"Главбух". Приложение "Учет в торговле", N 3, 2003

СКЛАДСКИЕ ДОКУМЕНТЫ: СОРТОВОЙ И ПАРТИОННЫЙ

СПОСОБЫ УЧЕТА

Для того чтобы обеспечить сохранность товаров, торговая фирма должна правильно организовать их складской учет. Если такой учет не ведется, то бухгалтер не сможет оперативно сверить данные бухгалтерского учета с данными складского учета. А фактическое наличие товаров можно будет выявить только при инвентаризации. Это может привести к хищению товаров в межинвентаризационный период.

Кроме того, неправильно организованный складской учет может вызвать разногласия бухгалтера с материально ответственным лицом. Ведь в этом случае велика вероятность того, что работник склада допустит ошибку и данные складского учета не будут совпадать с данными бухгалтерского учета.

На практике существует два основных метода складского учета и хранения товаров сортовой и партионный. А от того, каким способом торговое предприятие учитывает товары на складе, зависит порядок оформления складских документов.

И при партионном, и при сортовом способе материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном выражении. Делают они это на основании приходных и расходных товарных документов.

Сортовой способ.

Журнал учета движения товаров на складе

При сортовом способе товары хранятся на складе по сортам (наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта. А материально-ответственные работники ведут складской учет в журнале учета движения товаров на складе (унифицированная форма N ТОРГ-18), который утвержден Постановлением <*> Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

     
   —————————————————————————————————————
   

<*> С полным перечнем унифицированных форм можно ознакомиться в журнале N 1, 2003, на с. 84.

На каждое наименование (сорт) товара заводят отдельный журнал. В зависимости от количества приходных и расходных документов на этот товар журнал может состоять из одной или нескольких страниц.

Заметьте: однородные товары разного наименования, имеющие одну учетную цену, можно учитывать в одном журнале. Так, например, в одной карточке можно отражать чай разных наименований, если эти наименования имеют одинаковую цену.

Журнал открывается на один год. В начале года, перед тем как внести записи в журнал, в нем отражают остатки товаров на складе по состоянию на 1 января текущего года.

Записи в журнале делают на основании каждого приходного и расходного документа и только по количеству товара без указания его цены. После каждой записи выводят остаток в натуральном выражении.

Рассмотрим на примере порядок заполнения журнала учета движения товаров на складе.

Пример 1. Оптовая фирма ООО "Гефест" торгует обувью.

Организация ведет складской учет товаров сортовым способом. Для этого предприятие использует журнал по форме N ТОРГ-18.

С 1 по 10 июля 2003 г. на склад ООО "Гефест" поступили следующие товары от поставщиков:

кроссовки "Рибок" по накладной N 15 от 1 июля 2003 г. в количестве 50 пар;

мужские ботинки "Саламандер" по накладной N 137 от 3 июля 2003 г. в количестве 100 пар;

кроссовки "Рибок" по накладной N 17 от 4 июля 2003 г. в количестве 20 пар;

кроссовки "Рибок" по накладной N 22 от 9 июля 2003 г. в количестве 30 пар.

За этот же период оптовая фирма отгрузила покупателям:

мужские ботинки "Саламандер" по накладной N 210 от 4 июля 2003 г. в количестве 30 пар;

мужские ботинки "Саламандер" по накладной N 217 от 7 июля 2003 г. в количестве 55 пар;

кроссовки "Рибок" по накладной N 218 от 7 июля 2003 г. в количестве 65 пар;

мужские ботинки "Саламандер" по накладной N 232 от 9 июля 2003 г. в количестве 10 пар.

Для того чтобы упростить пример, предположим, что другие товары в ООО "Гефест" не поступали и не выбывали. А кроссовки "Рибок" и мужские ботинки "Саламандер" поступили на фирму впервые, то есть остатка этих товаров на складе оптового предприятия по состоянию на 1 января 2003 г. не было.

Кладовщик ООО "Гефест" оформил журналы учета движения товаров на складе на кроссовки "Рибок" и на ботинки "Саламандер" (см. Приложение 1).

Приложение 1

     
                                                           —————————¬
                                                           |  Код   |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД |0330218 |
   ООО "Гефест", г. Санкт—Петербург, ул. Софийская,        +————————+
   д. 54                                                   |        |  
   ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |        |
               организация, адрес                          +————————+
   ________________________________________________________|        |
            структурное подразделение                      +————————+
                                  Вид деятельности по ОКДП |        |
                                                           L—————————
   

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ 2003 ЗА ------ Г. кладовщик Парфенова С.В. Лицо, ответственное за ведение журнала --------- --------------- ———— должность фамилия, имя, отчество кроссовки "Рибок" Наименование товара -------------------------------------------- ———— коробка (пара) Единица измерения ---------------------------------------------- ———— наименование

