"Налоговые известия Московского региона", N 3, 2002

СПРАВКА ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ

Согласно п.1 ст.19 Федерального закона от 22 ноября 1995 г. N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции" для получения лицензии на осуществление одного из видов указанной в Законе деятельности в лицензирующий орган наряду с прочими документами в обязательном порядке представляется справка налогового органа об отсутствии у заявителя (соискателя лицензии) просроченной задолженности по уплате налогов и сборов. Необходимы такие справки и для других организаций и предприятий.

Раньше подобные справки выдавал налоговый инспектор отдела камеральных проверок, принимающий бухгалтерскую отчетность у соответствующего предприятия. В настоящее время этот порядок существенным образом изменился. Теперь в большинстве налоговых инспекций выдача справок возложена на отдел учета и отчетности, что весьма осложняет процесс получения этого документа для налогоплательщика. Главный бухгалтер заинтересованного в получении лицензии предприятия должен быть готов к тому, что даже при действительном отсутствии задолженности перед бюджетом получить в короткий срок такой документ сложно.

Итак, на самом первом этапе для получения справки об отсутствии задолженности перед бюджетом бухгалтер должен подать письмо в налоговую инспекцию с просьбой предоставить предприятию справку об отсутствии задолженности.

Это письмо должно быть подписано руководителем и главным бухгалтером и содержать данные о юридическом адресе предприятия, его фактическом адресе, контактном телефоне, месте предоставления справки.

Следует обратить внимание на то, что налоговая инспекция предоставляет справки об отсутствии задолженности только в государственные органы, например в лицензионную палату, в администрации городов или районов.

Все данные, содержащиеся в таком письме, должны строго соответствовать сведениям, поданным предприятием в отдел, занимающийся учетом организаций в этой же налоговой инспекции. При малейшем несоответствии указываемых сведений, например фамилии, имени, отчества главного бухгалтера или руководителя предприятия, подписавших письмо с просьбой предоставить справку об отсутствии задолженности, фамилии, имени и отчеству главного бухгалтера или руководителя предприятия, указанных при постановке предприятия на учет в данный конкретный налоговый орган, предприятию, скорее всего, будет официально отказано в выдаче справки.

Руководству предприятия необходимо своевременно доводить до сведения налоговых органов, точнее до отделов по учету налогоплательщиков, все изменения, происходящие в руководстве предприятия, а также с самим предприятием.

Если же этого все-таки по каким-то причинам не сделано, а требуется получить справку об отсутствии задолженности, сэкономить время на получение справки лучше всего таким образом: сначала внести все необходимые изменения в документы о постановке на налоговый учет предприятия, а потом обращаться с письмом о выдаче справки об отсутствии задолженности. Допустим, у предприятия поменялся руководитель. Следует сразу же подать заявление об изменении данных в учетной карточке предприятия, а затем направлять письма, подписанные новым руководителем, в соответствующий налоговый орган. В противном случае можно столкнуться со следующей ситуацией.

Письмо, подписанное новым руководителем, будет подано. Однако сотрудники налогового органа могут провести сравнение его подписи и фамилии с соответствующими данными, указанными в карточке постановки на учет данного предприятия. Выявив противоречие, сотрудник налогового органа, который будет работать с данным письмом, может официально отказать в выдаче справки об отсутствии задолженности по той причине, что данная справка содержит сведения о деятельности налогоплательщика, по сути составляющие налоговую тайну.

К примеру, в адрес организации может прийти ответ о том, что при обращении к базе данных, имеющейся у налоговой инспекции, не подтверждается тот факт, что лицо, подписавшее письмо, действительно является руководителем организации, указанной в письме. Разумеется, в письме будет указано, что запросы налогоплательщиков, в которых искажены данные об организации, в том числе об ИНН, фамилии, имени, отчестве руководителя, рассмотрению не подлежат. Это связано, прежде всего, с соблюдением налоговой тайны в соответствии с п.6 ст.32 Налогового кодекса РФ.

В рассматриваемом случае это может привести к значительным потерям времени при получении справки об отсутствии задолженности. Налоговая инспекция, сообщив налогоплательщику о том, что не может представить ему требуемую справку, тем самым ответит на направленное в его адрес письмо. Налогоплательщик же в этой ситуации только теряет время и оказывается на исходной позиции. То есть он должен приводить в соответствие свои учетные документы и только после этого обращаться с письмом в налоговый орган.

