"Консультант Бухгалтера", N 6, 2001

ВОПРОСЫ ОТРАЖЕНИЯ В УЧЕТЕ УСЛУГ БАНКА

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ БЕЗБУМАЖНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Использование современных компьютерных технологий при обработке и передаче информации привело к появлению на рынке банковских услуг так называемых безбумажных технологий, которые успешно используются наряду с традиционными методами взаимоотношений клиента (предприятия, индивидуального предпринимателя, частного лица) и кредитного учреждения (обслуживающего банка).

Безбумажные технологии гарантируют оперативное проведение платежей контрагентов, сокращение времени на получение наличных денежных средств, возможность получения справочной информации о зачислении и списании средств и остатке денежных средств на банковском счете в любое время.

Традиционная ("бумажная") технология обработки платежных документов предполагает подготовку платежного поручения, оформление его подписями лиц, имеющих право первой и второй подписи. Далее, это платежное поручение передается сотруднику банка, обслуживающему расчетный счет предприятия, для обработки.

Обычно на следующий день клиент получает экземпляр своего платежного поручения с отметкой об исполнении (штампом и подписью ответственного лица банка) и выписку, в которой отражается операция по списанию со счета клиента указанной в платежном поручении суммы. При оплате подобным образом, например, товаров клиент должен убедиться в том, что денежные средства поступили на расчетный счет контрагента, и только потом получить необходимый товар (многие организации вполне обоснованно полагают, что платежное поручение с отметкой банка еще не гарантирует фактическое зачисление оплаты за товары на расчетный счет поставщика).

Технические ошибки (например, неверное указание наименования банка контрагента, некорректное оформление назначения платежа) приводят к необходимости переоформления платежных документов, что всегда вызывает досаду у бухгалтера. Кроме того, постоянные поездки в банк только для того, чтобы узнать состояние дел на расчетном счете и передать для обработки платежные поручения, нельзя назвать эффективным использованием рабочего времени.

Использование безбумажных банковских технологий позволяет не только повысить оперативность проводимых платежей, но и исключает многие ошибки технического характера при их проведении. При этом возможность использования традиционной ("бумажной") технологии не исключается.

Использование безбумажных технологий (расчетов с применением пластиковых карт, через систему уделенного доступа - "Клиент - банк", "Интернетбанк" и других) обычно предполагает открытие в банке дополнительно к расчетному еще одного или нескольких счетов, которые будут работать в особом режиме.

В соответствии с п.1 ст.86 НК РФ банки открывают счета организациям, индивидуальным предпринимателям только при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. При этом количество открываемых счетов, их вид и назначение законодательно не ограничено.

Таким образом, для открытия любого счета в банке организациям и индивидуальным предпринимателям не требуется подтверждать регистрацию в ранее существовавших внебюджетных фондах, платежи в которые с 1 января 2001 г. осуществляются в виде единого социального налога. Специальное разъяснение по этому вопросу содержится в Письме МНС России от 29 января 2001 г. N ММ-6-12/80.

Для открытия счета необходимо представить в банк:

заявление об открытии счета;

заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации;

свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

нотариально заверенную карточку с образцами подписей руководителя (первая подпись), главного бухгалтера (вторая подпись) и оттиском печати организации.

Об открытии счета в течение 10 дней необходимо сообщить в налоговую инспекцию, направив соответствующее заявление. Обязанность налогоплательщика уведомлять налоговые органы об открытии или закрытии счетов предусмотрена п.2 ст.23 НК РФ. В случае если заявление от организации (предпринимателя) не поступит в установленные сроки, налогоплательщик может быть оштрафован на 5000 руб. в соответствии со ст.118 НК РФ.

Все затраты, связанные с открытием счета (нотариальное заверение карточек образцов подписей, оплату за установку системы "Клиент - банк", подключение к Интернетбанку, изготовление пластиковых карт, оплату консультаций для персонала по работе на безбумажной технологии и аналогичные расходы), следует учитывать как общехозяйственные расходы. При этом плата за открытие счета должна быть предусмотрена договором банковского счета.

По Плану счетов 1991 г. N 56 выполняются проводки:

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 51 "Расчетный счет" - перечислены денежные средства в оплату за открытие счета.

Если в соответствии с принятой учетной политикой счет 26 не используется, понесенные расходы можно отражать непосредственно на счете 20 "Основное производство" проводкой:

дебет счета 20 кредит счета 51 - перечислены денежные средства в оплату за открытие счета.

Организации торговли учитывают расходы, связанные с открытием счета в банке, на счете 44 "Издержки обращения" проводкой:

дебет счета 44 кредит счета 51 - перечислены денежные средства в оплату за открытие счета.

При оплате нотариальных услуг непосредственно из кассы предприятия или через подотчетное лицо следует выполнить проводку:

дебет счета 20 (44, 26) кредит счета 50 "Касса" или кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - оплачены услуги по нотариальному заверению карточек образцов подписей или изготовление нотариально заверенных копий учредительных документов для открытия банковского счета.

