказов на поставку продукции

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются по определенному критерию рыночного сегментирования. При этом заказы, поступившие от субъектов рынка, устанавливающих хозяйственные связи с организацией впервые, группируются отдельно. При получении заказов соответствующим должностным лицом (например, начальником бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта) осуществляется контроль наличия:

- разборчивой подписи и указания должности (полномочий) лица, составившего документ (заказ);

- четкого оттиска печати организации-заказчика;

- точного (четкого) указания юридического адреса и банковских реквизитов заказчика;

- конкретности (достаточной определенности) намерений заказчика, выраженной во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки и т.д.);

- достаточной определенности намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия к исполнению;

- обращения к конкретному юридическому лицу - потенциальному исполнителю заказа (в заказе должно быть указано полное наименование организации, которой он адресован, т.е. он не должен быть безличным обращением).

Выявленные отклонения от перечисленных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа. Неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи. Заказ передается для дальнейшего, более существенного анализа (рассмотрения) только при отсутствии отклонений от названных параметров. Все заказы вместе со спецификациями (приложениями) в порядке их группировки нумеруются (с занесением номеров заказов в книгу или файл их регистрации) и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов и приложенных к ним спецификаций передаются должностному лицу, принимающему решение о возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита (им может быть, например, начальник отдела сбыта либо его заместитель).

Процедуры контроллинга

1. Методами проверки документов осуществить выборочный контроль заказов (документов, в которых выражены заказы) на предмет их соответствия отмеченным выше параметрам.

2. Выбрать определенный период (например, прошлый месяц) для подтверждения полноты регистрации поступивших заказов за данный период; проверить заказы, поступившие за выбранный период, на предмет недостающих номеров; сверить номера заказов с номерами, отраженными в книге (файле) регистрации заказов.

Анализ возможности предоставления коммерческого кредита

При принятии решения должностными лицами, ответственными за предоставление коммерческого кредита, о необходимости анализа финансового состояния и надежности заказчика проводится работа по получению необходимых сведений (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). Для определения тенденций финансовых коэффициентов (в том числе с учетом сезонного фактора) и годовые, и квартальные финансовые отчеты запрашиваются за последние 2 - 3 года. В целях контроля также запрашиваются нотариально удостоверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации заказчика. Кроме того, должны быть выяснены (подтверждены) полномочия лиц, подписавших заказ.

Работники бюро анализа финансово-хозяйственной деятельности (бюро финансового анализа) финансового отдела осуществляют контроль финансового состояния заказчика методом анализа его финансовых (балансовых) отчетов. При этом в качестве параметров контроля они должны руководствоваться оптимальными или критическими с точки зрения устойчивости финансового состояния значениями показателей. Например, показатели оценки финансовой (рыночной) устойчивости, ликвидности и платежеспособности должны иметь следующие значения:

- величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);

- суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);

- коэффициент соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;

- коэффициент автономии не менее 0,5;

- коэффициент текущей ликвидности не менее 2,0;

- коэффициент обеспеченности собственными средствами не менее 0,1;

- общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;

- коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2 - 0,7;

- коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Банковскими и аудиторскими справками, отзывами других поставщиков заказчика, а также иными возможными материалами (данные из неформальных источников и т.п.) должна быть подтверждена деловая порядочность заказчика (надежность как контрагента по договору).

Процедуры контроллинга

1. Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать материалы, на основе которых была установлена финансовая устойчивость, платежеспособность и деловая порядочность заказчиков.

2. Оценить необходимость, достаточность и истинность данных материалов.

3. Осуществить выборочный анализ финансового состояния заказчиков с целью подтверждения качества анализа, проведенного специалистами организации.

Подготовка и заключение договора поставки

Подготовка договоров поставки

Проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности, и с учетом условий конкретного заказа и приложений (спецификаций).

