"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 16, 2002

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Учет денежных средств занимает одно из центральных мест в системе бухгалтерского учета в организациях агропромышленного комплекса. Для учета наличия и движения всех видов денежных средств в российской и иностранной валютах в Плане счетов бухгалтерского учета выделен специальный разд.V "Денежные средства". К денежным средствам организаций в соответствии с данным разделом относятся:

наличные деньги в кассе, в том числе и в иностранной валюте (счет 50 "Касса");

средства на расчетных счетах в кредитных организациях (счет 51 "Расчетные счета");

средства на валютных счетах, открытых в уполномоченных банках (счет 52 "Валютные счета");

средства, в том числе в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и пр. (счет 55 "Специальные счета в банках");

денежные средства инкассированные, внесенные в кассы кредитных организаций, кассы почтовых отделений и т.п., для зачисления на счета в банках, но по состоянию на отчетную дату не зачисленные по назначению (счет 57 "Переводы в пути");

денежные документы (почтовые марки, оплаченные проездные билеты, талоны на нефтепродукты, банковские корпоративные карты, путевки в санатории и дома отдыха и т.п.). Их учитывают на субсчете 3 "Денежные документы" счета 50 "Касса".

Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на счетах данного раздела в рублях. Суммы определяются путем пересчета иностранной валюты в установленном порядке по курсу Банка России на дату совершения операций, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей. Курсовые разницы от переоценки остатков денежных знаков в кассе организации и средств на счетах в кредитных организациях на дату составления бухгалтерской отчетности относят на внереализационные доходы и расходы.

Организации АПК независимо от организационно - правовой формы и вида деятельности все свободные денежные средства должны хранить в учреждениях банков на соответствующих счетах.

Для обеспечения текущей финансово - хозяйственной деятельности определенные суммы наличных денег могут находиться в распоряжении организаций, которые вправе их использовать, например, для оплаты труда персонала, закупки небольших партий материалов, топлива, семян и посадочного материала, средств защиты растений и животных и т.п., выдачи под отчет работникам для выполнения хозяйственных поручений, на командировочные расходы, а также для осуществления отдельных расчетов с юридическими и физическими лицами наличными.

Прием и выдача наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизия кассы и контроль за соблюдением расчетно - кассовой дисциплины осуществляются в соответствии с Положением Банка России от 05.01.1998 N 14-П (в ред. от 22.01.1999) "О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40), согласно которым организации могут иметь наличные деньги в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.

Для ведения кассовых операций в штате организации, как правило, предусмотрена должность кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им денег и прочих ценностей в кассу. Его назначают приказом руководителя. После издания приказа о назначении руководитель обязан ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Кассир не может перепоручать другим лицам выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. При отсутствии кассира (например, в связи с болезнью) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому работнику в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и обязан возместить причиненный ущерб организации как в результате умышленных действий, так и при недобросовестном или небрежном выполнении обязанностей.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Малым предприятиям (в сельском хозяйстве к ним относят предприятия с численностью не более 60 работников) с незначительными оборотами наличных денег разрешено вести кассовые операции лицу, которое непосредственно осуществляет учет (главному бухгалтеру или бухгалтеру).

На руководителей организаций в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации возлагаются следующие обязанности:

оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;

обеспечить ведение одной кассовой книги;

производить прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно - кассовых машин (ККМ).

У организации должна быть одна касса. При наличии территориально удаленных подразделений в них могут быть открыты пункты выдачи заработной платы или кассы - филиалы. При отсутствии в штатном расписании должности кассира его права и обязанности распространяются на работников, выполняющих его функции.

Для установления лимита наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий расчетно - кассовое обслуживание, специальный расчет по установленной форме ("Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу").

При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках организация вправе для установления лимита обратиться в один из банков по своему усмотрению. Утвержденный лимит подтверждается уведомлением, которое выдает кредитное учреждение. Данное уведомление направляется в другие банки, в которых организации открыты расчетные счета. Если расчет не оформлен ни в одном из обслуживающих банков, лимит остатка наличных денег в кассе считается нулевым, а не сданная в банк наличность будет считаться сверхлимитной с наложением штрафных санкций за нарушение правил наличного денежного оборота.

Денежную наличность сверх установленных лимитов организации обязаны сдавать из кассы в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (остаток денег в кассе на конец дня не должен превышать утвержденного банком размера). Организация не имеет права накапливать в кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.

Сверх установленного лимита деньги могут находиться в кассе в течение трех дней в дни выдачи заработной платы, пенсий, стипендий, пособий, включая день их получения в кредитном учреждении. В отдельных случаях срок хранения может составлять 5 дней (в таком случае сельскохозяйственная организация должна привести веские обоснования обслуживающему банку).

