"Главбух", N 23, 2003

ГОТОВИМ УПРОЩЕННЫЙ БЮДЖЕТ КОМПАНИИ

Декабрь. Год еще не закончился, но годовая отчетность уже не за горами. Еще не подведены итоги деятельности компании, не подбиты статьи расходов и доходов, не подсчитаны прибыли и убытки. Работа в самом разгаре, времени катастрофически не хватает. А руководство уже занято планированием года будущего и требует составить бюджет на 2004 г.

В небольших и средних компаниях ответственность за выполнение подобных распоряжений обычно ложится на бухгалтерию. Фактически главному бухгалтеру приходится выполнять функции финансового директора. Как в сжатые сроки подготовить требуемую информацию? С чего начать?

Если вы никогда не занимались непосредственно бюджетированием, советуем начать с подготовки упрощенного бюджета.

Почему упрощенный бюджет?

Упрощенный бюджет - это оптимальная форма начального финансового планирования для малых и средних предприятий.

Прежде всего, он прост в исполнении и не требует значительных трудозатрат. Бюджетирование недавно вошло в практику компаний. До сих пор руководители многих фирм не видят необходимости в содержании сотрудников и структурных подразделений, целью которых являлось бы финансовое планирование деятельности предприятия. В итоге эта задача ложится на плечи бухгалтера, который и без этого имеет большой объем работы. Составление же упрощенного бюджета займет у вас не более трех - пяти дней.

Кроме того, упрощенный бюджет имеет краткую форму. Большинству малых предприятий, которые специализируются на одном, максимум - двух видах деятельности, не нужны бюджеты отдельных подразделений и проектов. Соответственно отсутствует необходимость и в составлении развернутого консолидированного бюджета.

И наконец, упрощенный бюджет оптимален для компаний, не имеющих опыта серьезного финансового планирования. Его построение позволит вам в сжатые сроки составить финансовый план на будущий год. Уже затем в процессе исполнения бюджета вы сформируете необходимый статистический материал, поймете "узкие" места в финансовом планировании именно вашего предприятия. И уже к концу следующего года вы сможете подойти во всеоружии к формированию полноценного развернутого бюджета компании.

Заметим сразу, что бюджет, в отличие от финансовой отчетности, допускает определенную погрешность в расчетах (обычно не более 5 - 7%) и может быть скорректирован в процессе его исполнения.

Структура упрощенного бюджета

Итак, вам надо составить бюджет предприятия на 2004 г. В отличие от формализованных бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках бюджет предприятия не имеет стандартизированной формы. В нашем примере упрощенный бюджет состоит из двух основных частей: бюджета доходов и бюджета расходов. Каждый из показателей обеих частей рассчитывается на основе формирования отдельных функциональных бюджетов. Так, бюджет доходов складывается из бюджетов выручки от реализации, бюджета операционных доходов и др. Бюджет расходов, в свою очередь, формируется из бюджета закупки товаров, сырья и материалов, бюджета расходов на заработную плату и др.

Обратите особое внимание на то, что некоторые статьи бюджета могут не совпадать со статьями бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерском учете доходы от внереализационных операций учитываются как доходы от прочей реализации. В целях финансового планирования их необходимо разделить.

Пример 1.

     
   —————————————————————————————T———————————————————————————————————¬
   |       Бюджет доходов       |          Бюджет расходов          |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Бюджет выручки от реализации|Бюджет, расходов на производство и |
   |продукции, работ, услуг     |реализацию                         |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Бюджет выручки от прочей    |Бюджет закупки товаров, сырья и    |
   |реализации                  |материалов                         |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Бюджет операционных доходов |Бюджет расходов на заработную плату|
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Бюджет доходов от           |Бюджет оплаты услуг сторонних      |
   |внереализационных операций  |организаций                        |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Бюджет поступлений по       |Бюджет прочих расходов             |
   |кредитам и займам           |                                   |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |Остатки средств на          |Бюджет внереализационных расходов  |
   |банковских счетах на начало |                                   |
   |планового года              |                                   |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |                            |Бюджет платежей в бюджет и         |
   |                            |внебюджетные фонды                 |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |                            |Бюджет инвестиций во внеоборотные  |
   |                            |активы                             |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |                            |Бюджет инвестиций в другие         |
   |                            |организации, вкладов по договорам  |
   |                            |простого товарищества              |
   +————————————————————————————+———————————————————————————————————+
   |                            |Бюджет выплат по кредитам          |
   L————————————————————————————+————————————————————————————————————
   