В процессе подготовки и согласования с заказчиком проекта договора поставки по установленному порядку осуществляется контроль его содержания по следующим основным параметрам (т.е. по требованиям к форме и содержанию договора поставки с точки зрения минимизации финансовых и коммерческих рисков и вероятности дальнейших споров с контрагентом):

- четкое и полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий;

- четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке;

- четкое описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию;

- достаточно подробное описание пункта "приемка товара";

- максимально конкретное определение условий применения санкций за ненадлежащее исполнение договорных условий;

- наличие описания способов обеспечения платежных обязательств покупателя;

- максимально конкретное описание условий изменения цены и предоставления скидок;

- указание срока исполнения обязательств по договору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции);

- наличие описания возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу (например, только документальное оформление согласия сторон);

- указанные суммы и сроки коммерческого кредита не превышают лимит дебиторской задолженности, установленный заказчику;

- четкое описание порядка согласования разногласий;

- недвусмысленное определение того, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов;

- цены на продукцию соответствуют утвержденному прейскуранту;

- суммы правильно подсчитаны;

- четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию;

- четкое определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

- календарные графики отгрузок и оплаты взаимоувязаны (в части соблюдения лимита коммерческого кредитования) и имеют правильную временную последовательность;

- четкое описание требований конфиденциальности информации по договору;

- наличие описания особенностей согласования возникающих в ходе исполнения договора вопросов или организационных моментов (предварительный контроль готовности к отгрузкам и т.д.), порядка поддержания связи между сторонами (указание должностных лиц, уполномоченных давать информацию и решать вопросы по договору, сроки (время) и способы связи и т.д.), а также механизма периодической сверки взаимных обязательств в процессе исполнения договора в целях текущего (промежуточного) контроля исполнения обязательств;

- все отраженные в проекте договора сведения взаимоувязаны.

Процедуры контроллинга

Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать соответствующие им договоры поставки на предмет соблюдения вышеназванных параметров; уточнить причины выявленных отклонений.

Заключение договоров поставки

Определенное должностное лицо (например, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта) методом нормативной проверки документов осуществляет контроль на предмет наличия у представителя (представителей) организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий (на заключение договора). Такие полномочия подтверждаются паспортом и надлежащим образом оформленной доверенностью (желательно завизированной у нотариуса). Доверенность должна быть подписана руководителем и скреплена круглой печатью организации-покупателя. В доверенности обязательно должны быть указаны следующие данные:

- дата выдачи;

- срок действия;

- ф.и.о., должность и заверенный образец подписи лица, которому выдана доверенность;

- объем полномочий по доверенности.

Если представителем организации-заказчика является ее директор, его полномочия по заключению договора и их объем должны быть подтверждены выпиской из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении.

Должностное лицо, подписывающее договор поставки от организации-изготовителя, проверяет разборчивость, полноту и соответствие образцу в доверенности подписи представителя организации-покупателя; четкость оттиска печати организации-покупателя. Если текст договора состоит из нескольких страниц, они должны быть прошиты, заклеены и удостоверены подписями и печатями сторон.

Один экземпляр заключенного договора поставки отдается представителю организации-покупателя, другой экземпляр регистрируется и хранится в канцелярии организации (по установленному порядку регистрации, учета и хранения документальных материалов текущего архива).

Копия заключенного договора поставки передается в договорно-правовое бюро отдела сбыта, где регистрируется и подшивается в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя. При этом все существенные данные договора поставки (параметры поставок, расчетов и т.д.) учитываются в системно построенных форматах (формулярах, файлах) указанного досье.

После заключения (подписания) договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации-покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя.

Процедуры контроллинга

1. Выбрать для примера несколько еще не исполненных заказов на существенную сумму и проанализировать документы, удостоверяющие полномочия представителей организаций-покупателей (заказчиков), подписавших соответствующие договоры поставки, на предмет их достаточности и истинности.

2. Удостовериться, что в договоре поставки подпись представителя покупателя полная, разборчивая и аналогична образцу подписи в доверенности; оттиск печати организации-покупателя четкий и действительно соответствует организации-покупателю (ее наименованию).

Исполнение договора поставки

Подготовка к поставке продукции

Выписка товарно-транспортной накладной (далее - ТТН) и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля "разделение обязанностей") производятся разными должностными лицами. Выписанные экземпляры ТТН регистрируются в специальном журнале (регистре) или файле. Должностным лицом, санкционирующим отгрузку (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом), по установленному порядку осуществляется контроль выписанных ТТН на предмет правильности их оформления (заполнения реквизитов), взаимосвязи указанных данных, точности их подсчета (арифметическая проверка), соответствия приведенных цен условиям договора (спецификациям, приложениям) и прейскуранту организации, а характеристик продукции (артикул, наименования изделий, количество и т.д.) - условиям договора (спецификациям) и календарным планам (графикам) отгрузок. Кроме того, должностное лицо, санкционирующее отгрузку, производит контрольное сличение суммы, указанной в ТТН, с фактическим уровнем дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность.

