"Главбух". Приложение "Учет в медицине", N 3, 2003

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ.

ПОРЯДОК УЧЕТА И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

Чаще всего медицинская организация направляет своих сотрудников в командировки, чтобы они пополнили свои знания. Это участие в различных конференциях, семинарах, на которых можно узнать о новых методах лечения, современных препаратах и т.д. Но бывает, что врачам приходится ездить в командировки, чтобы помочь своим коллегам в других регионах: провести сложную операцию, организовать профилактические мероприятия, дать совет на консилиуме.

Из нашей статьи вы узнаете, как оформить командировку и какие расходы следует при этом возместить сотруднику. Естественно, мы расскажем, как командировочные нужно отражать в учете и облагать налогами.

Работник направляется в командировку

Чтобы направить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник должен заполнить форму N Т-10а. Здесь, во-первых, кратко излагают служебное задание работника. А во-вторых, указывают, куда именно и на сколько дней его командируют. Кстати, запомните: такая служебная поездка не должна длиться более 40 дней, при этом время, проведенное в пути, в расчет не включается. Так установлено в п.4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62).

Далее служебное задание, составленное по форме N Т-10а, утверждает руководитель организации или его уполномоченный. Затем на основании служебного задания отдел кадров готовит приказ о направлении сотрудника в командировку и оформляет командировочное удостоверение. Такой порядок также прописан в Инструкции N 62.

После этого работник идет в бухгалтерию за командировочными. Ведь, согласно ст.168 Трудового кодекса РФ, организация обязана ему оплатить:

- стоимость проезда;

- расходы по найму жилья;

- суточные;

- иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Величину всех этих компенсаций и должности работников, которым они положены, надо определить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте предприятия. Например, это может быть Положение о служебных командировках, утвержденное руководителем медицинской организации.

Максимальный размер командировочных ни для бюджетных, ни для коммерческих организаций законодатели не установили. А вот нижний предел есть. И хотя документ, в котором определен этот минимум, предназначен для бюджетных учреждений, руководствоваться им должны и коммерческие фирмы.

Речь идет о Постановлении Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление N 729). Здесь указано, что командированному работнику в день положено 550 руб. на наем жилья и 100 руб. суточных.

В некоторых случаях размер командировочных определяется и другими документами. Например, Постановление Правительства РФ от 2 июня 2003 г. N 317 гласит: всем сотрудникам федеральных учреждений здравоохранения, работающим с больными атипичной пневмонией, нужно выплачивать суточные в двойном размере.

Не забудьте, что суточные работнику надо выплатить и за выходные, и за праздники, и за дни, проведенные в дороге. То есть сутки начинайте отсчитывать с даты выезда. Согласно п.7 Инструкции N 62, это день, в который из населенного пункта, где находится место работы командированного, отправляется поезд, самолет, автобус и др. А заканчивайте датой приезда сотрудника - соответственно это день, когда транспорт прибывает обратно.

При этом если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки. А уже одна минута первого - это следующие сутки. Между прочим, если вокзал находится в другом населенном пункте (или в случае с аэропортом, ведь он почти всегда расположен за чертой города), то еще надо учитывать время, которое сотрудник потратит, добираясь до него. Разумеется, все сказанное в равной мере относится и к приезду работника.

Итак, бухгалтер подсчитал, сколько нужно выплатить командированному. Тут есть одно условие: работник может получить свои командировочные только в случае, если у него нет задолженности перед организацией. Деньги выдают из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. При этом в бухгалтерском учете коммерческой фирмы нужно записать:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги под отчет.

А бухгалтер бюджетной медицинской организации делает такую проводку:

Дебет 160 Кредит 120

- выданы деньги под отчет.

Работник вернулся из командировки

Сотрудники, прибывшие из командировки, обязаны представить в бухгалтерию следующие документы:

- командировочное удостоверение;

- авансовый отчет об истраченных суммах с приложением всех документов, подтверждающих эти расходы;

- краткий отчет о выполненной работе по форме N Т-10а.

Кто выписывает командировочное удостоверение, мы уже сказали. Сотрудник берет его с собой в командировку, чтобы в день приезда и в день отъезда сделать в нем специальные отметки. Их ставит должностное лицо того предприятия (или, скажем, подразделения), в которое командирован работник. Отметки заверяют подписью и печатью. Стоит напомнить, что ответственность за такое оформление удостоверения возложена на командировочного.