Формирование доходной части

упрощенного бюджета

Информация, которая нужна для составления отдельных статей доходной части упрощенного бюджета, берется из разных источников. В частности, бюджет реализации продукции, работ, услуг формируется на основании данных, предоставленных коммерческим специалистом или маркетинговой службой предприятия. Ведь даже в самой маленькой компании один из сотрудников обязательно ведет статистику продаж. Бюджет выручки от прочей реализации использует данные последней инвентаризации, которые должны быть у бухгалтерии, и т.д.

Рассмотрим подробнее, как сформировать отдельные составляющие доходной части сводного бюджета.

Бюджет выручки от реализации

продукции, работ, услуг

Бюджет выручки от реализации продукции, работ, услуг строится так: плановая выручка от различных видов деятельности разбивается по номенклатуре продукции. Составляется бюджет выручки на основе плана продажи. Этот план готовят специалисты коммерческого отдела после анализа сложившегося на рынке спроса и вероятных тенденций изменений цен.

Напоминаем, что статьи бюджета могут быть скорректированы после получения результатов деятельности компании за предыдущий период. Следовательно, показатели бюджета выручки обязательно должны быть изменены с учетом дебиторской задолженности, образовавшейся на начало года, и полученных за предыдущий период авансов.

И еще одно замечание. Бюджет выручки от реализации может рассчитываться как кассовым методом, так и методом "по отгрузке". На наш взгляд, использование кассового метода при формировании упрощенного бюджета более оправданно, так как позволяет учитывать поступившую в предыдущем периоде предоплату.

Пример 2. ЗАО "Этника" занимается производством мебели, а также торговлей покупными предметами мебели. Кроме того, ЗАО "Этника" оказывает услуги по сборке и установке мебели.

В 2004 г. руководство предприятия предполагает повысить объемы продаж продукции собственного производства на 10 процентов - за счет расширения рынков сбыта в других регионах.

Кроме того, планируется заняться производством торгового оборудования для магазинов. На основании данных производственного отдела и отдела маркетинга были рассчитаны цены на новую продукцию и прогнозируемый объем продаж.

Объем реализации покупных товаров и услуг по сборке и установке мебели предполагается оставить на прежнем уровне.

Общая сумма авансов, полученных под предстоящие поставки, по состоянию на 1 января 2004 г. составляет 200 000 руб.

Бюджет выручки от реализации продукции, работ, услуг выглядит следующим образом:

     
   ———————————————————————————————————T——————————————T——————————————¬
   |            Показатели            |    Данные    |    Бюджет    |
   |                                  |бухгалтерского|  на 2004 г., |
   |                                  |     учета    |     руб.     |
   |                                  |  за 2003 г., |              |
   |                                  |     руб.     |              |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |1. Выручка от реализации продукции|  34 000 000  |  39 250 000  |
   |собственного производства         |   (выручка)  |              |
   |                                  |     150 000  |              |
   |                                  |   (авансы)   |              |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |1.1. Выручка от реализации мебели |  16 800 000  |  18 480 000  |
   |для дома                          |              |(168 00 000 + |
   |                                  |              |10%)          |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |1.2. Выручка от реализации офисной|  17 200 000  |  18 820 000  |
   |мебели                            |     100 000  |((17 200 000 +|
   |                                  |   (авансы)   |10%) —        |
   |                                  |              |100 000)      |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |1.3. Выручка от реализации        |           0  |   1 950 000  |
   |торгового оборудования            |      50 000  |(2 000 000    |
   |                                  |   (авансы)   |(плановый     |
   |                                  |              |показатель) — |
   |                                  |              |50 000))      |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |2. Выручка от реализации покупных |  10 200 000  |  10 150 000  |
   |товаров                           |      50 000  |(10 200 000 — |
   |                                  |   (авансы)   |50 000)       |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |2.1. Выручка от реализации мебели |   4 300 000  |   4 300 000  |
   |для дома                          |              |              |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |2.2. Выручка от реализации офисной|   5 900 000  |   5 850 000  |
   |мебели                            |      50 000  |(5 900 000 —  |
   |                                  |   (авансы)   |50 000)       |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |3. Выручка от реализации услуг по |   3 100 000  |   3 100 000  |
   |сборке и установке мебели         |              |              |
   +——————————————————————————————————+——————————————+——————————————+
   |Итого:                            |  47 300 000  |  52 500 000  |
   L——————————————————————————————————+——————————————+———————————————
   

Обратите внимание: к началу декабря у вас есть возможность определить размер выручки за 2003 г. с минимальной погрешностью (не более 5 - 6%). Естественно, эти данные будут скорректированы с учетом итоговых результатов за год.

