"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 17, 2002

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

(Окончание. Начало см. "Финансовая газета.

Региональный выпуск", N 16, 2002)

Кассовая книга (ф. N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи денежных средств записывают в кассовую книгу. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной или сургучной печатью на последней странице, где делается запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ________ листов". Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2 равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассовая книга является одновременно регистром аналитического учета.

При организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме (компьютерные учетные технологии) кассовую книгу можно вести в электронном виде. Особенности ее ведения регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе организации ведется на активном счете 50 "Касса". Сальдо показывает наличие в кассе остатка свободных денежных средств. По дебету отражается поступление наличных денег и денежных документов в кассу, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Основанием для внесения записей являются проверенные отчеты кассира с приложенными первичными кассовыми документами.

К счету 50 могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации. Субсчет 50-2 используется для учета наличия и движения денежных средств в операционных кассах, которые расположены вне помещений кассы организации (магазины, эксплуатационные участки, речные переправы и т.п.). На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на нефтепродукты, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки (экскурсионные, туристические, в оздоровительные учреждения и пр.) и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Для учета наличия и движения наличной валюты не предусмотрено отдельного синтетического счета. Однако для обособленного учета движения наличной иностранной валюты в рабочем плане счетов организации следует открывать отдельные субсчета (50-4 "Валютная касса" или "Касса в иностранной валюте") к счету 50. Субсчет 50-4 вводится при осуществлении организацией внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировки. В кассовой книге выделяется определенное количество отдельных листов в зависимости от предполагаемого объема операций. Покупка и выдача наличной иностранной валюты и дорожных чеков осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле, нормативными актами Банка России о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Выдача наличной валюты и продажа дорожных чеков организациям для оплаты командировочных расходов осуществляются уполномоченными банками. Расходование ее на иные цели запрещается. Организация может получить наличную иностранную валюту только со специального транзитного валютного счета, открытого в уполномоченном банке на основании специальной заявки.

Не разрешается возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень, приобретение материальных ценностей и оплачивать расходы по внешнеэкономическим сделкам.

Покупка организацией наличной иностранной валюты на командировочные расходы, минуя уполномоченный банк, запрещается. Приобретенная по поручению организации наличная иностранная валюта зачисляется уполномоченным банком на специальный валютный транзитный счет клиента и может использоваться в наличной форме только через кассу организации на оплату расходов на загранкомандировки.

Для получения иностранной валюты организация предоставляет в уполномоченный банк заявку по установленной форме. Заявка оформляется на основании приказа о направлении работника в служебную загранкомандировку с указанием планируемого срока, страны, нормы суточных. На основании заявки банк выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты не ранее чем за 10 дней до отъезда командируемого лица в служебную командировку. Полученная в уполномоченном банке валюта должна приходоваться в кассу в этот же день.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000 записи в регистрах бухгалтерского учета по валютным операциям производятся одновременно в валюте расчетов, платежей и в рублях. Во всех кассовых документах должны быть проставлены одновременно две суммы - в рублях и в иностранной валюте.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" учет операций в иностранной валюте ведется в рублях. При этом делается пересчет по курсу Банка России на дату совершения операции (дата оприходования или выдачи валюты из кассы).

Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в соответствии с установленным Банком России Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Пересчет наличных денежных знаков в иностранной валюте осуществляется в рубли в обязательном порядке согласно ПБУ 3/2000. Стоимость денежных знаков должна пересчитываться в рубли на дату совершения операций в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Вопросы выдачи под отчет иностранной валюты, порядок возврата неиспользованной валюты в кассу или перерасчета при перерасходе, признанного организацией, регламентируются Положением Банка России от 25.06.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" (с учетом Указания Банка России от 20.10.1998 N 383-У). Не использованная подотчетным лицом иностранная валюта вносится в кассу и подлежит сдаче в уполномоченный банк в течение 10 дней с момента возврата ее в кассу. При несостоявшейся командировке неиспользованный аванс должен быть возвращен в банк в течение 5 рабочих дней с даты командировки согласно приказу.

При покупке дорожных чеков к счету 50 может открываться субсчет или аналитический счет "Дорожные чеки в иностранной валюте".

Учет дорожных чеков и справок ведется в журнале учета справок (ф. N 0406007). Срок его хранения - 5 лет с даты окончания. В журнале отражают следующие данные: сумму дорожных знаков, серию и номер справки, код валюты, фамилию командируемого работника, дату возврата валюты в уполномоченный банк. Форма данного журнала утверждена Положением Банка России "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов".

В бухгалтерском учете движение наличной иностранной валюты, дорожных чеков, денежных документов отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т 50, К-т 52 - получена со специального транзитного валютного счета и оприходована в кассу наличная иностранная валюта; оприходованы дорожные чеки по номиналу;

Д-т 50, К-т 91 - отражена положительная курсовая разница по остатку валюты в кассе;

Д-т 91, К-т 50 - отражена отрицательная курсовая разница по остатку валюты в кассе;

Д-т 71, К-т 50 - выдана валюта под отчет отъезжающему в служебную командировку работнику организации авансом; возмещена работнику сумма перерасходованного аванса;

Д-т 50, К-т 71 - возвращена часть неиспользованного аванса;

Д-т 52, К-т 50 - сдана наличная иностранная валюта в уполномоченный банк.

Инвентаризация денежных средств в кассе производится согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя в присутствии кассира. При этом наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности проверяются полистно. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается. При их выявлении они считаются излишками. Выявленные излишки наличных денег приходуют и зачисляют в прочие доходы организации (Д-т 50, К-т 91).

В случае выявления недостач денежные суммы подлежат взысканию с кассира и оформляются записями:

Д-т 94, К-т 50; Д-т 73-2, К-т 94.

Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. N ИНВ-15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах расхождений, установленных в ходе инвентаризации, а руководитель принимает решение по результатам проверки.

Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности, а также порядок их использования и хранения определяются руководителем организации. Бланки данных документов учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" и хранятся в кассе организации. Поступление и выдача бланков могут производиться по приходным и расходным кассовым ордерам. В них указывают наименование и номера бланков. Кассир составляет в последующем отчет по их движению.

При журнально - ордерной форме учета кассовые операции отражаются в журнале - ордере N 1-АПК. Он используется для отражения оборотов и по дебету, и по кредиту счета 50 по всем субсчетам, за исключением субсчета 50-3. Обороты по кредиту субсчета 50-3 отражают в журнале - ордере N 3-АПК, а по дебету - в ведомости N 25-АПК.

Основанием для записей в журнале - ордере N 1-АПК являются отчеты кассира с приложенными первичными кассовыми документами. Остаток на конец месяца, выведенный в кассовой книге, должен соответствовать сальдо по счету 50 в журнале - ордере N 1-АПК .

Торговые и другие организации АПК при необходимости текущий учет поступления торговой выручки в кассу предварительно ведут в ведомости поступления торговой выручки (ф. N 25-АПК).

Все поступления денежных средств в кассу отражаются по дебету счета 50, выплаты из кассы - по кредиту этого счета.

Следует отметить, что перечень корреспондирующих счетов с 1 января 2002 г. изменен (по сравнению с ранее действовавшим Планом счетов) таким образом, что исключена возможность прямого списания денежных средств из кассы в корреспонденции со счетами учета имущества или производственных затрат. Данные операции отражаются только через счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Подписано в печать Н.Кокорев

24.04.2002 К.э.н.

Кафедра бухгалтерского учета,

финансов и аудита

Калужского филиала МСХА

им. К.А.Тимирязева

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——