"Расчет", N 1, 2004

СЗВ-К БЕЗ ВОПРОСОВ

До 1 июля 2004 г. все фирмы должны подать в Пенсионный фонд сведения о трудовом стаже своих работников по форме СЗВ-К. Некоторые успели отчитаться еще в прошлом году, но большинство не торопится: слишком много невыясненных вопросов по заполнению. Мы отвечаем на них.

Необходимость отчитаться перед Пенсионным фондом по форме СЗВ-К прописана в п.44 Постановления Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318. Там же установлен и срок - с 1 августа 2003 г. по 1 июля 2004 г. Однако сам Пенсионный фонд установил другие сроки для подачи сведений (подробнее об этом читайте на с. 4).

Не надо подавать сведения на тех работников, кто:

- уже получает пенсию;

- станет пенсионером в период с 1 августа 2003 г. до конца 2004 г.;

- начал работать после 1 января 2002 г.

Если ни один из ваших работников не имеет права на досрочную пенсию, вам необходимо сдать лишь формы СЗВ-К, сформированные в пачки (не более 200 документов), опись к каждой пачке и список застрахованных.

Отчеты по работникам, имеющим право на досрочную пенсию, могут быть включены в общую пачку, но список по ним составляется отдельный. Если работа в вашей фирме дает право на досрочную пенсию - должен быть составлен перечень рабочих мест с особыми условиями труда.

А вот льготный характер работы ваших сотрудников по прежнему месту работы нужно подтвердить документально. Ксерокопии приложите к списку льготников и включите их в ту же пачку, что и СЗВ-К. Заметим, что в отличие от персонифицированного учета пояснительную записку составлять не нужно. Поэтому, если у кого-либо из ваших работников нет страхового номера, поторопитесь его оформить. Возможно, после 1 июля 2004 г. сдать сведения об их стаже будет очень проблематично.

Как заполнить форму СЗВ-К

Форма СЗВ-К утверждена Постановлением Пенсионного фонда от 21 октября 2002 г. N 122п. Там же есть и Инструкция по ее заполнению. Кроме того, еще дважды пенсионщики выпускали инструктивные документы: Письмо от 22 апреля 2003 г. N АК-08-25/4102 и Постановление от 1 октября 2003 г. N 139п. И тем не менее требования по заполнению формы СЗВ-К в разных отделениях Пенсионного фонда могут отличаться.

Проблемы начинаются уже со строки "Наименование организации". Если в трудовой книжке стоит запись о службе в армии, то в некоторых отделениях Пенсионного фонда требуют, чтобы были указаны номера воинской части и военного билета. В этом случае лучше сделать так, как требует Пенсионный фонд.

А вот с требованием указывать первоначальное название реорганизованной фирмы можно согласиться лишь в том случае, если вы впишите и ее правопреемника. Ведь при проверке сведений пенсионщики будут обращаться именно к нему.

И все же мы постарались привести требования всех пенсионных отделений к одному знаменателю.

Заполнять сведения по этой форме нужно только один раз. Сразу отметим, что заниматься этим должны кадровики. Дело в том, что данные для заполнения формы СЗВ-К берутся из трудовых книжек сотрудников. Однако на многих небольших фирмах кадровой службы нет. В этом случае заполнять новый бланк придется бухгалтерам.

Форму СЗВ-К заполните отдельно по каждому сотруднику. Сделать это можно как на компьютере, так и от руки печатными буквами. Если вы решите заполнять форму с помощью современной техники, программу для этого можно взять в своем отделении Пенсионного фонда. Если такая электронная версия сведений будет заверена электронной цифровой подписью, то даже бумаг сдавать не придется. Правда, для этого нужно оформить с Пенсионным фондом соглашение об электронном документообороте.

Еще можно поручить заполнение формы сторонней компании. В этом случае вы сэкономите время и нервы, но удовольствие это небесплатное. Такой вариант подойдет фирмам с небольшим количеством сотрудников.

Существует три варианта формы СЗВ-К. Первый вариант - для сотрудников, которые до 1 января 2002 г. проработали не более чем в двух местах. По ним заполняется форма СЗВ-К (единая).

Второй вариант формы заполните на тех работников, которые сменили до 1 января 2002 г. не более семи мест работы. В этом случае форма включает в себя два листа. На первом из них будет стоять пометка "начало", на втором - "окончание".

