"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 33, 2001

ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ

НА ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

При осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени (а именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего следует оценить его экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных хозяйственных результатов. Несмотря на значительные различия между отдельными предприятиями, при оценке экономической эффективности информатизации можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа.

Во-первых, количество всех ресурсов, которым располагает предприятие в каждый момент, является объективно ограниченным, поэтому при выборе информационной системы следует исходить из того, что использование любого из ресурсов целесообразно, если только оно дает полезный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибки в оценке ресурсов (особенно финансовых и трудовых). Это в дальнейшем приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в даже, как казалось, изначально оптимально выбранной информационной системе.

Во-вторых, оцениваемая альтернатива информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемость, т.е. возможность обеспечения ресурсами всех видов в необходимых объемах; полнота учета всех затрат и результатов и отсутствие повторного счета (иногда пытаются суммировать общий эффект с частными результатами); степень достоверности применяемых показателей и критериев оценки (например, проверить результат от внедрения бухгалтерского комплекса проще, чем оценить корпоративную систему, которая в полном объеме будет развернута на предприятии возможно только через несколько лет).

В-третьих, каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, имея в виду, что наибольшую достоверность имеют оценки первых этапов работы и наименьшую - последние, сильно отдаленные во времени этапы. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что в свою очередь может крайне негативно повлиять на его практическую реализацию или даже привести к провалу всего проекта.

И все-таки самым главным представляется оптимизация затрат на информационное обеспечение предприятия. Нужно начинать с четкого формулирования целей и задач, которые должна решить информатизация предприятия, определения узких мест и ранжирования их по степени важности, установления круга лиц, которые будут вовлечены в автоматизацию, и оценки их потенциала, расчета ограничений по материальным ресурсам. Следует также представлять себе ситуацию: какие программы уже есть, какие необходимы сейчас и что понадобится в дальнейшем.

Предлагаемый ниже метод "потребительской корзины" позволяет каждому пользователю при наличии достаточно полной и достоверной исходной информации рационально (а иногда и оптимально) спланировать расходы на автоматизацию и купить за разумные деньги действительно нужные и качественные программные продукты и информационные услуги. В упрощенном виде метод выглядит следующим образом.

Метод "потребительской корзины"

Каждая разумная хозяйка, собираясь в магазин или на рынок за продуктами, предварительно оценивает следующее: что уже у нее есть в достаточном количестве, чего мало и нужно докупить, чего вообще нет и что было бы кстати, если хватит денег. Таким образом, планируемые покупки подразделяются на необходимые и желательные, а количество и качество тех или иных продуктов ограничиваются выделенным бюджетом.

Перенося логику рассуждений с продуктов питания на программные продукты, получаем следующее. Есть участки, которые полностью автоматизированы, и модернизация пока не нужна. Есть участки, которые уже как-то автоматизированы, но модернизация необходима или крайне желательна в ближайшем будущем. Есть совсем неавтоматизированные участки деятельности, которые хорошо бы привести в порядок при наличии бюджета. Таким образом, в результате простейшего анализа ситуации получаем матрицу предпочтений (условный пример приведен в табл. 1).

Таблица 1

Матрица предпочтений автоматизации предприятия

по отдельным участкам работы

     
   ——————————————T——————————————————————————————————————————————————¬
   |   Участок   |Наличие или отсутствие потребности в автоматизации|
   |    работы   +—————————T—————————T—————————T—————————T——————————+
   |             |программа|внедрение|обучение |поддержка|обновление|
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Бухгалтерский|Есть     |Проведено|Проведено|Есть     |Нужно     |
   |учет         |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Документо—   |Есть     |Проведено|Проведено|Есть     |Нужно     |
   |оборот       |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Управление   |Нужна    |Нужно    |Нужно    |Нужно    |Не нужно  |
   |персоналом   |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Технико —    |Нужна не |Нужно    |Нужно    |Нужно    |Не нужно  |
   |экономическое|очень    |         |         |         |          |
   |планирование |срочно   |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Управленчес— |Не нужна |Не нужно |Не нужно |Не нужно |Не нужно  |
   |кий анализ   |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Финансовый   |Есть     |Проведено|Проведено|Есть     |Не нужно  |
   |анализ       |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Производство |Нужна    |Нужно    |Нужно    |Нужно    |Не нужно  |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Управление   |Нужна не |Нужно    |Нужно    |Нужно    |Не нужно  |
   |клиентской   |очень    |         |         |         |          |
   |базой (CRM)  |срочно   |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Торговля и   |Есть     |Проведено|Проведено|Есть     |Нужно     |
   |сбыт         |         |         |         |         |          |
   +—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+——————————+
   |Снабжение и  |Есть     |Проведено|Проведено|Есть     |Нужно     |
   |склад        |         |         |         |         |          |
   L—————————————+—————————+—————————+—————————+—————————+———————————
   

Как видно из табл. 1, на предприятии уже автоматизированы участки бухгалтерского учета, документооборота, финансового анализа, торговли и сбыта, снабжения и склада. Все эти участки (кроме финансового анализа) требуют модернизации. Кроме того, необходимо автоматизировать управление персоналом и производство, а также желательно наладить технико - экономическое планирование и управление взаимоотношениями с клиентами на базе использования компьютерных программ. Таким образом, потребности большие, а бюджет, скорее всего, ограничен.