Теперь расскажем об авансовом отчете. Форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. На оборотной стороне авансового отчета командированный работник приводит перечень документов, которые подтверждают его расходы. Соответственно на прилагаемых к отчету документах надо поставить те же порядковые номера, что и в перечне.

Насколько важны эти подтверждающие документы, мы покажем на примере транспортных затрат командированного. Ведь в числе прочего он должен приложить к авансу и использованные билеты. При наличии билетов организация должна оплатить работнику как минимум стоимость проезда:

- в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- в экономическом классе в самолете;

- в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;

- в каюте II категории речного судна;

- в каюте I категории парома;

- в любом автобусе и любом автомобиле (кроме такси).

Если же работник не сохранил билеты, то ему положена компенсация за проезд:

- в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- в каюте X группы морского судна;

- в каюте III категории речного судна;

- в автобусе общего типа.

Получив авансовый отчет, работник бухгалтерии проверяет: на что именно были истрачены выданные перед командировкой деньги, есть ли подтверждающие документы, правильно ли они заполнены, верны ли подсчеты. Затем руководитель предприятия или его уполномоченный утверждает авансовый отчет. И только после этого на основании отчета можно делать проводки.

Бухгалтер коммерческой медицинской организации укажет следующее:

Дебет 08 (10, 26...) Кредит 71

- списаны документально подтвержденные командировочные расходы.

А бухгалтер бюджетной организации исходя из норм, утвержденных Постановлением N 729, записывает:

Дебет 200 (220) Кредит 160

- списаны расходы в пределах норм.

А сумму, истраченную сверх норм, отражает так:

Дебет 223 Кредит 160

- списаны расходы сверх норм.

Если подтвержденные расходы командированного превысили его аванс, то бухгалтерия по расходному кассовому ордеру должна доплатить работнику. В коммерческой фирме это отражается такой записью:

Дебет 71 Кредит 50

- выдан из кассы перерасход.

В бюджетном же учреждении делается такая проводка:

Дебет 160 Кредит 120

- выдан из кассы перерасход.

Но допустим, сотрудник истратил в командировке меньше, чем предполагалось. В этом случае он обязан вернуть в кассу оставшиеся деньги. Сделать это нужно в течение трех дней после приезда из командировки. Бухгалтер коммерческой организации полученную от командированного сумму отражает так:

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены оставшиеся деньги.

А вот бюджетники делают такую проводку:

Дебет 120 Кредит 160

- возвращены оставшиеся деньги.

И наконец, отчет по форме N Т-10а. Как вы помните, еще до командировки начальник сотрудника вписал в эту форму служебное задание. Теперь же сам работник должен отчитаться, насколько успешной была его поездка. Надо сказать, что на практике большинство предприятий пренебрегают составлением данного отчета, считая это пустой формальностью. И совершенно напрасно: все же лучше его составлять. Объясняется это тем, что отчет по форме N Т-10а является единственным документом, который подтверждает экономическую целесообразность командировки.

Судите сами. Приказ о направлении в командировку - это документ, в котором лишь указывают, где будет находиться работник в конкретный период времени и в каком порядке ему возместят расходы. А авансовый отчет лишь подтверждает траты командированного. Поэтому форма N Т-10а поможет всем медицинским организациям доказать налоговикам обоснованность затрат. А бюджетники с помощью такого документа будут отчитываться еще и перед казначейством.

Налог на прибыль

Медицинская организация может уменьшить свою налогооблагаемую прибыль на расходы по командировкам. Это установлено пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Здесь перечислены такие расходы:

- стоимость проезда работника до места, куда его командировали, и обратно;

- затраты на наем жилого помещения;

- плата за некоторые дополнительные услуги;

- суточные;

- затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и т.д.;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, транзита и т.п.

Однако исключить из прибыли данные расходы не так-то просто. Дело в том, что некоторые из них нормируются. А для других нужны специальные подтверждающие документы. Об особенностях учета командировочных расходов при расчете налога на прибыль мы расскажем ниже.

Затраты на проезд

Все они уменьшают налогооблагаемые доходы организации. Кстати, в такие расходы можно включить: взносы по обязательному государственному страхованию пассажиров, комиссионный сбор железнодорожных и авиакасс, плату за пользование постельными принадлежностями.

