"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6

Вопрос: Наше учреждение ввиду отраслевой специфики обязано в целях производственной необходимости снабжать своих работников радио- либо сотовыми телефонами для постоянной связи с ними, но пока средств обеспечить всех приборами связи нет, и, следовательно, зачастую работники используют личные аппараты. Как в данном случае оформить возмещение расходов по связи?

Ответ: Из вопроса непонятно, к какой деятельности относится данный вид расходов: бюджетной или предпринимательской, поэтому рассмотрим обе ситуации.

Все затраты учреждения должны быть экономически оправданны и документально подтверждены в соответствии со ст. 252 НК РФ. Во избежание споров с налоговыми органами можно издать распоряжение с указанием фамилий сотрудников, которым сотовый телефон полагается по работе. Кроме того, в должностных инструкциях следует подробно указать обязанности, для выполнения которых им необходим мобильный телефон.

При проверке налоговые органы могут потребовать документального подтверждения производственного характера переговоров. Учреждение может заключить с работником договор аренды сотового телефона. Вероятнее всего, договор на подключение к оператору сотовой связи был заключен от имени сотрудника. В этом случае учреждению будет достаточно сложно обосновать производственный характер телефонных переговоров, поэтому лучше переоформить договор на имя учреждения. Затраты на переоформление телефонного номера и оплату услуг связи можно отнести на расходы по подстатье 221 "Расходы на услуги связи учреждения" ЭКР, а в налоговом учете они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией готовой продукции (работ) и услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Арендная плата за сотовый телефон при расчете налога на прибыль списывается в расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом следует иметь в виду, что она включается в доход сотрудника (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), то есть облагается НДФЛ.

В отношении ЕСН следует применить абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ. В соответствии с указанной статьей не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества. Именно к таким договорам и относится договор аренды имущества. Размер расходов учреждение и работник определяют самостоятельно и либо фиксируют отдельным соглашением, либо вносят в договор.

Бухгалтерские записи по отражению данной операции за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, будут сделаны следующие.

     
   ——————————————————————————————————————T—————————————T————————————¬
   |          Содержание операции        |    Дебет    |   Кредит   |
   |                                     |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Арендованный телефон учтен за        |      01     |            |
   |балансом                             |(забалансовый|            |
   |                                     |    счет)    |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Перечислена плата оператору сотовой  | 2 302 04 830|2 201 01 610|
   |связи за переоформление телефонного  |             |            |
   |номера                               |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Учтена в состав расходов учреждения  | 2 106 04 340|2 302 04 730|
   |плата за переоформление номера       |     (221)   |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Учтен НДС по плате за переоформление | 2 210 01 560|2 302 04 730|
   |номера, если предпринимательская     |             |            |
   |деятельность учреждения облагается   |             |            |
   |НДС                                  |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Принят НДС к вычету на основании     | 2 303 04 830|2 210 01 660|
   |счета—фактуры                        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Перечислен аванс оператору сотовой   | 2 206 04 560|2 201 01 610|
   |связи                                |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Начислена арендная плата за телефон  | 2 106 04 340|2 302 07 730|
   |сотруднику                           |     (224)   |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Удержан НДФЛ с суммы арендной платы  | 2 302 07 830|2 303 01 730|
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Выплачена арендная плата сотруднику  | 2 302 07 830|2 201 04 610|
   |за минусом удержанного налога        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |На основании счета—фактуры оператора | 2 106 04 340|2 302 04 730|
   |сотовой связи учтены услуги связи    |     (221)   |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Учтен НДС по услугам сотовой связи   | 2 210 01 560|2 302 04 730|
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Принят к вычету НДС по услугам       | 2 303 04 830|2 210 01 660|
   |сотовой связи                        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Произведен окончательный расчет за   | 2 302 04 830|2 201 01 610|
   |услуги сотовой связи                 |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Зачтен ранее перечисленный аванс     | 2 302 04 830|2 206 04 660|
   |оператору сотовой связи              |             |            |
   L—————————————————————————————————————+—————————————+—————————————
   

Бухгалтерские записи по отражению данной операции за счет бюджетных средств в пределах утвержденной сметы доходов и расходов будут следующими.

     
   ——————————————————————————————————————T—————————————T————————————¬
   |          Содержание операции        |    Дебет    |   Кредит   |
   |                                     |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Арендованный телефон учтен за        |      01     |            |
   |балансом                             |(забалансовый|            |
   |                                     |    счет)    |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Перечислена плата оператору сотовой  |1 302 04 830 |1 304 05 221|
   |связи за переоформление телефонного  |             |            |
   |номера                               |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Учтена в составе расходов учреждения |1 401 01 221 |1 302 04 730|
   |плата за переоформление номера, в    |             |            |
   |том числе НДС                        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Перечислен аванс оператору сотовой   |1 206 04 560 |1 304 05 221|
   |связи                                |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Начислена арендная плата за телефон  |1 401 01 224 |1 302 07 730|
   |сотруднику                           |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Удержан НДФЛ с суммы арендной платы  |1 302 07 830 |1 303 01 730|
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Выплачена арендная плата сотруднику  |1 302 07 830 |1 201 04 610|
   |за минусом удержанного налога        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |На основании счета—фактуры оператора |1 401 01 221 |1 302 04 730|
   |сотовой связи учтены услуги связи, в |             |            |
   |том числе НДС                        |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Произведен окончательный расчет за   |1 302 04 830 |1 304 05 221|
   |услуги сотовой связи                 |             |            |
   +—————————————————————————————————————+—————————————+————————————+
   |Зачтен ранее перечисленный аванс     |1 302 04 830 |1 206 04 660|
   |оператору сотовой связи              |             |            |
   L—————————————————————————————————————+—————————————+—————————————
   

С.Валова

Редактор журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

19.05.2006

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——