Здесь стоит сделать одно отступление. Часто руководитель определяет бюджет на автоматизацию в зависимости от полноты и глубины подготовленных предложений. Общие слова о необходимости автоматизации действуют существенно хуже, чем грамотно выполненный анализ с конкретными предложениями по затратам.

Следующий этап работы - анализ предложений рынка. Как умная хозяйка ищет продукты либо подешевле при одном и том же качестве, либо получше при одной и той же цене, так и пользователь программ должен использовать все возможности для снижения своих издержек. Причем в случае покупки программных продуктов важно учесть дополнительные затраты на внедрение, обучение и поддержку, которые неизбежно возникнут в процессе работы. У крупных и солидных поставщиков программных продуктов есть достаточно полные прайс - листы, которые можно скачать через Интернет. Таким образом, провести анализ цен вполне возможно, даже не отрываясь от компьютера на своем рабочем месте.

Другое дело - функциональность систем, их надежность и комфортность, качество и набор оказываемых услуг. В этом случае лучше не доверяться рекламе, а посетить, например, специализированную выставку. Еще одна возможная проблема - стыковка модулей разных разработчиков. На словах совместимость полная, а на деле может все оказаться существенно хуже. Именно поэтому при прочих равных условиях лучше покупать все модули у одного разработчика. Если такой разработчик определен, то можно составить таблицу затрат, которые потребуются для автоматизации отдельных участков (табл. 2).

Таблица 2

Цены на программные продукты и услуги

фирмы - разработчика (цифры условные)

     
   ——————————————————T——————————————————————————————————————————————¬
   |     Модуль      |   Стоимость модулей и дополнительных услуг,  |
   |                 |                 долл. США                    |
   |                 +——————T—————————T————————T—————————T——————————+
   |                 |модуль|внедрение|обучение|поддержка|обновление|
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Бухгалтерский    |  300 |   200   |  100   |   100   |    100   |
   |учет             |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Документооборот  |  300 |   200   |  100   |   100   |    100   |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Управление       |  400 |   200   |  100   |   150   |    150   |
   |персоналом       |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Технико —        |  600 |   200   |  100   |   150   |    200   |
   |экономическое    |      |         |        |         |          |
   |планирование     |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Управленческий   |  500 |   200   |  100   |   150   |    150   |
   |анализ           |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Финансовый       |  600 |   200   |  100   |   150   |    200   |
   |анализ           |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Производство     |  800 |   300   |  100   |   150   |    300   |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Управление       |  400 |   200   |  100   |   200   |    150   |
   |клиентской       |      |         |        |         |          |
   |базой (CRM)      |      |         |        |         |          |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Торговля и сбыт  |  700 |   300   |  100   |   100   |    200   |
   +—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+——————————+
   |Снабжение и склад|  500 |   200   |  100   |   100   |    200   |
   L—————————————————+——————+—————————+————————+—————————+———————————
   

Далее в табл. 1 вносятся корректировки, связанные с возможными бонусами и скидками, которые предоставляет разработчик (например, при покупке нескольких модулей), рассчитываются затраты по приобретению и поддержке в работоспособном состоянии отдельных модулей и их оптимальных с позиции предпочтения совокупностей. Теперь можно представить руководителю несколько подготовленных альтернативных вариантов с уверенностью, что вероятность решения вопроса положительно повысилась.

Подведем итог. Любой специалист, когда-то практически занимавшийся вопросами автоматизации своего предприятия или его отдельного участка, интуитивно рассуждал примерно так же, как и приведено в статье. Метод не претендует на новизну: он лишь помогает формализовать некоторые процедуры выбора автоматизированной системы и сопутствующих услуг. Вне наших рассуждений остались более сложные вопросы, касающиеся определения оптимального числа рабочих мест, выбора локальной сети и т.д. В сложных случаях лучше все же не доверять полностью своему опыту и интуиции, а обратиться к профессиональным аналитикам, которые на основе обследования или экспертизы предприятия помогут принять рациональное с позиций затрат и результатов решение.

Подписано в печать И.Аглицкий

15.08.2001 Д.э.н.,

директор Некоммерческого партнерства

поставщиков программных продуктов

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——