Как документально подтвердить все эти расходы? Очень просто: как мы уже сказали, надо сохранить билет. Что касается постели, то ее стоимость должен указать проводник в бланке строгой отчетности (если постель не входит в стоимость билета).

Пример 1. В июле 2003 г. главврач больницы Сидоров И.С. ездил на совещание в Москву. Стоимость дороги в оба конца составила 3000 руб. (в том числе НДС - 500 руб.). Постель была включена в стоимость билета.

Сидоров И.С. представил в бухгалтерию два билета. Это позволило бухгалтеру больницы уменьшать налогооблагаемую прибыль на 2500 руб. (3000 - 500).

Сотрудник может поехать в командировку на автомобиле, принадлежащем организации. В этом случае в состав командировочных расходов включают затраты на ГСМ, ремонт автомобиля и услуги автостоянок. Разумеется, надо, чтобы и стоянки, и автосервис располагались по пути командировки. На квитанциях, которые они выдают, должны быть указаны Ф.И.О. командированного, государственный номер автомобиля и дата.

Пример 2. В августе 2003 г. Петренко И.С. - завхоз клиники - ездил в командировку на служебном легковом автомобиле, которым управлял сам. Вернувшись из командировки, завхоз представил в бухгалтерию квитанции АЗС. Бензина он купил на 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.).

Значит, бухгалтер клиники вправе уменьшить налогооблагаемый доход на сумму 1000 руб. (1200 - 200).

Расходы по проживанию

Исчисляя налог на прибыль, бухгалтер относит в расходы лишь стоимость проживания. Правда, это касается только того случая, когда командированный сдал в бухгалтерию оправдательный документ (например, счет гостиницы).

Еще раз обратите внимание: из прибыли исключают только основную сумму счета. Стоимость любых дополнительных услуг гостиницы, вынесенных в отдельные строки, доходы не уменьшает.

К слову сказать, иногда налоговики настаивают на том, чтобы организация нормировала расходы по проживанию в соответствии со своим Положением о служебных командировках в организации. В этом случае сошлитесь на пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. В этом подпункте никаких ограничений нет - главное, чтобы был оправдательный документ. Впрочем, чтобы избежать данной спорной ситуации, можно в Положении о служебных командировках не указывать предельный размер оплаты проживания.

Пример 3. В августе 2003 г. Мельник П.С., заведующий терапевтическим отделением поликлиники, ездил на учебу в областной центр. Обучение длилось 10 дней. В течение этого срока Мельник П.С. жил в гостиничном номере "люкс" из-за того, что других свободных номеров не было.

Согласно Положению о служебных командировках, утвержденному в поликлинике, Мельник П.С. должен был жить в обычном номере гостиницы. Однако это же Положение позволяет оплатить стоимость проживания в номере "люкс" при условии, что нет свободных мест в обычных номерах.

Мельник П.С. представил в бухгалтерию поликлиники счет гостиницы на сумму 6000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.) и справку о том, что других свободных номеров не было.

На основании этих документов бухгалтер поликлиники уменьшил налогооблагаемый доход на 5000 руб. (6000 - 1000).

Конечно, бывает, что работник не может представить в бухгалтерию документы, подтверждающие оплату проживания. В этом случае вы можете возместить расходы. Однако учесть их при расчете налога на прибыль нельзя.

Суточные и прочие расходы

Медицинская организация вправе выплачивать командированному любые суточные. Однако, исключая суточные из налогооблагаемых доходов, можно брать только по 100 руб. за каждый день командировки. Такая норма была определена в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93.

Также налогооблагаемую прибыль можно уменьшить на стоимость услуг связи. Это позволяет делать пп.25 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Правда, бухгалтеру нужно получить от командированного соответствующие квитанции. Кроме того, сотрудник должен составить служебную записку, в которой надо обосновать необходимость затрат на связь. Далее эту записку следует завизировать у руководителя организации и только потом нести в бухгалтерию.

Пример 4. В июле 2003 г. Разумова М.С., заместитель главврача больницы, на 3 дня ездила в Санкт-Петербург на научно-практическую конференцию. Во время командировки она звонила на работу, чтобы помочь своим коллегам в лечении тяжелого больного. За это она заплатила 120 руб. (в том числе НДС - 20 руб.).

