"Практическая бухгалтерия", N 8, 2003

МОЖНО ОБОЙТИСЬ И БЕЗ ККМ

Фирма получает наличную оплату от других фирм через своих работников. Должен ли каждый экспедитор возить с собой переносную ККМ? Можно ли организовать работу по-другому и не платить штраф за неприменение ККМ?

Наличные деньги, полученные от других фирм за товары (работы, услуги), нужно пробивать по кассе. Причем продавец обязан выдать покупателю кассовый чек непосредственно в момент оплаты (ст.5 Федерального закона от 25 июня 2003 г. N 54-ФЗ). Поэтому налоговики считают, что фирмы, которые получают деньги через своих представителей, должны снабдить их всех переносными ККМ.

Если экспедиторов, которые выезжают за деньгами, у вас немного, то проще всего работать именно так. При этом не забудьте: сотрудник, который использует ККМ, выполняет обязанности кассира-операциониста. Это значит, что с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности и под расписку ознакомить его с правилами применения ККМ. Такой работник должен вести журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) и ежедневно сдавать в кассу полученные деньги вместе с Z-отчетом и справкой кассира-операциониста.

Однако на некоторых предприятиях экспедиторов может быть очень много. Тогда выдать каждому из них по кассовому аппарату невозможно.

Выйти из этой ситуации можно такими способами.

Схема 1: оформляем по доверенности покупателя

Сразу скажем, что просто получать деньги через своих сотрудников по доверенности теперь нельзя. Ведь доверенное лицо представляет интересы фирмы и соответственно приобретает все ее права и обязанности (ст.182 ГК РФ). Значит, получая деньги, он сразу должен выдать покупателю чек.

Однако эту ситуацию можно обойти, если работник будет действовать не от имени своей фирмы, а как представитель фирмы-покупателя.

Для этого фирма-покупатель должна выдать экспедитору (как частному лицу) доверенность на внесение им денег в кассу продавца. Чтобы не утруждать покупателя, фирма-продавец может подготовить такую доверенность самостоятельно. Экспедитор должен будет только отдать ее на подпись покупателю.

Затем работник фирмы-продавца расписывается в расходном кассовом ордере покупателя и получает деньги. В течение срока, на который выписана доверенность (это может быть несколько дней), он должен внести деньги в кассу своей фирмы и взять кассовый чек. Затем этот чек нужно отвезти покупателю.

Пока фирма-покупатель не получит кассовый чек, она может учитывать выплаченные деньги как переводы в пути. Это не является оплатой за товары (работы, услуги), и соответственно кассовый чек сразу не нужен.

Выдавая деньги, бухгалтер фирмы-покупателя сделает проводку:

Дебет 57 Кредит 50

- выданы деньги экспедитору.

Получив кассовый чек, покупатель отразит оплату за товар днем пробития чека:

Дебет 60 Кредит 57

- отражено поступление денег.

Схема 2: выбиваем чек заранее

Если сумма оплаты известна заранее (например, ее можно выяснить по телефону), то кассовый чек можно пробить до того, как работник фирмы-продавца поедет к покупателю за деньгами.

В этом случае бухгалтер оформляет для фирмы-покупателя все необходимые документы (договор, накладную, счет-фактуру), а кассир-операционист пробивает кассовый чек. С этими документами работник фирмы-продавца едет к покупателю.

Однако покупатель может отказаться от товара или не заплатить за него сразу. В этом случае работник фирмы-продавца должен вернуть кассовый чек на фирму. Причем сделать это нужно в тот же день, иначе придется делать сторнировочные проводки.

Возврат кассового чека оформляется очень просто. Для этого кассир-операционист должен составить акт о возврате денег по неиспользованным чекам (форма N КМ-3). Бланк акта утвержден Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Акт составляют в одном экземпляре. Его должны подписать члены специально созданной комиссии. В нее могут войти заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист.

Возвращенные чеки нужно наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию. Сумму, пробитую по таким чекам, запишите в графу 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка за тот день, когда чек был возвращен в кассу.

     
   —————————————————T———————————————————————T———————————————————————¬
   |                |         Плюсы         |         Минусы        |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Схема 1:        |1. Не надо покупать    |1. Покупатель должен   |
   |                |всем торговым          |выписывать доверенность|
   |                |представителям по ККМ. |и делать дополнительные|
   |                |2. Экспедитор может    |проводки.              |
   |                |сдать полученные деньги|2. Работник            |
   |                |не сразу, а в течение  |фирмы—продавца должен  |
   |                |нескольких дней.       |два раза ездить к      |
   |                |                       |покупателю.            |
   |                |                       |3. Фирма—покупатель    |
   |                |                       |выдает деньги не       |
   |                |                       |представителю продавца,|
   |                |                       |а частному лицу.       |
   +————————————————+———————————————————————+———————————————————————+
   |Схема 2:        |1. Не надо покупать    |1. Неиспользованные    |
   |                |всем торговым          |чеки нужно вернуть в   |
   |                |представителям по ККМ. |тот же день, когда они |
   |                |2. Покупатель сразу    |пробиты.               |
   |                |получает кассовый чек. |2. Чек будет пробит не |
   |                |                       |в момент оплаты. Таким |
   |                |                       |образом, пока деньги,  |
   |                |                       |ожидаемые по этому     |
   |                |                       |чеку, не поступят в    |
   |                |                       |кассу, там будет       |
   |                |                       |недостача.             |
   L————————————————+———————————————————————+————————————————————————
   

Л.Смирнова

Аудитор

Подписано в печать

28.07.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——