"Практическая бухгалтерия", N 6, 2002

ПРОВЕРКА ФСС РФ. ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ БУХГАЛТЕРУ

Сумму ЕСН, которую фирма перечисляет в Фонд социального страхования РФ, можно уменьшить на различные пособия, выданные сотрудникам. Поэтому очень часто представители ФСС РФ проводят проверки тех организаций, которые выплачивают такие пособия. Недавно фонд выпустил Методические указания по проведению проверок (далее - Методические указания). На основании этого документа мы вам расскажем, какие фирмы проверяют чаще всего, как проходит такая проверка и как правильно оформить документы на выдачу пособий.

Многие пособия, которые полагаются сотрудникам фирмы, могут выдаваться за счет средств ФСС РФ. Так, фонд оплачивает пособия: по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком, на погребение и т.д.

Кроме того, фирма может купить сотрудникам путевки на санаторно-курортное лечение. Такие расходы также оплачивает ФСС РФ.

Все перечисленные расходы нужно правильно оформлять. Только в этом случае вы сможете использовать деньги фонда. Для того чтобы определить, правомерно ли израсходованы деньги, сотрудники ФСС РФ проводят регулярные проверки предприятий.

Кого проверяет ФСС РФ

Работники фонда могут проверить любую организацию. Однако, как сказано в Методических указаниях, в первую очередь внимание уделяется фирмам, которые:

- расходуют на социальное страхование значительные средства или получают большие дотации от ФСС РФ;

- нерегулярно сдают отчетность в фонд (отчетность сдается по форме N 4-ФСС РФ);

- не проверялись в течение трех лет.

Примечание. Методические указания по проверкам утверждены Постановлением ФСС РФ от 1 февраля 2002 г. N 10.

Как проходит проверка

ФСС РФ проверяет только обоснованность расхода денег фонда. Так, его сотрудники не будут смотреть, правильно ли вы начислили ЕСН, правомерно ли применили льготы по этому налогу и т.д. Этим занимается налоговая инспекция.

ФСС РФ и налоговая инспекция имеют право проверять документы за разные периоды времени. Налоговики могут смотреть документы за три года, предшествующих тому, в котором проводится проверка (ст.87 НК РФ). По Методическим указаниям ФСС РФ может проверить только законченный отчетный период и два предшествующие года. Например, если работники фонда придут к вам в июне 2002 г., то они будут смотреть документы за 2000 и 2001 гг., а также за I квартал 2002 г.

Если фирма не признает ошибки, которые обнаружили работники ФСС РФ, то об этом надо письменно сообщить в фонд. Для этого составляют письмо или акт разногласий. В письме (акте) излагают причины, по которым фирма не согласна с результатами проверки. Письмо направляется в фонд не позднее двух недель после того, как вы получите акт о проверке. После этого срока предъявить претензии можно только через суд.

Какие документы проверяют сотрудники фонда

Разные пособия оформляются разными документами. Рассмотрим их подробнее.

Пособие по временной нетрудоспособности

Это пособие платят только тем сотрудникам, которые работают по трудовому контракту. Если человек выполняет работу по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), то ваша фирма не должна оплачивать ему больничный.

Пособие можно выдавать только по основному месту работы. Поэтому трудовая книжка сотрудника, которому выдано пособие, должна храниться у вас. Если человек уволился, то проверяющим нужно показать приказы о приеме его на работу и увольнении. Это пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности. Листок должен храниться в бухгалтерии. Если он был потерян, то вам нужно получить его дубликат.

Примечание. Пособие по временной нетрудоспособности не может превышать 11 700 руб. в месяц.

Пособие при рождении или усыновлении ребенка

Это пособие выплачивается:

- если у вашего работника родился ребенок;

- если сотрудник усыновил ребенка в возрасте до трех месяцев.

Пособие может выплачиваться любому родителю (отцу или матери). Другому супругу оно не выдается. Если у вашего сотрудника родилось несколько детей, то пособие нужно заплатить на каждого ребенка. Такой же порядок действует при усыновлении.

Если вы выдавали такие пособия, то в бухгалтерии должны быть:

- расходный кассовый ордер на выплату пособия;

- заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;

- справка о рождении ребенка. Ее нужно получить в загсе;

- справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось.

Примечание. Пособие при рождении (усыновлении) ребенка составляет 4500 руб.