     
   ———————————T———————————————T——————T——————T———————T——————————T——————————¬
   |   Дата   |Номер документа|Приход|Расход|Остаток|Примечание|          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |     1    |       2       |   3  |   4  |   5   |     6    |     7    |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |Остаток на|       —       |   —  |   —  |   —   |     —    |     —    |
   |01.01.2003|               |      |      |       |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |01.07.2003|       15      |  50  |   —  |   50  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |04.07.2003|       17      |  20  |   —  |   70  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |07.07.2003|      218      |   —  |  65  |    5  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |09.07.2003|       22      |  30  |   —  |   35  |          |          |
   L——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+———————————
   

     
                                                           —————————¬
                                                           |  Код   |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД |0330218 |
   ООО "Гефест", г. Санкт—Петербург, ул. Софийская,        +————————+
   д. 54                                                   |        |  
   ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |        |
               организация, адрес                          +————————+
   ________________________________________________________|        |
            структурное подразделение                      +————————+
                                  Вид деятельности по ОКДП |        |
                                                           L—————————
   

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ 2003 ЗА ------ Г. кладовщик Парфенова С.В. Лицо, ответственное за ведение журнала --------- --------------- ———— должность фамилия, имя, отчество мужские ботинки "Саламандер" Наименование товара -------------------------------------------- ———— коробка (пара) Единица измерения ---------------------------------------------- ———— наименование

     
   ———————————T———————————————T——————T——————T———————T——————————T——————————¬
   |   Дата   |Номер документа|Приход|Расход|Остаток|Примечание|          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |     1    |       2       |   3  |   4  |   5   |     6    |     7    |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |Остаток на|       —       |   —  |   —  |   —   |     —    |     —    |
   |01.01.2003|               |      |      |       |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |03.07.2003|      137      |  100 |   —  |  100  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |04.07.2003|      210      |   —  |  30  |   70  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |07.07.2003|      217      |   —  |  55  |   15  |          |          |
   +——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+——————————+
   |09.07.2003|      232      |   —  |  10  |    5  |          |          |
   L——————————+———————————————+——————+——————+———————+——————————+———————————
   

Партионный способ. Партионная карта

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученных товаров. На каждую партию выписывают партионную <**> карту (унифицированная форма N МХ-10) в двух экземплярах. Один экземпляр остается на складе и служит регистром складского учета, а второй передают в бухгалтерию.

     
   —————————————————————————————————————
   

<**> С перечнем унифицированных форм для учета в местах хранения можно ознакомиться в рубрике "Справочник" на с. 89.

Одной партией допускается считать:

товары одного наименования, поступившие одним видом транспорта от одного поставщика;

товары одного наименования, поступившие одновременно несколькими видами транспорта от одного поставщика.

Заполняя партионную карту, работник склада указывает:

ее номер и дату составления;

наименование товара;

номер и дату акта о приеме товара;

номер и дату накладной, по которой получен товар;

реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления;

наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в партионной карте отражают: дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара.

После того как вся партия будет полностью израсходована (отгружена), заведующий складом и товаровед ставят в карте свои подписи. А затем ее передают в бухгалтерию для проверки.

Если при проверке выявится недостача товаров, то бухгалтер, не дожидаясь очередной инвентаризации, должен действовать следующим образом.

Недостачу в пределах норм естественной убыли нужно списать на издержки обращения, а сверх норм взыскать с материально-ответственных лиц. В учете при этом надо сделать такие проводки:

Дебет 94 Кредит 41

отражена недостача товаров;

Дебет 44 Кредит 94

недостача товаров в пределах норм естественной убыли отнесена на издержки обращения;

Дебет 73 Кредит 94

недостача товаров сверх норм естественной убыли отнесена на материально-ответственных лиц.

Если товары учитываются по продажным ценам, то делают дополнительную сторнирующую запись:

     
       ———————————————————¬
       |Дебет 41 Кредит 42|
       L———————————————————
   

торговая наценка, относящаяся к недостающим товарам.

Если же при проверке будут обнаружены излишки товаров, то их нужно оприходовать, а в учете сделать проводку:

Дебет 41 Кредит 91

излишки товаров включены в состав прочих доходов.

При учете по продажным ценам дополнительная проводка выглядит так:

Дебет 41 Кредит 42

торговая наценка, относящаяся к излишним товарам.

Порядок заполнения карточки партионного учета рассмотрим на примере.

Пример 2. На склад оптового предприятия ООО "Юнона" 10 июля 2003 г. по товарной накладной N 63 и счету-фактуре N 163 поступило 100 банок кофе "Нескафе Голд" от ЗАО "Солнце". При получении товаров от поставщика был составлен акт о приемке товаров N 12 (форма N ТОРГ-1).

В этот же день была выписана партионная карта N 77.