Не полученную работниками заработную плату организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать ее по первому требованию работника. При сдаче депонированной заработной платы на расчетный счет в назначении платежа указывается "Депонированная заработная плата". Это обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно. Выдача депонированных сумм нескольким лицам может оформляться по платежной ведомости. Разовые выдачи денег производятся по расходным кассовым ордерам.

Организации, имеющие постоянную выручку, поступающую в кассу от продажи продукции (работ, услуг), по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на цели, предусмотренные действующим законодательством (на оплату труда, социально - трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения).

При осуществлении операций с наличными денежными средствами установлены определенные ограничения:

организации не имеют права вносить наличные средства на счета в банках других юридических и физических лиц, минуя свой расчетный счет, если они не снимались с него предварительно (за несоблюдение данного требования предусмотрен штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса в соответствии с п.9 Указа Президента Российской Федерации от 18.08.1996 N 1212 (в ред. от 30.10.1998) "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения");

при расходовании наличных денег согласно Указанию Банка России от 14.11.2001 N 1050-У необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одному платежу (на 1 февраля 2002 г. - не более 60 тыс. руб.). Под одним платежом понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим в один день по одному или нескольким платежным документам (Письмо Банка России от 16.03.1995 N 14-4/95 (в ред. от 28.01.1997) "О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью"). За несоблюдение установленных правил наличного денежного обращения могут применяться следующие санкции:

при неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу наличных денег взыскивается штраф в размере 3-кратной неоприходованной суммы;

при расчетах наличными денежными средствами сверх установленных размеров - штраф в размере 2-кратного произведенного платежа (штрафные санкции налагаются в одностороннем порядке на покупателя);

за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств и за накопление сверхлимитных денежных средств налагается штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной суммы.

На руководителей организаций, допустивших данное нарушение, может налагаться штраф в 50 МРОТ.

В соответствии с Федеральным законом от 18.06.1993 N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" при организации на постоянной основе расчетов наличными денежными средствами с населением организация обязана использовать контрольно - кассовые машины, за исключением случаев, определенных Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (в ред. от 02.12.2000). Используемые для денежных расчетов с населением ККМ подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или на предприятиях - изготовителях.

Организация имеет только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. По каждой ККМ ведется отдельный журнал кассира - операциониста (ф. N КМ-4), в котором отражаются данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. В основном это относится к сельскохозяйственным и другим организациям АПК, фермерским хозяйствам, имеющим розничную торговлю (фирменные магазины, торговые палатки и т.п.).

Кассовые операции оформляются унифицированными формами первичной документации по учету кассовых операций и по учету результатов инвентаризации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (в ред. от 27.03.2000 N 26): приходный кассовый ордер (ф. N КО-1), расходный кассовый ордер (ф. N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. N КО-3), кассовая книга (ф. N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. N КО-5).

Прием наличных денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером и кассиром. При приеме денег от отдельных лиц им выдают квитанцию к приходному ордеру с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия, и они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. Не требуется разрешительной надписи руководителя организации в расходном кассовом ордере в случае ее наличия на прилагаемых документах (заявлении, счете и др.) к расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег отдельным лицам по расходным кассовым ордерам кассир требует документы, удостоверяющие личность. При этом в расходном ордере отмечаются номер и прочие данные документа с обязательной распиской в получении суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашают штампом "Получено" или "Погашено" с указанием даты.

Выдача заработной платы производится по платежной ведомости без оформления на каждого получателя расходного кассового ордера. По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир должен в конце платежной ведомости указать сумму выплаченных и депонированных выплат, произвести сверку с общим итогом, подписать и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. На ведомости ставятся штамп "Расходный кассовый ордер", его номер и дата. На депонированные суммы, сданные в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. Расходные ордера на выданные по платежной ведомости суммы оплаты труда регистрируют в журнале регистрации после выдачи денег.

Сдача наличных денег в банк для зачисления на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличных денег (ф. N 0402001). На принятую сумму выдается квитанция, которая является оправдательным документом. Для получения денег с расчетных счетов в банках выдается чековая книжка по специальному заявлению. При заполнении чека на оборотной стороне указывается целевое назначение получаемых денежных средств. Чек заполняется в организации, как правило, на имя кассира, и никакие исправления в нем не допускаются. Чек остается в банке, а у организации - корешок чека в чековой книжке с указанием полученной суммы. Факт получения денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке.

Приходные, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей машине или принтере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются, включая оговоренные. В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Кассир подписывает приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы после получения (выдачи) по ним денег, а на приложенных к ним документах проставляет штамп или надпись "Оплачено" с указанием даты.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе. Размеры сумм и сроки определяются приказом (распоряжением) руководителя.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов - платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно - платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

(Окончание см. "Финансовая газета. Региональный выпуск",

N 17, 2002)

Подписано в печать Н.Кокорев

17.04.2002 К.э.н.

Кафедра бухгалтерского учета,

финансов и аудита

Калужского филиала МСХА им. К.А.Тимирязева

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——