Бюджет выручки от прочей реализации

Сформировать бюджет выручки от прочей реализации достаточно сложно. В его статьях отражаются планируемые поступления от реализации активов, не предназначенных изначально для перепродажи. В большинстве случаев решение об их выбытии принимается руководством спонтанно и, следовательно, не может быть спрогнозировано. Исходя из этого, рекомендуем формировать бюджет выручки от прочей реализации только в тех случаях, когда в вашем распоряжении есть соответствующая информация от руководства или когда вы сами можете спрогнозировать подобное развитие событий.

Например, руководитель предприятия решил закупить новую мебель для офиса. Логично предположить, что старая мебель будет продана. Соответственно вам следует проанализировать данные последней инвентаризации и определить сумму возможной реализации этих активов.

В тех случаях, когда поступления от реализации прочих активов не планируются изначально, нет необходимости формировать соответствующий бюджет. Еще раз напоминаем, что данные упрощенного бюджета могут быть скорректированы в процессе его исполнения. И если возникнет срочная необходимость в продаже не предназначенных изначально для реализации активов, то вы всегда сможете внести в бюджет соответствующие изменения.

Бюджеты операционных доходов и доходов

от внереализационных операций

Настоятельно рекомендуем выстраивать бюджеты операционных и внереализационных доходов на основании данных бухгалтерского учета. При этом желательно использовать средние данные по предыдущим периодам, особенно в тех случаях, когда размер отдельных статей доходов из года в год не претерпевает существенных изменений.

Более пристальное внимание следует уделить таким статьям поступлений, как доходы от участия в других организациях и доходы по выданным займам, а также прибыль, полученная от совместной деятельности. Для составления объективного прогноза поступлений по перечисленным статьям нужно подробно рассмотреть, какие именно хозяйственные операции производились в отчетном году: были ли сделаны дополнительные вклады в совместную деятельность, приобретены ценные бумаги других организаций, выданы или получены возвращенные займы.

Бюджет поступлений по кредитам и займам

Определяя статьи этой части бюджета, следует исходить из предпосылки, что организация прибегает к займам только для приобретения внеоборотных активов. Размер потребности в привлечении кредитов и займов для пополнения оборотных средств определяется уже после составления сводного бюджета, в процессе его корректировки.

Объем будущих кредитных поступлений рассчитывают, если для капитальных вложений регулярно привлекаются заемные средства и ожидается существенное пополнение состава основных средств и нематериальных активов. Для расчета берется рыночная стоимость предполагаемых к покупке активов и возможности предприятия по гарантийному обеспечению привлекаемых средств. Последний показатель определяют сотрудники кредитных организаций на основании данных оборота компании за последние три года, а также стоимости основных средств, которые могут быть использованы в качестве обеспечения кредита.

А если раньше для покупки основных средств и нематериальных активов заемные средства не использовались? Или в будущем году не ожидается серьезного переоснащения производственной базы и обслуживающих производств? Тогда закладывать в бюджет поступления от кредитов и займов не нужно.

Формирование расходной части

сводного бюджета предприятия

Все расходы компании можно условно разделить на расходы, связанные с производством и реализацией продукции (производственные расходы), и на внереализационные расходы. Обратите внимание, что отдельные составляющие бюджетов производственных и внереализационных расходов в сводном упрощенном бюджете отражаются в отдельных позициях, так как несут важную смысловую нагрузку. Например, бюджет заработной платы в сводном бюджете следует отражать отдельной строкой, так как этот показатель является значимым для руководства компании.

Формирование бюджета расходов

на производство и реализацию

Для удобства расчета расходной части сводного бюджета производственные расходы рекомендуем разделить на постоянные и переменные затраты. Постоянными считаются те расходы, размер которых не зависит от объемов производства и реализации (например, арендные платежи). Размер переменных затрат напрямую зависит от изменения объемов производства и продаж.