Товар был списан следующим образом:

10 июля 2003 г. по товарной накладной N 543 было реализовано 70 банок кофе покупателю ООО "Каскад";

15 июля 2003 г. по товарной накладной N 558 было отгружено 30 банок покупателю ООО "Пальмира".

Партионную карту 16 июля 2003 г. передали в бухгалтерию для проверки, при которой излишков и недостач выявлено не было.

Рассмотрим порядок заполнения партионной карты (см. Приложение 2).

Приложение 2

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0335010 |
                      ООО "Юнона"                         +—————————+  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |  71 197 |
                       организация                        +—————————+
   _______________________________________________________|         |
                структурное подразделение                 +—————————+
                                 Вид деятельности по ОКДП |         |
                                                          +—————————+
                                                   Камера |         |
                                                          +—————————+
                                             Вид операции |    11   |
                                                          L——————————
   

----------T-----------¬ ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦документа¦составления¦ +---------+-----------+ ПАРТИОННАЯ КАРТА ¦ 77 ¦10.07.2003 ¦ L---------+---------- ———— Кофе "Нескафе Голд" 250 гр. -----------¬ Товар (культура) ---------------------------- Код ¦ 00023 ¦ наименование L--------- ———— завскладом Артемьева Е.А. Материально ответственное лицо ---------- ------------------ ———— должность фамилия, и.о. Миндлина А.Б. Товаровед ---------------------------- ———— фамилия, и.о.

12 10 июля 2003

Акт о приеме товара N ---------- от "--" ----------- ---- года

163 10 июля 2003

Счет - фактура по приходу N ------ от "--" --------- ---- года

     
   ————————————————T————————————T—————————T—————————T———————————T—————T————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |   Накладная   |Отправитель,|Вид      |Место    |  Единица  |Коли—|                               Масса, кг                                |
   |               | получатель |транс—   |(станция,| измерения |чест—+——————T————————————T—————T——————————————————————————————————————————————+
   +——————————T————+            |порта    |пристань,+——————T————+во   |брутто|    тара    |нетто|                  в том числе                 |
   |   дата   |но— |            |         |порт)    |наиме—|код |мест,|      +——————T—————+     +————————T————————T——————————T————————T————————+
   |          |мер |            |         |отправ—  |нова— |по  |штук |      |одного|всего|     |I сорт  |II сорт |нестандарт|        | отходы |
   |          |    |            |         |ления,   |ние   |ОКЕИ|     |      | места|     |     +————T———+————T———+—————T————+———T————+————T———+
   |          |    |            |         |получа—  |      |    |     |      |      |     |     |про—| кг|про—| кг|про— | кг |   |    |про—| кг|
   |          |    |            |         |теля     |      |    |     |      |      |     |     |цент|   |цент|   |цент |    |   |    |цент|   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |     1    |  2 |      3     |   4     |    5    |   6  |  7 |  8  |  9   |  10  | 11  |  12 | 13 |14 | 15 |16 | 17  | 18 |19 | 20 | 21 | 22|
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Приход      |         |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |10.07.2003| 63 |ЗАО "Солнце"|"ГАЗ—210"|г. Санкт—|  шт. |    | 100 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |            |         |Петербург|      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Итого приход|         |         |      |    | 100 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Расход      |         |         |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |10.07.2003| 543|ООО "Каскад"|"ГАЗ—210"|г. Санкт—|  шт. |    |  70 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |            |         |Петербург|      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |15.07.2003| 558|ООО "Пальми—|"УАЗ"    |г. Волог—|  шт. |    |  30 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   |          |    |ра"         |         |да       |      |    |     |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Итого расход|         |         |  шт. |    | 100 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |          |    |Остаток     |         |         |      |    |   0 |      |      |     |     |    |   |    |   |     |    |   |    |    |   |
   +——————————+————+————————————+—————————+—————————+——————+————+—————+——————+——————+—————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |                                             Потери в пределах норм естественной убыли|     |  Х |   | Х  |   |  Х  |    |   |    | Х  |   |
   +——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+———+
   |                                                        Окончательный результат (+, —)|     |  Х |   | Х  |   |  Х  |    |   |    | Х  |   |
   L——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————+—————+————+———+————+———+—————+————+———+————+————+————
   

Оборотная сторона формы N МХ-10 16 июля 2003 Кофе "Нескафе Голд" 250 гр. в наличии имеется По данной партии на "--"------------- ---- года товара ------------------------------------------- ———— ________________________ в наличии не имеется. наименование товара Артемьева Артемьева Е.А. Заведующий складом ___________________ ___________________________ подпись расшифровка подписи Миндлина Миндлина А.Б. Товаровед ------------------- ------------------------- ———— подпись расшифровка подписи

Расчет естественной убыли

составил _________ ___________ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

У.Ш.Ташиш

Аудитор

Подписано в печать

10.07.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——