"Главбух". Приложение "Учет в производстве", N 2, 2004

АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

Выход российских промышленных предприятий на международные товарные и финансовые рынки, рост конкуренции ставят задачи повышения прозрачности учета, его информативности для внутренних и внешних пользователей информации. Аналитический учет является эффективным инструментом повышения качества учета. Автоматизация составления отчетности, организация налогового, управленческого учета - все эти задачи могут быть решены только с его помощью. Об основных подходах к формированию аналитического учета мы расскажем в этой статье.

При построении аналитического учета обратите в первую очередь внимание на необходимость тесного взаимодействия в рамках этого процесса главного бухгалтера и программиста. Главный бухгалтер (или финансовый директор, финансовый менеджер) выступает как постановщик задач. Программист действует как исполнитель, внося соответствующие изменения в настройки бухгалтерской программы. Следовательно, ваша главная забота правильным образом сформулировать задачу для программиста, то есть прописать на бумаге схему аналитического учета, структуру взаимодействия счетов, распределить информационную нагрузку между планом счетов и аналитическим учетом.

Распределение информационной нагрузки

между планом счетов и аналитическим учетом

Постановка учета на предприятии должна проходить несколько этапов. На первом из них определяются пользователи информации и необходимая степень ее детализации. Далее следует распределить информационную нагрузку между Планом счетов и аналитическим учетом. Например, разграничение между подразделениями может быть произведено на уровне плана счетов. Для этого достаточно одну или несколько позиций номера счета или субсчета отдать на код номера подразделения. Но также можно создать аналитический признак "Структурные подразделения" и вести учет операций, выбирая в том числе и данный признак. Единого критерия, позволяющего дать рекомендацию о том, как правильно распределять информационную нагрузку между Планом счетов и аналитическим учетом, не существует.

Для большинства групп счетов предпочтение должно отдаваться экономической сущности операций в разрезе требований бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Детализация в разрезе подразделений, мест хранения, номеров заказов и т.д. осуществляется средствами аналитического учета. В то же время для счетов расчетов целесообразно открытие индивидуальных счетов для всех контрагентов и счетов учета денежных средств.

Использование дополнительных возможностей Плана счетов

Еще несколько лет назад технические возможности использования Плана счетов были ограничены максимальным количеством позиций номера счета, которые поддерживает бухгалтерская программа. Это было обычно от четырех до восьми позиций, из которых две первые отданы на номер счета, установленный нормативными документами. Сегодня многие современные программы предоставляют значительно расширенные возможности использования счетов и субсчетов, под которые при настройке Плана счетов может быть выделено до 250 позиций. Между тем эти возможности зачастую остаются невостребованными, так как сложившаяся практика и обычные методики настройки Плана счетов отдают преимущество использованию аналитического учета операций. Рассмотрим пример.

Пример 1. Ставится задача корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете суммовых разниц по расчетам с покупателями продукции. При этом в бухгалтерском учете эти суммы должны быть отражены в составе выручки от реализации продукции, в налоговом учете - как внереализационные доходы (расходы). Обороты по счету (счетам) суммовых разниц должны автоматически попадать в строку "Выручка от продажи продукции" Отчета о прибылях и убытках и соответственно в строки 100 Приложений N 6 и строки 110 Приложений N 7 (внереализационные доходы и внереализационные расходы) к листу 2 налоговой декларации по налогу на прибыль организаций. Данная задача может быть решена тремя различными способами.

Во-первых, можно создать аналитику операций "Налоговый учет" и создать в ней аналитические коды различных позиций налоговой декларации. Затем настроить форму декларации по налогу на прибыль с помощью конструктора отчетов таким образом, чтобы в строку 100 "Прочие внереализационные доходы" Приложения N 6 к листу 2 налоговой декларации по налогу на прибыль организаций попадали обороты по счету 90 с выбранной аналитикой "Суммовые разницы". При этом при вводе каждой операции на счете 90 придется выбирать код аналитики "Положительные/отрицательные суммовые разницы".

Во-вторых, можно создать к счету 90 два отдельных субсчета. Один из них будет называться "Положительные суммовые разницы", второй - "Отрицательные суммовые разницы". У первого можно прямо в номере субсчета прописать номер строки декларации по налогу на прибыль, например "ВД100" - внереализационные доходы, строка 100. У второго счета в таком случае номер субсчета будет содержать код "ВР110" - внереализационные расходы, строка 110. Настроить соответственно конструктор отчетов.

В-третьих, можно создать забалансовые счета налогового учета для положительных и отрицательных суммовых разниц, а также создать соответствующие аналитические признаки. Это приводит к необходимости параллельного ведения налогового и бухгалтерского учета. И не во всех случаях выполнение операций на налоговых счетах удается автоматизировать с тем, чтобы не увеличивать трудоемкость учета. В такой системе налоговая декларация по налогу на прибыль и налоговые регистры строятся уже на основании анализа оборотов на отдельных забалансовых счетах налогового учета.

