"Налоговые известия Московского региона", N 4, 2002

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

Нормами и нормативами на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров по договорам с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и Порядком их применения, утвержденными Приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н, было установлено, что представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

Для включения представительских расходов в себестоимость следует соблюдать определенные условия.

Прежде всего в организации издается приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы с указанием лиц, имеющих право на получение таких средств. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации. В обязательном порядке назначается ответственный за проведение официального мероприятия.

Пунктом 1 Письма Минфина России от 6 октября 1992 г. N 94 организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство.

Приказ о направлении приглашения на деловую встречу должен содержать указание цели прибытия. Представители сторонней организации посещают организацию, осуществляющую прием для проведения переговоров, которые должны проходить в рамках уже заключенного договора (контракта), или для установления взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места, сроков проведения, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации. Смета представительских расходов на отчетный год должна быть утверждена протоколом собрания учредителей. Смета расходов на каждый прием составляется на основании Норм на представительские расходы иностранных делегаций и отдельных лиц, утвержденных Письмом Минфина России от 27 мая 1996 г. N 49.

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов / авансовый отчет ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Расходы на представительские цели должны быть подтверждены:

- документами об оплате транспортных расходов;

- счетами общепита;

- другими первичными учетными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств (Письмо Госналогслужбы России от 28 августа 1992 г. N ИЛ-6-01/284). Документально подтвержденные представительские расходы в себестоимость продукции включаются в полном объеме.

От представительских расходов коммерческих организаций необходимо отличать аналогичные по своей сути расходы, осуществляемые органами исполнительной власти.

Так, например, Постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 222 "О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями" были утверждены соответствующие нормы по конкретным статьям расходов:

- оплата гостиницы;

- оплата питания;

- оплата завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом делегаций;

- буфетное обслуживание;

- культобслуживание;

- бытовое обслуживание;

- оплата труда переводчика;

- приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой;

- оплата номеров в гостиницах;

- оплата проезда иностранных делегаций;

- расходы, связанные с бронированием мест в гостиницах;

- расходы на оплату услуг залов официальных делегаций в аэропортах и на вокзалах.

Более того, для целого ряда высших государственных должностных лиц установлены особенности представительских расходов. Так, например, Указом Президента Российской Федерации от 14 сентября 1995 г. N 941 "О мерах по обеспечению материальных гарантий независимости судей Конституционного Суда Российской Федерации" установлено, что "судье Конституционного Суда Российской Федерации ежемесячно выделяются средства на представительские расходы в сумме пяти минимальных размеров оплаты труда. Отчет о расходовании этих средств не представляется".

Особо подчеркнем: все эти особенности представительских расходов никакого отношения к коммерческим организациям не имеют. Коммерческие организации не могут включать в состав представительских расходов ни бытовое обслуживание, ни приобретение сувениров (сувениры с фирменной символикой могут проходить по другой нормируемой статье затрат "Рекламные расходы" с обязательным начислением налога на рекламу).

Нормы Положения о составе затрат и НК РФ, регламентирующие состав представительских расходов, существенно различаются, поскольку согласно п.2 ст.264 НК РФ сокращен перечень расходов, включаемых в состав представительских расходов.

Представительскими расходами в соответствии с НК РФ являются только следующие расходы:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия). При этом применительно к представительским расходам Минфин России в Письме от 8 февраля 1999 г. N 04-02-05/1 пояснил, что речь идет о "проведении единовременных мероприятий, а не о постоянном ресторанном обслуживании представителей других организаций". Хотя ни Положение о составе затрат, ни НК РФ не конкретизируют, что входит в понятие "проведение официального приема" (только ли продукты питания или также и посуда, предметы сервировки и дизайна интерьера), из судебной практики следует, что "расходы на проведение официального приема" следует понимать в широком смысле. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 16 марта 1999 г. по делу N КА-А41/561-99 подтверждена правомочность включения в себестоимость продукции (работ, услуг) "затрат по приобретению кофейного сервиза, ковров и газовой плиты, поскольку указанные предметы необходимы для осуществления рекламных и представительских мероприятий". В Письме Минфина России от 17 декабря 1996 г. N 16-00-17-163 было разъяснено, что амортизацию холодильников, телевизоров, магнитофонов и другой аналогичной техники правомерно относить на себестоимость продукции (работ, услуг) в качестве затрат, необходимых для осуществления рекламных и представительских мероприятий;

- транспортное обеспечение доставки лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия (к сожалению, НК РФ не конкретизирует, откуда доставляются участники: касается это границ одного населенного пункта или можно говорить о междугородных и международных перелетах). В Письме Минфина России от 27 декабря 1996 г. N 04-04-06 говорилось о том, что оплата расходов, связанных с прибытием (убытием) участников представительских мероприятий, их проживанием в гостиницах, к представительским расходам не относится и включению в себестоимость не подлежит;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Следует обратить внимание на исключение из перечня представительских расходов, связанных с проведением мероприятий культурной программы. В п.2 ст.264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что представительские расходы являются таковыми независимо от места проведения указанных мероприятий. Это следовало и из Положения о составе затрат и признавалось судами. Так, например, в Постановлении ФАС МО от 28 июня 1999 г. по делу N КА-А40/1883-99 признано, что представительскими расходами могут являться и расходы по приему представителей других организаций не в месте фактического нахождения принимающей стороны.

Представительские расходы для целей налогообложения до 1 января 2002 г. нормируются Приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н, которым установлено, что фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по следующим нормативам:

     
   ——————————————————————————————————T——————————————————————————————¬
   |    Объем выручки от продажи     |      Предельные размеры      |
   |продукции (работ, услуг), включая| представительских расходов,  |
   | налог на добавленную стоимость  |       принимаемых при        |
   |                                 |   налогообложении прибыли    |
   +—————————————————————————————————+——————————————————————————————+
   |До 30 млн руб. включительно      |1% от объема                  |
   +—————————————————————————————————+——————————————————————————————+
   |Свыше 30 млн руб.                |0,3 млн руб. + 0,5% с объема, |
   |                                 |превышающего 30 млн руб.      |
   L—————————————————————————————————+———————————————————————————————
   

При этом организации, осуществляющие торговую деятельность, при расчете предельных размеров представительских расходов используют показатель валовой прибыли.

С 1 января 2002 г. согласно п.2 ст.264 НК РФ для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Подписано в печать Г.И.Миронова

10.04.2002 ИМНС России N 16

по г. Москве

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——