"АКДИ "Экономика и жизнь", N 4, 2002

СОСТАВЛЯЕМ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Государственный комитет Российской Федерации по статистике Постановлением от 01.08.2001 N 55 утвердил новую форму авансового отчета N АО-1 и согласовал ее с Министерством финансов РФ. Новая унифицированная форма авансового отчета вводится в действие с 1 января 2002 г. и должна использоваться юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.

1. Общие правила работы с авансовыми отчетами

Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных под отчет на административно - хозяйственные нужды и командировки. Этот первичный документ составляется подотчетным лицом и бухгалтером в одном экземпляре и может заполняться как от руки, так и на компьютере.

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем (или уполномоченным на это лицом). Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2. Новая форма авансового отчета

Авансовый отчет - документ двусторонний. Подотчетное лицо на лицевой стороне (см. пример заполнения) указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе, полученном в настоящее время авансе, расходе и остатке.

Новым является заполнение строки 1а: она заполняется только в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

Кроме того, на лицевой стороне документа расположена таблица "Бухгалтерская запись", куда бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета / субсчета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета появился новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы N АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1 - 6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой.

3. Пример заполнения авансового отчета

Менеджер коммерческого отдела предприятия ООО "Титул" Иванов И.И. (табельный номер 45) 2 февраля 2002 г. получил под отчет в кассе предприятия на хозяйственные расходы (закупку расходных материалов) 2000,00 руб. В этот же день он купил расходные материалы на сумму 1800,00 руб. и сдал в кассу предприятия остаток 200,00 руб. по приходному ордеру N 21. Продавец выдал ему товарный чек и чек ККМ, которые он приложил к авансовому отчету. Остатка или перерасхода с предыдущего аванса у работника не было. Авансовый отчет N 25 проверила и приняла бухгалтер Сидорова С.С. и выдала Иванову И.И. расписку. Все расходы были приняты к бухгалтерскому учету. Авансовый отчет подписала главный бухгалтер Петрова П.П. и утвердил директор Гусев Г.Г. Документ в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Лицевая сторона формы N АО-1

     
                                                           —————————¬
                                                           |  Код   |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД |0302001 |
                       ООО "Титул"                         +————————+
        ________________________________________   по ОКПО |46235832|
             наименование организации                      L—————————
   

УТВЕРЖДАЮ

     
                        ——————T——————————¬ Отчет в сумме
                        |Номер|   Дата   | Одна тысяча
        АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +—————+——————————+ восемьсот руб. 00 коп.
                        |  25 |02.02.2002|
                        L—————+——————————— Руководитель __директор___
                                                          должность
                                           _______ ____Гусев Г.Г.____
                                           подпись    расшифровка
                                                        подписи
   
                                           "_02_" _февраля_ _2002_г._
     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
                                                           |    03  |
        Структурное подразделение ___коммерческий_отдел___ +————————+
                                                           |    45  |
        Подотчетное лицо ___Иванов_И.И.___ Табельный номер L—————————
   

фамилия, инициалы

Профессия (должность) __менеджер___

Назначение аванса ______на_хозяйственные_расходы_____________

     
   ————————————————————————T—————————¬ —————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма, | |   Бухгалтерская запись     |
   |                       |руб. коп.| |                            |
   +————————————T——————————+—————————+—+—————————————T——————————————+
   |            |остаток   |         | |    дебет    |   кредит     |
   |Предыдущий  +——————————+—————————+ +—————T———————+——————T———————+
   |  аванс     |перерасход|         | |счет,|сумма, |счет, |сумма, |
   |            |          |         | |суб— |руб.   |суб—  |руб.   |
   |            |          |         | |счет |коп.   |счет  |коп.   |
   |            |          |         | |     |       |      |       |
   +————————————+——————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |Получен аванс 1. из    | 2000,00 | | 10.7|1800,00|  71  |1800,00|
   |02.02.2002             |         | |     |       |      |       |
   +————————————T——————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |1а. в валюте|          |         | |     |       |      |       |
   |(справочно) |          |         | |     |       |      |       |
   +————————————+——————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |              2.       |         | |     |       |      |       |
   +———————————————————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |                       |         | |     |       |      |       |
   +———————————————————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |Итого получено         | 2000,00 | |     |       |      |       |
   +———————————————————————+—————————+ +—————+———————+——————+———————+
   |Израсходовано          | 1800,00 | |     |       |      |       |
   +———————————————————————+—————————+—+—————+———————+——————+———————+
   | Остаток               |  200,00 | |     |       |      |       |
   +———————————————————————+—————————+—+—————+———————+——————+———————+
   | Перерасход            |         | |     |       |      |       |
   L———————————————————————+—————————— L—————+———————+——————+————————
   

Приложение __2__ документов на __2__ листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме __Одна_тысяча_восемьсот

сумма прописью

__руб._00_коп.__(1800_руб._00_коп.)

Главный бухгалтер __________ _______Петрова_П.П._________

подпись расшифровка подписи

Бухгалтер __________ _______Сидорова_С.С.________

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ------¬ -----¬

     
      ———————————————— в сумме | 200 | руб. | 00 | коп.
      Перерасход выдан         L——————      L—————
   

по кассовому ордеру N _21_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._

Бухгалтер _______ __Сидорова С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_г.

(кассир) подпись расшифровка

подписи

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от ____Иванова_И.И.____ авансовый

отчет N _25_ от "_02_" _февраля_ _2002_г._ на сумму __Одна_тысяча_

прописью

__восемьсот_руб._00_коп., количество документов __два__ на __двух_

листах.

Бухгалтер _______ _Сидорова_С.С.__ "_02_" _февраля_ _2002_ г.

подпись расшифровка

подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

     
   —————T———————————————————T—————T———————————————————————————T—————¬
   |Но— |Документ,          |Наи— |         Сумма расхода     |Дебет|
   |мер |подтверждающий     |мено—+—————————————T—————————————+сче— |
   |по  |производственные   |вание|  по отчету  |принятая     |та,  |
   |по— |расходы            |доку—|             |к учету      |суб— |
   |ряд—+——————————T————————+мента+———————T—————+———————T—————+счета|
   |ку  |дата      |номер   |(рас—|в руб. |в ва—|в руб. |в ва—|     |
   |    |          |        |хода)|коп.   |люте |коп.   |люте |     |
   +————+——————————+————————+—————+———————+—————+———————+—————+—————+
   |  1 |   2      |  3     |  4  |   5   |   6 |   7   |  8  |  9  |
   +————+——————————+————————+—————+———————+—————+———————+—————+—————+
   |  1 |02.02.2002|   223  |Това—|       |     |       |     |     |
   |    |          |        |рный |       |     |       |     |     |
   |    |          |        |чек  |       |     |       |     |     |
   +————+——————————+————————+—————+———————+—————+———————+—————+—————+
   |  2 |02.02.2002|00789876|Чек  |1800,00|     |1800,00|     | 10—7|
   |    |          |        |ККМ  |       |     |       |     |     |
   L————+——————————+————————+—————+———————+—————+———————+—————+——————
   

Итого¦1800,00¦ ¦1800,00¦ ¦ L-------+-----+-------+---- ————

Подотчетное лицо __________________ _______Иванов_И.И._______

подпись расшифровка подписи

Подписано в печать Е.Капкова

10.04.2002 АКДИ "Экономика и жизнь"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——