Все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив их, заведующий складом готовой продукции проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки (по указанным в ТТН характеристикам), формирование грузовых единиц (укладывание продукции в тару, на товароноситель) и их маркировку.

При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, следит за тем, чтобы прибывший под погрузку автомобиль подходил для данной поставки. Также заведующий складом методами экспертной оценки, осмотра и сопоставления проверяет санитарное состояние и наличие необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транспортировке у прибывшего под погрузку автомобиля. Методами осмотра, сверки, проверки и экспертной оценки заведующий складом контролирует соблюдение правил затаривания (пакетирования), соответствие подготовленной партии отправки количеству, качеству и комплектности, указанным в ТТН, а также наличие надлежащих маркировки грузовых единиц и состояния тары и упаковки.

При отсутствии отклонений заведующий складом организует процесс погрузки подготовленной к отправке партии продукции (грузовых единиц) в автомобиль. Погрузочные работы осуществляются с помощью погрузочных механизмов и вспомогательного персонала склада (разнорабочих, стропильщиков). В процессе выполнения погрузочных работ заведующий складом методами фактического контроля проверяет исправность работы погрузочных механизмов и соблюдение вспомогательным персоналом техники безопасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов. Принимающий груз водитель-экспедитор также контролирует соответствие характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным ТТН, исправность тары, наличие надлежащей маркировки грузовых единиц, соблюдение правил погрузки и крепления груза. После осуществления погрузки заведующий складом в ТТН проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием ф.и.о. и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр ТТН остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции (тары, товароносителей) из подотчета.

Процедуры контроллинга

Выбрать пример из ТТН и осуществить контроль по следующим параметрам:

- все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и номер;

- все реквизиты заполнены по действующим правилам и являются верными;

- указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложений) и взаимоувязаны;

- цены соответствуют прейскуранту;

- суммы правильно подсчитаны;

- лимит дебиторской задолженности (параметры коммерческого кредита), установленный покупателю (по условиями договора), не превышен;

- на всех экземплярах каждой ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) должностного лица, санкционирующего отгрузку.

Учет и фактурирование поставки

При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале (регистре, файле) ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные: наименование покупателя; дату и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок); дату выписки и номер соответствующей ТТН; дату и время (при указании точного времени) фактического осуществления отгрузки; фактические данные по отгрузке (по данным 3-го экземпляра ТТН) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции; дату и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки (дату и время регистрации отгрузки).

По данным вышеуказанного регистра составляются и ежедневно передаются в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки). Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах: 1) по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям (получателям); 2) по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров (или его разнарядок); 3) по объему (в натуральных измерителях) отгруженной продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непосредственно транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Договором может быть предусмотрен момент перехода прав владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией от продавца к покупателю, т.е. момент продажи, после момента поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на расчетный счет организации-продавца, либо после момента поступления организации-продавцу ТМЦ в порядке расчетов за отгруженную продукцию по договору мены, либо по иному порядку. Договорно-правовое бюро, получив оперативную информацию о расчетах по указанным договорам из финансового отдела или из бухгалтерии, информирует о факте продажи экономическое бюро.

Экономист по сбыту на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, полученных из договорно-правового бюро отдела сбыта подготавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок). Отчеты представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности, где указаны плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности (например, объект отчетности - продажи, предметы отчетности - продажи в разрезе видов продукции, рыночных сегментов и т.п.).

Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом анализирует полученные отчеты (рапорты), устанавливает причины отклонений, выявляет виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта. Последний анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции (в том числе по выявленным виновникам) и представляет отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер на рассмотрение дирекции организации на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На данных совещаниях по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

На основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии (при отсутствии в структуре бухгалтерии данного учетного подразделения учет расчетов с покупателями осуществляет работник общей группы или расчетной группы в зависимости от структуры бухгалтерского аппарата) выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции представляется покупателю (если до конца налогового отчетного периода осталось менее 10 дней, необходимо составить и передать счет-фактуру покупателю в данном отчетном периоде). Счет-фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом (как должностным лицом, санкционирующим отгрузку) и скрепляется печатью организации. Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). Перед подписанием счета-фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов (логическая, формальная, арифметическая, по взаимосвязи, по хронологии, по содержанию) и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль на предмет верного указания реквизитов (в том числе объема сделки в натуральном и стоимостном выражении) и следующих дополнительных данных: серия, номер и дата выписки ТТН; дата (при соответствующих договорных условиях - точное время) отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест (единиц). При этом данные счета-фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора (заказа).

Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы (по два экземпляра с одинаковым номером). Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете. На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах (файлах) ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по объемам реализации в разрезе видов продукции, географических регионов сбыта, группам покупателей (рыночным сегментам).

Выписанный счет-фактура - основа для регистрации дебиторской задолженности покупателей, т.е. на его основе работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии заполняет регистры (файлы) аналитического учета покупателей. Также указанным работником ведется Книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета-фактуры.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов-фактур и ведения Книги продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое уполномоченное директором организации должностное лицо (внутренний аудитор, внутренний ревизор).

Процедуры контроллинга

1. Пронаблюдать подготовку счетов-фактур.

2. Выбрать для примера несколько заказов на существенную сумму и проверить соответствующие им ТТН и счета-фактуры на предмет недостающих (пропущенных) номеров для полноты учета отгрузок.

3. Методом сверки документов осуществить контроль счетов-фактур на предмет соответствия указанных в них данных (цены, продукция и т.д.) данным ТТН и условиям договоров (заказов).

4. Подтвердить цены по утвержденному перечню цен (прейскуранту).

5. Проконтролировать, чтобы счета-фактуры были заполнены по действующим правилам.

6. Проследить записи в Главной книге и точность счетов покупателей (т.е. установить их соответствие).

7. Согласовать данные книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге.

8. Сверить даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов-фактур и ТТН (отгрузочных документов).

9. Проверить правильность ведения Книги продаж.

Погашение дебиторской задолженности покупателей

В целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю высылается напоминание об оплате, где указываются: номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и/или дополнений), общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). Напоминание об оплате составляется тем же работником, который ответствен за выписку счетов-фактур, и подписывается главным бухгалтером. Напоминание об оплате создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Ежедневно работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела получает из банка выписки с расчетного счета (банковские извещения), где указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие от покупателей за день денежные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник осуществляет контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.). В случае обнаружения отклонений все возникшие вопросы оперативно разрешаются совместно с работниками банка.

Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела ведет оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками). На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований-поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями-поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных).

Начальнику расчетного бюро ежедневно представляются отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Причинами отклонений могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел; несвоевременное предоставление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований-поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник расчетного бюро финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения) указывает установленные причины и выявленных виновников.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).

Кроме того, по данным ежедневных отчетов по поступлению (по поступлению, не относящемуся к реализации готовой продукции) и по выбытию денежных средств, представленных ему, начальник расчетного бюро составляет и представляет начальнику финансового отдела отчеты о движении денежных средств в разрезе определенных отчетных периодов.

Отчеты о движении денежных средств, а также докладные записки с расшифровкой отклонений, указанием их причин, виновников и принятых мер начальник финансового отдела представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. При этом, если финансовый отдел не может своими силами устранить отклонения, начальник финансового отдела подготавливает и на оперативных совещаниях представляет дирекции организации свои предложения по устранению отклонений с привлечением соответствующих подразделений организации (в пределах их компетенции).

Данные по оплате из финансового отдела оперативно передаются в договорно-правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: соблюдение покупателем срока, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Процедуры контроллинга

1. Выбрать пример из журнала (ведомости) денежных поступлений (или ежедневного отчета о поступлении денежных средств от покупателей):

а) сравнить данные банковских извещений и подтверждающих их документов с итоговыми данными в регистрах учета;

б) проследить проводки по счетам Главной книги.

2. Оценить построение (структуру) регистров расчетов с покупателями по вышеописанным критериям.

3. Пронаблюдать подготовку ежедневных отчетов о поступлении денежных средств от покупателей; оценить структуру данных отчетов на предмет полноты и необходимости отражаемой информации.

4. Провести опрос руководства финансовой службы на предмет основных причин невыполнения планов денежных поступлений от покупателей.

5. Проконтролировать регистры аналитического учета расчетов с покупателями на предмет превышения критического уровня дебиторской задолженности (установленного согласно категории риска заказа) и при обнаружении отклонений выяснить их причины.

В.В.Бурцев

Д. э. н.,

профессор

РЭА им. Г.В.Плеханова,

аудитор ЗАО "Ин-Аудит"

Подписано в печать

25.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——