Правда, большинство расходных статей бюджета, связанных с производством и реализацией продукции, содержат в себе одновременно и переменную, и постоянную части. Так, бюджет заработной платы может содержать переменную часть - заработную плату производственного персонала и поощрительные выплаты, и постоянную часть - плановую зарплату аппарата управления и обслуживающих отделов. Рекомендуем в целях подготовки именно упрощенного бюджета за постоянную часть принимать общий фонд заработной платы согласно штатному расписанию, а за переменную - все остальные выплаты. В этом случае, к примеру, в переменную часть бюджета заработной платы попадут не только выплаты премий, но и зарплата внештатных сотрудников.

Обычно несложно рассчитать элементы затрат, имеющие постоянный характер. Например, в будущем году не планируется изменять сложившуюся организационную структуру, регламент деятельности управленческих служб, обслуживающих структур и прочих подразделений организации, расходы на деятельность которых не зависят от объемов производства. В таком случае в бюджет следует просто заложить сумму постоянных расходов, произведенных в предыдущем периоде. Если же планируется расширить штат или увеличить оклады в рамках существующего штатного расписания, внедрить новое программное обеспечение, увеличить площади помещений и прочее, то по каждому из таких мероприятий вам следует сделать отдельный расчет.

В процессе составления развернутого бюджета при расчете переменных затрат обычно рекомендуется отталкиваться от запланированных объемов производства продукции, работ, услуг и плановых объемов продаж товаров в натуральном выражении.

По общему правилу для составления бюджета переменных затрат надо располагать калькуляцией себестоимости продукции, работ, услуг по видам и реестрам покупных стоимостей товаров. На основе этих данных размер переменных затрат рассчитывается путем умножения норм из калькуляций на плановые объемы в натуральных показателях и на стоимость тех или иных ресурсов. Стоимостью единицы ресурса может выступать как покупная стоимость материалов и услуг, так и почасовые тарифы заработной платы производственных рабочих.

Однако при формировании упрощенного бюджета нет необходимости калькулирования себестоимости. Ведь упрощенный бюджет предназначен для компаний, не имеющих опыта серьезного финансового планирования. Большинство из них не используют практику калькулирования себестоимости. Поэтому рекомендуем при расчете переменных затрат в будущем периоде воспользоваться коэффициентом приведения переменных затрат. Он очень прост в расчете и представляет собой отношение планируемой выручки к выручке предыдущего периода.

Рассмотрим на примере расчет бюджета расходов на производство и реализацию с помощью этого коэффициента.

Пример 3. Калькуляции себестоимости продукции в ЗАО "Этника" отсутствуют.

В 2003 г. ЗАО "Этника" имело следующую структуру расходов на производство и реализацию:

     
   ———————————————————————————————T————————————————T————————————————¬
   |        Элемент затрат        |Постоянные, руб.|Переменные, руб.|
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Заработная плата              |    1 400 000   |    4 050 000   |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Материалы                     |      540 000   |   20 400 000   |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Электроэнергия                |       60 000   |      620 000   |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Услуги сторонних организаций  |      230 000   |      880 000   |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Прочие                        |      350 000   |      900 000   |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Закупка товаров               |        —       |    7 300 000   |
   L——————————————————————————————+————————————————+—————————————————
   

В 2004 г. ЗАО "Этника" планирует увеличить зарплату сотрудников аппарата управления на 5 процентов. Выручка от реализации продукции и услуг собственного производства в 2003 г. составила 37 100 000 руб., плановый показатель на 2004 г. - 42 350 000 руб.

Коэффициент приведения переменных затрат:

42 350 000 руб. : 37 100 000 руб. = 1,141.