Выбор конкретного способа распределения информации между аналитическим учетом и Планом счетов с учетом дополнительных возможностей организации субсчетов зависит также от системы учета и применяемой бухгалтерской программы.

Практика показывает, что оптимальным решением может быть использование Плана счетов и дополнительных субсчетов для прописывания в них кодов бухгалтерского, налогового и управленческого учета в части счетов прибылей и убытков и расчетов. Эти задачи с определенной долей условности можно назвать стратегическими. Использование аналитического учета операций рекомендуется для тактических задач - оперативного отслеживания номеров заказов, номеров партий продукции, ее номенклатуры и т.д.

Следует отметить также, что для организации налогового учета наименее трудоемким оказывается вариант, при котором создаются специальные внебалансовые налоговые счета. Однако используются они только для проводок по операциям, не отражаемым на счетах бухгалтерского учета. Например, учет для целей налогообложения части убытка прошлых лет. В случае отражения операций в налоговом и бухгалтерском учете в разных суммах на таких внебалансовых счетах показывается разность сумм. А субсчета или коды налогового учета для целей составления налоговой декларации по налогу на прибыль и налоговых регистров в таком варианте проставляются и для балансовых, и для внебалансовых счетов.

Аналитический учет затрат на производство

и готовой продукции

Рассмотрим схему организации Плана счетов и аналитического учета на счетах затрат на производство.

     
   ——————————————————————————————————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |                План счетов и субсчета               |     Аналитический учет операций     |
   +—————————————T———————————————————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |    номера   |            номера субсчетов           |     уровни аналитического учета     |
   |синтетических|                                       |                                     |
   |    счетов   |                                       |                                     |
   +—————————————+—————————————T——————————T——————————————+————T——————T———————T——————T——————————+
   |   20 — 29   |Бухгалтерский| Налоговый|Управленческий| Код|  Код |  Код  |  Код |    Код   |
   |   40 — 45   |  учет — код |учет — код|    учет —    |цеха|отдела|изделия|заказа| документа|
   |             |   позиции   |  позиции | бюджетный код|    |      |       |      | на отпуск|
   |             |  форма N 2  | налоговой|              |    |      |       |      |(передачу)|
   |             |             |декларации|              |    |      |       |      |          |
   L—————————————+—————————————+——————————+——————————————+————+——————+———————+——————+———————————
   

Как видно из таблицы, информационная нагрузка распределена между планом счетов и аналитическим учетом таким образом, что информация, необходимая для формы N 2 "Отчет о прибылях и убытках", налоговой декларации и налоговых регистров, прописана в номерах субсчетов. Также с помощью номеров субсчетов строятся основные управленческие отчеты, в которых участвуют счета затрат на производство, такие как бюджет доходов и расходов. Вся остальная учетная информация получается в аналитическом учете операций, который для данной группы счетов имеет пять уровней - цех, отдел, изделие, заказ, код документа на отпуск (для готовой продукции) или на передачу (внутризаводское перемещение, переделы).

Следует обратить внимание на то, что для данной группы счетов в субсчетах содержится дополнительная информация по бухгалтерскому учету - коды строк формы N 2. Это вынужденная необходимость. Дело в том, что если, например, на счета реализации (90) приходится одна строка данной формы, то затраты в ней представлены более подробно. И автоматизация составления формы N 2 значительно упрощается, если коды строк отчета прописаны на уровне субсчетов.

Аналитический учет финансовых результатов

В таблице представлен вариант организации Плана счетов и аналитического учета на счетах финансовых результатов.

     
   ——————————————————————————————————————————————————————T————————————————————————————————————————————¬
   |                План счетов и субсчета               |         Аналитический учет операций        |
   +—————————————T———————————————————————————————————————+————————————————————————————————————————————+
   |    номера   |            номера субсчетов           |         уровни аналитического учета        |
   |синтетических|                                       |                                            |
   |    счетов   |                                       |                                            |
   +—————————————+—————————————T——————————T——————————————+————T——————T———————T——————T——————————T——————+
   |   90 — 91   |Бухгалтерский| Налоговый|Управленческий| Код|  Код |  Код  |  Код |    Код   |Ставка|
   |             |  учет — код |учет — код|    учет —    |цеха|отдела|изделия|заказа| документа|  НДС |
   |             |   позиции   |  позиции | бюджетный код|    |      |       |      | на отпуск|      |
   |             |  форма N 2  | налоговой|              |    |      |       |      |(передачу)|      |
   |             |             |декларации|              |    |      |       |      |          |      |
   L—————————————+—————————————+——————————+——————————————+————+——————+———————+——————+——————————+———————
   

Отметим, что прочие доходы и расходы (91-е счета) в форме N 2 представлены развернуто, что вызывает необходимость определения кодов строк данной формы на уровне субсчетов. Аналитический учет на данной группе счетов имеет шесть уровней, коды аналитического учета "Ставка НДС" служат для отражения информации о реализации продукции и о внереализационных доходах в разрезе различных ставок налога. В зависимости от конкретной ситуации количество уровней аналитики, как и во всех рассматриваемых примерах, может быть сокращено. Например, за счет аналитик кодов отделов либо кодов изделий, которые могут быть не нужны для анализа счетов финансовых результатов.