Ответ о невозможности исполнения налоговым органом письма с просьбой выдать справку об отсутствии задолженности перед бюджетом организация может получить также и в случае, когда по данным налоговой инспекции организация имеет задолженность в бюджет. Быстрее получить требуемую справку не удастся: результат будет такой же, как в предыдущем случае, - организацией будет потеряно время. После этого главному бухгалтеру организации придется выверять задолженность с налоговым органом, для того чтобы разобраться в создавшейся ситуации.

Гораздо целесообразнее сначала провести выверку своих расчетов с бюджетом в отделе учета и отчетности и только после выверки направлять письмо с просьбой о выдаче справки об отсутствии задолженности. Необходимо обратить внимание на один нюанс, который, возможно, поможет поскорее провести выверку расчетов с бюджетом. Если главный бухгалтер организации перед подачей письма о выдаче справки сталкивается с нежеланием налогового инспектора оперативно проводить сверку расчетов, он может поступить следующим образом.

Сначала главному бухгалтеру организации надо сдать письмо с просьбой выдать справку об отсутствии задолженности в канцелярию налоговой инспекции, а затем, желательно в этот же день, обратиться в отдел учета и отчетности. При этом нужно иметь при себе копии текущих расчетов с отметкой налоговой инспекции об их сдаче. В ходе данного визита необходимо удостовериться, что в отделе учета и отчетности все текущие, недавно представленные в налоговый орган расчеты налогов, проведены в лицевой карточке предприятия. Это является важным этапом подготовки к выверке расчетов с налоговыми органами. Очень большое количество разночтений и ошибок при выверке расчетов возникает именно из-за того, что фактически налоговый орган в лицевой карточке предприятия не проводит в срок все расчеты, представленные ко дню выверки организацией.

После этого необходимо договориться с сотрудником налогового органа, ведущим лицевые карточки предприятия, о дате и времени выверки расчетов в том случае, если выверка проводилась достаточно давно и налоговый инспектор не будет использовать ее данные при выдаче справки об отсутствии задолженности. Поскольку письмо с просьбой выдать справку об отсутствии задолженности уже будет сдано в канцелярию налоговой инспекции, сотруднику отдела учета и отчетности налоговой инспекции, ведущему предприятие, будет очевидна необходимость выверки расчетов с данной организацией. Это поможет ему более точно назначить дату и время выверки расчетов.

Необходимость же для главного бухгалтера предприятия договориться о проведении выверки расчетов заключается в экономии времени. Если организация просто подаст в налоговую инспекцию письмо с просьбой выдать справку об отсутствии задолженности и при этом не сделает выверку расчетов с отделом учета и отчетности налоговой инспекции, она рискует по прошествии определенного срока получить письменный ответ о том, что справку об отсутствии задолженности выдать невозможно в связи с наличием у организации задолженности по налогам и сборам. При этом главному бухгалтеру организации остается только догадываться, какие расчеты налогов и платежные документы учитывал сотрудник налогового органа, а какие - нет при определении размеров задолженности предприятия и по состоянию на какую дату он определял сальдо расчетов предприятия с бюджетом. Следует всегда помнить, что один не разнесенный в срок в лицевой карточке налоговый расчет или одно не разнесенное платежное поручение может кардинально изменить в лицевой карточке предприятия состояние расчетов с бюджетом.

При этом в определенных случаях это может быть вина или банка, зачислившего уплаченную сумму налога на счета бюджета, но не представившего своевременно в налоговый орган экземпляр платежного поручения, или налогового органа, в срок не проведшего в лицевой карточке организации представленные расчеты налогов или платежные документы. А возможно, предприятие уплатило налог на другой счет, не указало в платежном поручении назначение платежа или допустило при этом какую-либо ошибку, не указав на бланке налогового расчета свое наименование или ИНН (в случае если предприятие носит часто употребляемое название, которое имеют еще целый ряд других предприятий).

