"Учет.Налоги.Право", N 32, 2003

ХРАНИТЬ ВЕЧНО?

Работодатель должен документировать практически каждое свое действие. Так, документ нужен и при приеме на работу, и при переводе, и при увольнении, и при согласовании действий с профсоюзом, и во многих других случаях. Однако в большинстве случаев вопросы о том, как долго работодатель должен хранить всю эту документацию, Трудовой кодекс обходит стороной.

"Вековые" книжки

Сразу заметим, что для некоторых документов Трудовой кодекс все же установил сроки хранения. Именно с них мы и начнем.

Первый документ, в отношении которого Трудовой кодекс вводит нормы хранения, - трудовые книжки работников. Правда, в ст.66 ТК РФ этот срок установлен не прямо, там сделана ссылка на правительственный документ. А вот уже в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 установлены конкретные сроки хранения трудовых книжек.

Очевидно, что трудовая книжка должна храниться у работодателя все время, пока сотрудник у него работает. При прекращении трудового договора книжка обязательно выдается работнику (ст.62 ТК РФ). Но даже если уволившийся (или уволенный) работник не забирает свою трудовую книжку, работодатель обязан ее хранить.

В первые два года книжка хранится в кадровой службе, причем отдельно от других трудовых книжек. По прошествии двух лет "забытые" книжки положено передать в архив организации и хранить их там еще 50 лет. И только через полвека такой документ можно выбросить. Точнее, уничтожить "в установленном порядке", то есть комиссией с обязательным составлением акта.

Акты о несчастье

Вторая категория документов, для которой Трудовой кодекс устанавливает сроки хранения, - это акты о несчастных случаях на производстве. Напомним, что если во время работы с сотрудником случается несчастье, то работодатель должен организовать расследование происшествия. Результаты расследования оформляются актом о несчастном случае на производстве, который работодатель обязан хранить в течение 45 лет.

Точно такой же срок установлен ст.230 Кодекса и для хранения актов расследования несчастных случаев, не связанных с производством <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробнее о расследовании и оформлении несчастных случаев, происшедших в организации, см. "Несчастный случай", "УНП" N 9, 2003, с. 12, "Следствие ведет работодатель", "УНП" N 10, 2003, с. 12 и "Расследовал - оформи", "УНП" N 12, 2003, с. 12.

Остальные - по перечню

В отношении же остальных документов Трудовой кодекс не устанавливает никаких временных рамок для хранения. Поэтому остается неясным - в течение какого срока работодатель должен хранить приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, наложении взыскания и т.п.

Нет, не значит. Дело в том, что сроки хранения таких документов все же установлены. Сделано это Росархивом еще в 2000 г. Именно тогда был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения (утв. 06.10.2000). Именно в нем детально прописано, сколько времени какой документ необходимо хранить в архиве организации. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Таким образом, ни одна организация не имеет права хранить тот или иной документ меньше срока, установленного в Перечне. За нарушение этого порядка руководитель организации вполне может заплатить штраф в размере до 500 руб. по ст.13.20 КоАП РФ.

Так что же и как долго надо хранить, чтобы избежать штрафа? Обо всем по порядку.

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет.

Три четверти века положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка положено хранить даже после замены их новыми. Срок хранения - 1 год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Другие правила и инструкции, разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Столько же положено хранить проекты таких документов, в том числе и тех, которые направлялись на согласование в профсоюз. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Таким образом, практически для каждого кадрового документа Перечень установил свой срок хранения. Подробная таблица хранения таких документов приведена на с. 14 этого номера "УНП".

В.Е.Киселев

Юрист

Подписано в печать

01.09.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——