Итак, мы рассмотрели примеры организации аналитического учета в связке с применением номеров счетов и субсчетов для постановки бухгалтерского, управленческого и налогового учета. При этом уделялось внимание возможности автоматизации построения отчетов и деклараций. В зависимости от структуры производственного предприятия применяемые уровни аналитического учета могут меняться, меняются и способы распределения информационной нагрузки между Планом счетов с субсчетами и аналитикой операций.

Продемонстрируем применение описанных выше методов на практическом примере.

Пример 2. Мебельное производство состоит из двух цехов - мягкой мебели и производства анатомических матрасов. Производство мелкосерийное, по заказам торгующих организаций. Была проведена настройка плана счетов и аналитического учета. При этом постановкой задачи для настройки руководил главный бухгалтер, координируя эту работу с ответственными за налоговый и управленческий учет. Конкретную работу по конфигурированию плана счетов и настройке аналитического учета в соответствии с полученным техническим заданием выполнял программист.

После проведенной работы фрагмент плана счетов затрат на производство приобрел такой вид:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                     План счетов и субсчета                     |
   +———————————————————T————————————————————————————————————————————+
   |       номера      |              номера субсчетов              |
   |   синтетических   +——————————————T——————————————T——————————————+
   |       счетов      | бухгалтерский|   налоговый  |управленческий|
   |                   |  учет — код  |  учет — код  |    учет —    |
   |                   |    позиции   |    позиции   | бюджетный код|
   |                   |    формы 2   |   налоговой  |              |
   |                   |              |  декларации  |              |
   +———————————————————+——————————————+——————————————+——————————————+
   |2001 — зарплата    |      020     |     РС010    |      212     |
   |производственных   |              |              |              |
   |рабочих            |              |              |              |
   +———————————————————+——————————————+——————————————+——————————————+
   |2601 — зарплата    |      040     |     РС051    |      232     |
   |управленческого    |              |              |              |
   |аппарата           |              |              |              |
   L———————————————————+——————————————+——————————————+———————————————
   

В данном примере счет бухгалтерского учета 2001.020.PC010.212 отражается:

- в форме N 2 по строке "Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг" (код 020);

- в декларации по налогу на прибыль как расходы организации (РС) по строке 010 Приложения N 2 к листу 2 "Прямые расходы". В бюджете доходов и расходов, запланированном на текущий год, таким расходам соответствует строка 212 "Прямые расходы".

Счет бухгалтерского учета 2601.040.PC051.232 отражается:

- в форме N 2 по строке "Управленческие расходы" (код 040);

- в декларации по налогу на прибыль как расходы организации (РС) по строке 051 Приложения N 2 к листу 2 "Расходы на оплату труда персонала, не участвующего в процессе производства". В бюджете доходов и расходов, запланированном на текущий год, таким расходам соответствует строка 232 "Управленческие расходы".

При этом к данным счетам были открыты следующие уровни аналитического учета:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                  Уровни аналитического учета                   |
   +———————————T————————————T————————————T————————————T—————————————+
   |  Код цеха | Код отдела | Код изделия| Код заказа |Код документа|
   |           |  (участка) |            |            |             |
   L———————————+————————————+————————————+————————————+——————————————
   

Ко всем уровням аналитического учета были созданы соответствующие справочники, в которых перечислены конкретные аналитические коды и даны их краткие описания.

Например, в справочнике "Код цеха" в условиях нашего примера могут быть три позиции. Первые два кода отданы цехам мягкой мебели и производства анатомических матрасов, также создан код "Управление". Затраты, отраженные с этим кодом, ежемесячно распределяются на коды 1, 2.

В справочнике "Код отдела (участка)" отражены участки производственных цехов и отделы административно-управленческого аппарата. Справочник "Код изделия" обновляется и поддерживается технологическим отделом в соответствии с номенклатурой выпускаемых изделий. Справочник "Код заказа" содержит коды принятых к производству заказов в соответствии с номерами, которые присваивает отдел сбыта. Справочник "Код документа" содержит информацию о документах, являющихся основаниями для выполнения проводок. Аналитический учет по данному уровню, в отличие от вышеописанных аналитик, организован таким образом, что бухгалтер имеет возможность ввести номер документа непосредственно при отражении операций - система учета не требует предварительного описания его в справочнике.

А.С.Рянский

Менеджер проекта

ООО "Юнайтед Парсел Сервис (РУС)"

Подписано в печать

25.03.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——