Заявление о выплате пособия составляется в произвольной форме. Оно может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                              Генеральному директору ООО "Альфа"|
   |                           И.И. Иванову от слесаря П.Н. Сидорова|
   |                                                                |
   |                           Заявление                            |
   |                                                                |
   |    Прошу выплатить   мне   единовременное   пособие  в  размере|
   |4500 руб. в связи с рождением ребенка.                          |
   |                                                                |
   |20 июня 2002 г.                   Сидоров         /П.Н. Сидоров/|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Сотрудникам, у которых родился ребенок или которые его усыновили, положен дополнительный отпуск. Этот отпуск также оплачивается ФСС РФ. Чтобы подтвердить обоснованность расхода средств фонда, проверяющим нужно показать:

- заявление сотрудника о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6 - если отпуск предоставлен одному сотруднику, или N Т-6а - если отпуск предоставлен нескольким сотрудникам);

- копию решения суда об усыновлении ребенка;

- копию свидетельства о рождении ребенка;

- справку с места работы другого родителя о том, что он таким отпуском не пользовался.

Пособие по уходу за ребенком младше полутора лет

По ст.256 Трудового кодекса РФ женщинам после рождения ребенка положен трехлетний отпуск. Порядок его оплаты должен установить федеральный закон. Но такого закона пока нет. Поэтому, по нашему мнению, за счет фонда можно оплатить только полтора года отпуска. Именно такой период предусмотрен Федеральным законом от 19 мая 1995 г. N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей".

Для того чтобы оплатить отпуск по уходу, нужны:

- заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;

- копия приказа о предоставлении отпуска;

- копия свидетельства о рождении ребенка.

Пособие на погребение

Это пособие выдается в случае:

- смерти сотрудника. Пособие выплачивается супругу (супруге) или другим лицам, которые хоронят умершего;

- смерти несовершеннолетнего ребенка сотрудника.

Если вы выдавали пособие, то проверяющим надо показать:

- заявление сотрудника (его родственников) о выплате пособия;

- справку загса о смерти.

По желанию родственников умершего сотрудника фирма может оплатить услуги похоронных агентств. Максимальная сумма, которая оплачивается за счет ФСС РФ, - 1000 рублей. В этом случае в бухгалтерии должны храниться:

- справка загса о смерти;

- счет на оплату похоронных услуг;

- платежное поручение или квитанция к приходному ордеру на оплату похоронных услуг.

Примечание. Пособие на погребение не может превышать 1000 руб.

Оплата путевок

Фирма может купить путевки для своих сотрудников в санаторно-курортные учреждения, которые находятся в России. Эти путевки оплачиваются ФСС РФ из расчета 420 руб. в сутки на одного работника. Если путевка стоит дороже, то сумма превышения оплачивается либо сотрудником, либо фирмой.

Примечание. Порядок выдачи путевок на санаторно-курортное лечение утвержден Постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2001 г. N 309.

Если вы оплачивали путевки, то работникам ФСС РФ надо представить:

- заявления сотрудников фирмы о предоставлении путевок;

- решение комиссии по социальному страхованию о выдаче путевок. О том, как оформить такое решение, смотрите статью "Оплата путевок в детские лагеря. Новое постановление правительства", опубликованную в этом номере журнала;

- отрывной талон к путевке;

- справку из медицинского учреждения по форме N 070у о том, что сотрудники нуждаются в лечении (если сотрудники направляются на санаторно-курортное лечение);

Примечание. Справка по форме N 070у утверждена Приказом Минздрава России от 14 июня 2001 г. N 215.

- документы на покупку путевок (договор, счет, накладные);

- платежное поручение или квитанцию к приходному кассовому ордеру на оплату путевок;

- список работников, получивших путевки, с их подписями. Он составляется в произвольной форме и может выглядеть так:

ООО "Альфа"

Список сотрудников,

которые получили путевки на санаторно-курортное лечение

     
   ————T————————————T———————————T——————————T—————————T——————————T———————¬
   | N |   Ф.И.О.   | Должность |   Сроки  |  Место  |   Дата   |Подпись|
   |п/п|            |           |санаторно—| лечения |  выдачи  |       |
   |   |            |           |курортного|         |  путевки |       |
   |   |            |           |  лечения |         |          |       |
   +———+————————————+———————————+——————————+—————————+——————————+———————+
   | 1 |Сидоров Н.Г.|Слесарь    |с 5 по    |Санаторий|01.06.2002|Сидоров|
   |   |            |           |20 июня   |"Зеленая |          |       |
   |   |            |           |2002 г.   |даль"    |          |       |
   +———+————————————+———————————+——————————+—————————+——————————+———————+
   | 2 |Иванов Д.В. |Фрезеровщик|с 10 по   |Санаторий|08.07.2002|Иванов |
   |   |            |           |27 июля   |"Зеленая |          |       |
   |   |            |           |2002 г.   |даль"    |          |       |
   L———+————————————+———————————+——————————+—————————+——————————+————————
   

А.Смотров

Аудитор

Подписано в печать

04.06.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——