Разумова М.С. представила в бухгалтерию квитанцию об оплате телефонного разговора и одобренную главврачом служебную записку.

На основании этих документов бухгалтерия больницы уменьшила налогооблагаемый доход на 100 руб. (120 - 20).

Налог на доходы физических лиц

Пункт 3 ст.217 Налогового кодекса РФ гласит: удерживать налог на доходы физических лиц с компенсационных выплат за командировки не надо. Однако это должны быть выплаты, разрешенные законодательством и не превышающие установленные нормы.

Затраты на проезд

Здесь не нужно начислять налог на доходы физических лиц только в том случае, если эти затраты документально подтверждены. Как вы знаете, подтвердить их можно билетом. Ну а если билета нет? Пусть сотрудник попробует получить справку, в которой будет указано, каким видом транспорта он добирался и сколько стоил билет. К сожалению, таких справок на вокзалах практически не дают. Чаще дают справку, где приведена только стоимость билета. Поэтому сотрудник должен взять справку о стоимости самого, так сказать, простого билета (о том, какая категория транспорта положена работнику в подобном случае, мы рассказали во втором разделе нашей статьи). Ну а если командированный не смог предъявить ни билета, ни справки, налог придется удержать.

Пример 5. В августе 2003 г. Иванов А.С., врач медицинского центра, ездил в командировку в Москву в купейном вагоне фирменного поезда. На билеты в оба конца он истратил 3000 руб. (в том числе НДС - 500 руб.).

К сожалению, Иванов А.С. потерял свои билеты. Поэтому, вернувшись из Москвы, он взял на вокзале справку о том, что в плацкартном вагоне пассажирского поезда билеты в оба конца стоят 1440 руб. (в том числе НДС - 240 руб.). На основании этой справки бухгалтер выплатил Иванову А.С. компенсацию, равную 1200 руб., и не стал с нее удерживать налог на доходы физических лиц.

Расходы по проживанию

Также не надо начислять налог на доходы физических лиц на компенсации документально подтвержденных расходов по проживанию. И при этом не важно, где жил сотрудник - в гостинице или в частном секторе.

Если же такие затраты не будут подтверждены, тогда налог нужно начислить на разницу между суммой компенсационной выплаты и нормой, установленной для бюджетных учреждений.

Суточные

Налог на доходы физических лиц не нужно удерживать с суточных, которые не превышают нормы, установленные законодательством для налога на прибыль. Таким образом, на суточные, составляющие более 100 руб. в день, налог начислить придется.

Единый социальный налог и взносы

на обязательное пенсионное страхование

Сразу скажем, что на суммы, возмещающие командированному его затраты, начислять ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование не надо. Дело в том, что часть таких расходов не облагается налогом на основании пп.1 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ, а именно: налог не начисляют на суточные в пределах норм (100 руб.), а также на компенсацию за документально подтвержденные расходы по проезду и найму жилья.

А п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ в свою очередь освобождает от налога и взносов суточные сверх норм и компенсацию за не подтвержденные документально расходы.

Налог на добавленную стоимость

Согласно ст.171 Налогового кодекса РФ, "входной" НДС, который был уплачен по командировочным расходам, можно зачесть. Однако это касается только тех расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Какие документы должны быть в бухгалтерии, чтобы можно было принять к зачету "входной" НДС, разъяснено в п.42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса РФ. Эти Методические рекомендации утверждены Приказом МНС России от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447.

Так, чтобы зачесть налог, уплаченный в гостинице, нужны счет-фактура и документы, которые подтверждают оплату (кассовый чек или бланк строгой отчетности).

А вот чтобы зачесть "входной" НДС по проезду, счет-фактура не нужен. Достаточно того, чтобы в билете сумма налога была включена в отдельную строку.

Пример 6. Директор медицинского центра Кириллов В.Г. ездил в командировку. В бухгалтерию медицинского центра он дал кассовый чек и счет-фактуру из гостиницы на 12 000 руб. (в том числе НДС - 2000 руб.). Кроме того, он представил два билета на общую сумму 3000 руб. (в том числе НДС - 500 руб.). В билетах сумма НДС была вынесена в отдельную строку.

На основе полученных документов бухгалтерия медицинского центра приняла к зачету "входной" НДС на сумму 2500 руб. (2000 + 500).

Т.М.Жигулина

Аудитор

Подписано в печать

21.07.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——