Новый План счетов не внес существенного изменения в учет этих операций, за исключением того момента, что формирование затратной части не осуществляется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, а ведется через счета расчетов.

Если расходы по открытию расчетного счета классифицируются организацией как расходы для нужд управления, непосредственно не связанные с производственным процессом (управленческие расходы), то выполняется проводка:

дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" кредит счета 51 "Расчетный счет" - перечислены денежные средства банку за открытие счета;

дебет счета 76 кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - подотчетным лицом произведена оплата за нотариальные услуги;

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71, 76 - расходы по открытию счета отнесены в состав общехозяйственных расходов.

Если учетной политикой предусмотрен упрощенный порядок формирования себестоимости (без использования счета 26) и расходы по открытию расчетного счета классифицируются как затраты производства, продукция (работы, услуги) которого является целью создания данной организации, то есть являются расходами, связанными с управлением и обслуживанием производства, выполняются следующие проводки:

дебет счета 76 кредит счета 51 - перечислены денежные средства банку за открытие счета;

дебет счета 76 кредит счета 71 - произведена оплата за нотариальные услуги;

дебет счета 20 "Основное производство" кредит счета 71, 76 - расходы по открытию расчетного счета отнесены в состав прямых расходов.

Предприятия торговли учитывают расходы по открытию счета в составе расходов на продажу проводкой:

дебет счета 44 "Расходы на продажу" кредит счета 76 - расходы по открытию счета торговой организацией отнесены в состав расходов на продажу.

Если соответствующий банковский счет открыт и банком предоставляются услуги по проведению безналичных расчетов по безбумажной технологии, можно приступать к работе.

При этом заметим, что все безналичные расчеты, независимо от применяемой технологии обработки информации, осуществляются в соответствии с Положением Центробанка РФ от 8 сентября 2000 г. N 120-П "О безналичных расчетах в РФ" (далее по тексту - Положение о безналичных расчетах).

Этот документ регламентирует осуществление безналичных расчетов по счетам в формах, установленных законодательством, и распространяется на расчеты платежными поручениями, аккредитивами, чеками и расчетами по инкассо (платежными требованиями).

Расчеты с применением пластиковых карт

Для осуществления расчетов с применением пластиковых карт требуется наличие в банке специального счета, операции по которому учитываются на счете 55 "Специальные счета в банках" (номер и название этого счета по действующему и новому Плану счетов совпадают).

На счете 55, субсчет 2 "Чековые книжки", учитываются средства, находящиеся в чековых книжках. Лимитированная чековая книжка содержит в себе чеки - ценные бумаги, которые являются для банка распоряжением о проведении платежа в пользу предъявителя чека в соответствии с ГК РФ и гл.7 Положения о безналичных расчетах в РФ.

Традиционная "бумажная" технология предполагает следующий порядок действий.

Чтобы гарантировать оплату всех выписанных чеков, предприятие по согласованию с банком депонирует часть своих средств на специальном счете, выполняя проводку в соответствии с Планом счетов 1991 г. N 56:

дебет счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки", кредит счета 51 - депонированы средства для расчетов чеками.

По новому Плану счетов выполняется аналогичная проводка:

дебет счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки", кредит счета 51 - депонированы средства для расчетов чеками.

Чековая книжка выдается на величину депонированной суммы, в ней указывается максимально возможная величина расхода средств по чекам (лимит).

По мере предъявления в банк чеки оплачиваются и отражаются в соответствии с Планом счетов 1991 г. N 56 проводкой:

дебет счета 76 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - списаны средства по чекам, предъявленным к оплате.

По новому Плану счетов выполняется проводка:

дебет счета 76 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - списаны средства по чекам, предъявленным к оплате.

Неиспользованные чеки возвращаются в банк, а остаток неиспользованных средств зачисляется на счет владельца средств по Плану счетов 1991 г. N 56 проводкой:

дебет счета 51 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - неиспользованные средства по чекам зачислены на счет.

По новому Плану счетов выполняется аналогичная проводка:

дебет счета 51 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - неиспользованные средства по чекам зачислены на счет.

"Безбумажная" технология предполагает замену чековой книжки кредитными (дисконтными) пластиковыми карточками, являющимися пластиковым аналогом бумажного чека. При этом непосредственно заполнение чека и предъявление его в конкретный банк не требуется. Вместо степеней защиты ценных бумаг, изготавливаемых типографским способом, пластиковые карточки содержат электронный код, который гарантирует защиту информации и возможность доступа к депонированным суммам через банкоматы соответствующего банка.

Пластиковые карточки выдаются под отчет работникам предприятия, которые производят оплату или получают наличные денежные средства. Учет расчетов по пластиковым карточкам организуется в разрезе получателей (распорядителей) средств, дат получения карточек, их серий и номеров. Сами пластиковые карточки являются для предприятия бланками строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (номер и наименование этого счета аналогичны по действующему и новому Плану счетов).