Следовательно, бюджет расходов на производство и реализацию на 2004 г. будет иметь вид:

     
   ———————————————————————————————T————————————————T————————————————¬
   |        Элемент затрат        |Постоянные, руб.|Переменные, руб.|
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Заработная плата              |    1 470 000   |    4 621 105   |
   |                              |(1 400 000 +    |(4 050 000 х    |
   |                              |5%)             |1,141)          |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Материалы                     |      540 000   |   23 276 400   |
   |                              |                |(20 400 000 х   |
   |                              |                |1,141)          |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Электроэнергия                |       60 000   |      707 420   |
   |                              |                |(620 000 х      |
   |                              |                |1,141)          |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Услуги сторонних организаций  |      230 000   |    1 004 080   |
   |                              |                |(880 000 х      |
   |                              |                |1,141)          |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Прочие                        |      350 000   |    1 026 900   |
   |                              |                |(900 000 х      |
   |                              |                |1,141)          |
   +——————————————————————————————+————————————————+————————————————+
   |Закупка товаров               |        —       |   12 000 000   |
   |                              |                |(исходя из      |
   |                              |                |расчетного      |
   |                              |                |объема продаж и |
   |                              |                |прейскуранта    |
   |                              |                |закупочных цен) |
   L——————————————————————————————+————————————————+—————————————————
   

Формирование бюджета

внереализационных расходов

Бюджет внереализационных расходов обычно состоит из бюджета платежей в бюджет и внебюджетные фонды (бюджет налоговых платежей), бюджета инвестиции во внеоборотные активы, бюджета инвестиций в другие организации и бюджета выплат по кредитам. Бюджет налоговых платежей рассчитывают на основе анализа балансовой и налоговой отчетности за предыдущие периоды, а также планов на будущий год. Например, размер отчислений по единому социальному налогу определяется исходя из составленного бюджета расходов на заработную плату в будущем году. Размер налога на имущество прогнозируется на основании реального состава основных средств, а также предполагаемых объемов их поступления. Предполагаемые расходы по налогу на прибыль рассчитываются по плановой прибыли, которую планирует извлечь организация в будущем году.

Бюджет инвестиций, так же как и бюджет выручки от прочей реализации, не является обязательной статьей упрощенного бюджета. Рекомендуем приступать к его расчету только тогда, когда руководство определится с потребностями в основных средствах и нематериальных активах на будущий год. В этом случае план соответствующих инвестиций составляется в виде сметы, состоящей из реестра необходимых активов и их рыночной стоимости. Так же следует подходить к формированию бюджета инвестиций в другие организации и вкладов по договорам простого товарищества. Целесообразность таких вложений обосновывается отдельными расчетами. Каждый такой проект должен быть тщательно проработан, должен быть проведен экономический анализ его эффективности. Как правило, закладываемая в такие проекты норма прибыли должна превышать норму прибыли от обычной деятельности предприятия.

Бюджет выплат по кредитам и займам составляется исходя из показателей объема кредитов и займов, подлежащих возврату на начало планируемого периода, а также из потребности в заемных средствах на будущий год. Этот бюджет также включает в себя и проценты по кредитам, которые должны быть уплачены. Проценты рассчитываются из условий действующих кредитных договоров, а также из текущих условий выдачи кредитов, предлагаемых кредитными организациями. Обратите особое внимание: на практике в большинстве кредитных договоров и договоров займа конечная сумма процентов определяется и отражается в бухгалтерском учете только после выплаты: основной части займа. Поэтому при составлении бюджета выплат по кредитам и займам вам следует использовать не только данные бухгалтерского учета, но и информацию, полученную из непосредственно договорных документов.

Последний этап

Итак, отдельные составляющие доходной и расходной частей сводного бюджета компании сформированы и подставлены в форму упрощенного бюджета. В результате вы смогли определить его профицит или дефицит.

Если бюджет вашей компании будет иметь значительный профицит (то есть доходные статьи существенно превышают расходные составляющие), ваши действия по формированию можно считать законченными. Решение об использовании образовавшихся излишков принимает, конечно, руководство компании. Обычно в конце года сумма профицита либо выплачивается собственникам компании, либо вкладывается в капитализацию предприятия или в другие организации, либо пускается в оборот компании.

Если же был определен дефицит бюджета (то есть планируемые расходы больше ожидаемых доходов), значит, руководству придется решать, как поступить в этой ситуации: пойти на сокращение отдельных затратных статей, рассмотреть возможность привлечения в оборот заемных средств, пойти на реализацию изначально не предназначенных к продаже активов. Вам надо будет откорректировать доходные и расходные статьи упрощенного бюджета в соответствии с принятыми решениями.

Л.В.Злобина

Аудитор

компании "Про-аудит"

О.В.Рыжов

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

26.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——