Организация может также допустить ошибку, представив в нарушение установленного порядка уточненный расчет за какой-либо период с указанием в нем всей суммы налога за данный период с включением в нее суммы налога, заявленной в налоговом расчете за аналогичный период, представленном ранее, без указания на то, что предыдущий расчет учету не подлежит. В лицевой же карточке предприятия этот налоговый расчет может быть проведен как дополнительный к налоговому расчету за тот же период, представленному ранее. Сумма задолженности предприятия перед бюджетом по лицевой карточке предприятия в этом случае резко возрастает.

Как видно из вышеизложенного, вероятность какой-либо технической неувязки при разнесении платежей в лицевой карточке предприятия и определении сальдо расчетов с бюджетом достаточно велика. Поэтому необходимо, чтобы при направлении в налоговый орган письма с просьбой выдать справку об отсутствии задолженности все расчеты с налоговым органом были выверены. Главный бухгалтер предприятия должен точно представлять состояние расчетов с бюджетом его организации на дату выдачи справки.

Важно помнить, что с 1 января 2001 г. введен единый социальный налог. Одним из результатов этого является передача учета всех поступлений во внебюджетные фонды под контроль налоговых органов. До 1 января 2001 г. лицевых карточек по учету данных платежей налоговые органы не вели. В связи с этим представление налоговых органов о сальдо расчетов предприятия по единому социальному налогу может сильно отличаться от представления самого предприятия. Чтобы урегулировать данную ситуацию, главному бухгалтеру полезно иметь акты сверки по платежам во внебюджетные фонды по состоянию на 1 января 2001 г.

Согласно существующему инструктивному материалу зачеты между этими фондами не проводятся. Поэтому, если предприятие ошибочно перечислило ЕСН в фонд социального страхования на код бюджетной классификации ЕСН в пенсионный фонд, придется доплачивать недостающую сумму в фонд социального страхования и пени за просрочку платежа.

Когда письмо с просьбой о выдаче справки об отсутствии задолженности передано инспектору отдела учета и отчетности, акты сверок с внебюджетными фондами представлены, расчеты проведены, бухгалтеру предстоит провести сверку своих платежей с данными налоговой инспекции. Это наиболее сложная операция, поскольку задолженность даже в 1 рубль является основанием для отказа в выдаче справки.

Результатом сверки расчетов с бюджетом является акт сверки, подписанный инспектором и бухгалтером предприятия.

Довольно часто бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда по одному налогу у него переплата, а по другому - недоимка. В таких случаях он может написать письмо о проведении соответствующего зачета. Однако при этом надо помнить, что согласно ст.78 Налогового кодекса РФ зачеты проводятся только в рамках одного бюджета. Естественно, при сверке расчетов могут возникнуть расхождения в данных налогоплательщика и налоговой инспекции при выдаче справки об отсутствии задолженности.

Как правило, получением подобных справок занимается главный бухгалтер предприятия. Но если это поручается другому должностному лицу, желательно оформить на него доверенность для налоговой инспекции на выверку расчетов и получение справки об отсутствии задолженности. Не следует поручать это курьеру, поскольку он не имеет достаточной квалификации для сверки платежей и его визит в налоговую инспекцию будет малоэффективен.

Кроме того, следует обратить внимание руководителей предприятий на одну нередко возникающую проблему. На многих предприятиях часто меняются главные бухгалтеры. Иногда, уходя с предприятия, бухгалтер оставляет дела в полном беспорядке. И когда предприятию требуется справка об отсутствии задолженности, то руководитель организации вдруг узнает, что у вверенного ему предприятия большая задолженность перед бюджетом. Такие ситуации могут на некоторое время парализовать деятельность всего предприятия. Поэтому во избежание этого руководителю предприятия следует хотя бы раз в квартал требовать от бухгалтера заверенный налоговой инспекцией акт сверки платежей в бюджет.

Отметим, что справки об отсутствии задолженности у предприятий, имеющих лицензии на производство спирта и алкогольной продукции или поставки алкогольной продукции, представляются в лицензирующий орган по строго установленной форме. В данной форме в обязательном порядке указывается сумма отсроченных и рассроченных платежей. Для получения лицензии на право розничной торговли алкогольной продукцией соблюдения строгой формы составления справки не требуется.

Подписано в печать М.Н.Михайлов

10.03.2002 Управление МНС России

по Московской области

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——