Третий вариант заполните на тех сотрудников, которые проработали до 1 января 2002 г. более чем в семи организациях. В этом случае между листами "начало" и "окончание" вставьте лист "продолжение".

Саму форму СЗВ-К условно можно разделить на три части:

- первая - заглавная часть;

- вторая часть - сведения о периодах работы;

- третья часть - трудовой стаж.

Заглавная часть

В заглавной части укажите фамилию, имя, отчество сотрудника в именительном падеже, дату рождения и номер его пенсионного страхового свидетельства.

Графу "Территориальные условия проживания на 31 декабря 2001 г." заполните согласно классификатору. Он есть в Приложении 1 к Постановлению N 122п. Существуют три варианта заполнения этой графы: оставить пустым, указать РКС (район Крайнего Севера) или МКС (местность, приравненная к районам Крайнего Севера). Таким образом, если ваш сотрудник проживал на "обычной" территории, оставьте эту графу пустой.

Также в заглавной части укажите тип представляемой формы. Она может быть исходной, корректирующей или отменяющей. Если ваша фирма подает форму СЗВ-К впервые, она будет исходной. Если же вы ошибетесь при ее заполнении, укажите изменения ранее поданных сведений в корректирующей форме. Отменяющую форму подают, чтобы признать недействительной ранее поданную и полностью заменить ее.

Сведения о периодах работы

Во второй части формы СЗВ-К укажите периоды работы сотрудника. Для этого сначала заполните наименование фирмы, в которой работал человек, и вид деятельности. Последний укажите в виде кода. Они также есть в Приложении 1 к Постановлению N 122п. Например, код "РАБОТА" обозначает период работы сотрудника, который включается в трудовой стаж.

Дальше идет таблица. В нее нужно вписать каждое место работы человека. Данные для заполнения этой части возьмите из его трудовой книжки. Отметим, что отразить в форме СЗВ-К нужно и сведения о переименованиях или преобразованиях фирмы.

В то же время не исключено, что в вашем отделении Пенсионного фонда сочтут достаточным упоминание только последнего названия фирмы. Ведь все документы должны быть у нее.

Если какие-то периоды деятельности в трудовой книжке отсутствуют или сотрудник ее потерял, укажите наименование организации, которая выдала документ, подтверждающий, что в этот период сотрудник работал.

При нехватке строк можно использовать строки из следующей таблицы. Если сотрудник на одной фирме занимал разные должности, но ни одна из них не дает права на досрочную пенсию, то указать это место работы можно одной строкой. В этом случае укажите должность, на которую он был принят первоначально.

Трудовой стаж

В третьей части подсчитывается общий трудовой стаж на 31 декабря 2001 г. Помимо него рассчитайте стаж, который дает право на досрочную пенсию.

Чтобы вычислить общий трудовой стаж, необходимо:

- сложить даты увольнений (для этого дни прибавляются к дням, месяцы к месяцам, годы к годам) и прибавить их к 31 декабря 2001 г.;

- сложить даты поступлений на работу (в том же порядке);

- вычесть из первой полученной даты вторую.

Так как днем увольнения считается последний рабочий день, то к полученному результату прибавьте по одному дню на каждый случай увольнения.

Обратите внимание: служба в армии включается в трудовой стаж только в том случае, если ей предшествовал и за ней следовал период работы (п.2 ст.11 Закона от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ). А вот учебу включить в стаж не получится в любом случае (п.4 ст.30 того же Закона).

В конце формы укажите количество листов, на которых вы ее представляете. После этого подпишите составленный документ у руководителя и заверьте печатью. Если руководитель не может подписать форму (например, находится в командировке), подписать ее может любой другой человек, который имеет право подписи. Свой автограф должен поставить и тот сотрудник, на которого подаются сведения. При этом, если бланк формы СЗВ-К заполнен на нескольких листах, работник может подписать каждый лист формы.

Если сотрудник отсутствует по уважительной причине или отказывается подписать форму (например, он считает, что в ней неправильно указан стаж), то на месте его подписи укажите причину и заверьте эту запись подписью руководителя.

Что дальше

Все заполненные формы соберите в пачку. К ней приложите опись по форме АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" и список сотрудников в алфавитном порядке, на которых фирма подает сведения. В описи укажите реквизиты своей фирмы, перечень документов, их количество и период, за который они сдаются. После этого поставьте на ней печать фирмы и подпишите у руководителя. Но это еще не все. Директор фирмы должен заверить сдаваемые документы такой надписью на описи: "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно".

Обратите внимание: в пачке не должно быть больше 200 форм. Например, фирма подает сведения на 300 сотрудников. В этом случае нужно сформировать две пачки: на 200 и 100 форм.

Отдельные пачки формируются на каждый тип формы СЗВ-К (исходная, корректирующая, отменяющая). Если фирма подает сведения на сотрудников, которые работали в обычных условиях, и сотрудников, которые имеют право на льготную пенсию, на каждую из этих категорий также формируется отдельная пачка.

Все документы составьте в двух экземплярах и отнесите в свое отделение Пенсионного фонда. Свой экземпляр перед сдачей надо прошить и пронумеровать. При этом документы в пачке должны лежать в такой очередности:

- опись по форме АДВ-6-1;

- список сотрудников, на которых фирма подает сведения;

- формы СЗВ-К.

После этого концы скрепляющей нити выведите с тыльной стороны пачки, свяжите и заклейте листом бумаги, на который поставьте печать и сделайте надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ... листов".

Если ошибок в представленных сведениях нет, один экземпляр документов пенсионщики оставят себе, другой (прошитый) со своей отметкой передадут обратно вам. В случае же обнаружения в них ошибок нужно будет в двухнедельный срок представить исправленные формы.

Обратите внимание: чтобы на следующем месте работы ваши коллеги снова не сдавали СЗВ-К на этого сотрудника, после заполнения формы сделайте отметку на внутренней стороне обложки в конце трудовой книжки: "СЗВ-К представлено страхователем", а дальше укажите регистрационный номер фирмы в Пенсионном фонде, поставьте число, свою фамилию и распишитесь. Кроме того, в течение недели после того, как сведения будут сданы в фонд, каждому работнику нужно вручить их копию под расписку.

Пример. ООО "Пассив" занимается производством косметики. На фирме работает 20 человек. Один их них начал свой трудовой путь в середине 2003 г. Следовательно, заполнить форму СЗВ-К нужно на 19 человек (20 - 1).

Одним из сотрудников, на которых нужно подать сведения, является завскладом Рознов Ю.И. Он начал работать с 15 мая 1996 г. в ЗАО "Актив" в должности кладовщика и проработал там до 30 июня 1998 г. С 1 июля 1998 г. он приступил к работе в ООО "Пассив" в должности завскладом. В 1998 г. Рознов получил пенсионное страховое свидетельство N 023-579-670-69. Особых условий труда, которые дают право на досрочную пенсию, у него не было.

Трудовой стаж Рознова на 31 декабря 2001 г. бухгалтер "Пассива" посчитал так. Сумма дат по увольнению равна 61.18.3999 (30.06.1998 + 31.12.2001). Сумма дат по приему составила 16.12.3994 (15.05.1996 + 01.07.1998).

Таким образом, трудовой стаж равен 45.06.0005 (61.18.3999 - 16.12.3994), или 45 дням, 6 месяцам и пяти годам. Так как 45 дней - это один месяц и 15 дней, то с учетом одного дня увольнения трудовой стаж Рознова составил 5 лет, 7 месяцев (6 + 1) и 16 дней (15 + 1).

Форму СЗВ-К на Рознова бухгалтер "Пассива" заполнил так:

Форма СЗВ-К (единая)

СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОМ СТАЖЕ застрахованного лица за период до

регистрации в системе обязательного пенсионного страхования

     
                                                    ———————————————————¬
                                                    |    Тип формы     |
                                                    |——¬               |
   Страховой номер _023_ — _579_ — _670_ — _69_     ||Х| исходная      |
   Фамилия         _Рознов___________________       |L——               |
   Имя             _Юрий_____________________       |——¬               |
   Отчество        _Иванович_________________       || | корректирующая|
   Дата рождения   "_15_" _августа_ _1976_ года     |L——               |
   Территориальные условия проживания на 31.12.2001 |——¬               |
   _____________________________________________    || | отменяющая    |
                                                    |L——               |
                                                    L———————————————————
   

Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности

1. Наименование организации _ЗАО "Актив"__________________________

__________________________________________________________________

Вид деятельности (код) _работа______

     
   —————T——————————T——————————T——————T——————T—————————————T—————————————¬
   | N  |  Начало  |   Конец  |Терри—|Особые| Исчисляемый | Выслуга лет |
   |п/п |  периода |  периода |тори— |усло— |трудовой стаж|             |
   |    |  (дд.мм. |  (дд.мм. |альные|вия   +—————T———————+—————T———————+
   |    |   гггг)  |   гггг)  |усло— |труда |осно—|допол— |осно—|допол— |
   |    |          |          |вия   |(код) |вание|нитель—|вание|нитель—|
   |    |          |          |(код) |      |(код)|ные    |(код)|ные    |
   |    |          |          |      |      |     |сведе— |     |сведе— |
   |    |          |          |      |      |     |ния    |     |ния    |
   +————+——————————+——————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |    |15.05.1996|30.06.1998|      |      |     |       |     |       |
   +————+——————————+——————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |(профессия или должность) кладовщик                                 |
   +————T——————————T——————————T——————T——————T—————T———————T—————T———————+
   |    |          |          |      |      |     |       |     |       |
   +————+——————————+——————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |(профессия или должность)                                           |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

2. Наименование организации _ООО "Пассив"_________________________

__________________________________________________________________

Вид деятельности (код) _работа______

     
   —————T——————————T————————T——————T——————T—————————————T—————————————¬
   | N  |  Начало  | Конец  |Терри—|Особые| Исчисляемый | Выслуга лет |
   |п/п |  периода |периода |тори— |усло— |трудовой стаж|             |
   |    |  (дд.мм. |(дд.мм. |альные|вия   +—————T———————+—————T———————+
   |    |   гггг)  |  гггг) |усло— |труда |осно—|допол— |осно—|допол— |
   |    |          |        |вия   |(код) |вание|нитель—|вание|нитель—|
   |    |          |        |(код) |      |(код)|ные    |(код)|ные    |
   |    |          |        |      |      |     |сведе— |     |сведе— |
   |    |          |        |      |      |     |ния    |     |ния    |
   +————+——————————+————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |    |01.07.1998|        |      |      |     |       |     |       |
   +————+——————————+————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |(профессия или должность) завскладом                              |
   +————T——————————T————————T——————T——————T—————T———————T—————T———————+
   |    |          |        |      |      |     |       |     |       |
   +————+——————————+————————+——————+——————+—————+———————+—————+———————+
   |(профессия или должность)                                         |
   L———————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Сведения по состоянию на 1 января 2002 года для оценки пенсионных

прав застрахованного лица (конвертации)

     
   ————T———————————————————————————————————————————T———T———————T————¬
   |   |Вид стажа                                  |Лет|Месяцев|Дней|
   +———+———————————————————————————————————————————+———+———————+————+
   | 1.|Общий трудовой стаж                        | 5 |   7   | 16 |
   +———+———————————————————————————————T———————————+———+———————+————+
   | 2.|Стаж, дающий право на досрочное|    Код    |Лет|Месяцев|Дней|
   |   |назначение трудовой пенсии     |           |   |       |    |
   +———+————T——————————————————————————+———————————+———+———————+————+
   |   |2.1.|Территориальные условия   |           |   |       |    |
   +———+————+                          +———————————+———+———————+————+
   |   |    |                          |           |   |       |    |
   +———+————+——————————————————————————+———————————+———+———————+————+
   |   |2.2.|Особые условия труда      |           |   |       |    |
   +———+————+                          +———————————+———+———————+————+
   |   |    |                          |           |   |       |    |
   +———+————+——————————————————————————+———————————+———+———————+————+
   |   |2.3.|Выслуга лет               |           |   |       |    |
   +———+————+                          +———————————+———+———————+————+
   |   |    |                          |           |   |       |    |
   L———+————+——————————————————————————+———————————+———+———————+—————
   

Лист _________ Сведения представлены на _1_ листах

_Генеральный директор______________ _______ _Семенов С.А.______

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

Дата _10 февраля 2004 г.___________ М.П.

Со сведениями о трудовом _______________________ _Рознов Ю.И.__

стаже ознакомлен Подпись застрахованного

лица

ПФР вправе проверить достоверность представленных сведений в соответствии со ст.13 Федерального закона "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" N 167-ФЗ.

С.Шилкин

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

23.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——