Рассмотрим операции с применением пластиковых карт на примере.

Пример. Используя прогрессивные банковские технологии, предприятие заказало для отдела снабжения пластиковые карточки в количестве 5 штук для расчетов за товары, приобретаемые в сети розничной торговли (супермаркетах), установив лимит расчетов по карточке в размере 10 000 руб. Работники предприятия осуществили за отчетный месяц покупки в супермаркетах, оплатив их пластиковыми карточками. При этом они использовали всю сумму выделенного лимита.

По Плану счетов 1991 г. N 56 следует выполнить проводки:

дебет счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" кредит счета 51 - 50 000 руб. (5 карточек х 10 000 руб.) - отражены средства, зарезервированные для расчетов пластиковыми карточками;

дебет счета 006 "Бланки строгой отчетности" - 50 000 руб. - карточки выданы под отчет;

дебет счета 76 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - 50 000 руб. - произведены расчеты пластиковыми карточками;

кредит счета 006 - 50 000 руб. - подотчетные лица предоставили отчеты о расходовании лимитированных сумм (при условии, что товары оприходованы на склад предприятия и выполнена проводка по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетами учета материальных ценностей).

По новому Плану счетов проводки выглядят аналогичным образом:

дебет счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки", кредит счета 51 - 50 000 руб. (5 карточек х 10 000 руб.) - отражены средства, зарезервированные для расчетов пластиковыми карточками;

дебет счета 006 - 50 000 руб. - карточки выданы под отчет;

дебет счета 76 кредит счета 55, субсчет 2 "Чековые книжки" - 50 000 руб. - произведены расчеты пластиковыми карточками;

кредит счета 006 - 50 000 руб. - подотчетные лица предоставили отчеты о расходовании лимитированных сумм (при условии, что товары оприходованы на склад предприятия).

Достоинства пластиковых карт очевидны, особенно при развитой сети банкоматов и наличии большого числа предприятий, принимающих для оплаты пластиковые карточки конкретных банков. Подотчетное лицо может либо предъявить карточку для оплаты выбранного товара, либо предварительно получить наличные денежные средства в банкомате, а затем оплатить покупку.

Единственным недостатком подобной системы расчетов являются хищения пластиковых карт и использование их третьими лицами для доступа к счету клиента.

Поэтому учет пластиковых карт как бланков строгой отчетности имеет особенно важное значение для предприятий, использующих пластиковые карточки в расчетах.

Совершение операций по счетам

через системы удаленного доступа

Системы удаленного доступа позволяют клиенту банка осуществлять платежи в пользу своих контрагентов непосредственно со своего рабочего места, так как банковские проводки по зачислению и списанию средств со счета клиента, осуществляемые с применением вычислительной техники, в упрощенном виде представляют собой команды для компьютера. Подавать такую команду, например, "Перечислить предприятию "А" денежные средства за поставленную продукцию от предприятия "Б", может не только работник банка, но и клиент (естественно, с соблюдением формата передачи данных, условий защиты информации и только в отношении "своего" счета). При этом электронный сигнал передается с использованием специального программного обеспечения ("Клиент - банк") или через Интернет. Это и называется системами удаленного доступа.

В любом случае клиент по согласованию с банком получает ключевые дискеты, пароли, инструкции по использованию системы удаленного доступа. Впоследствии он формирует платежные документы непосредственно на своем рабочем месте, отправляет их для обработки в банк в электронном виде, имеет возможность убедиться в том, что сформированные им документы приняты для обработки. Кроме того, клиент имеет возможность в любое время получить информацию о состоянии дел на счете, в частности, о зачислении средств, поступающих в качестве оплаты за товары, работы, услуги. Система удаленного доступа предоставляет возможность клиенту получить и распечатать платежные документы с электронной подписью банка, а также сформировать выписки по счету.

Окончательное документальное подтверждение проведенных операций (с оригиналами платежных поручений, на которых проставляется штамп банка и подпись исполнителя), а также традиционные выписки клиент получает в любое удобное для себя время. При этом поездки, например, бухгалтера в банк из ежедневной обязанности становятся разовыми и необременительными.

Оплата за использование системы удаленного доступа представляет собой оплату за расчетно - кассовое обслуживание и взимается по тарифам в соответствии с договором банковского счета (обычно ежемесячно).

По Плану счетов 1991 г. N 56 она относится на себестоимость проводкой:

дебет счета 20 (44, 26) кредит счета 51 - оплачено за расчетно - кассовое обслуживание в соответствии с договором банковского счета.

Новый План счетов предполагает отражение платы за расчетно - кассовое обслуживание сначала на счетах расчетов и последующее отнесение ее в состав себестоимости продукции (работ, услуг) проводками:

дебет счета 76 кредит счета 51 - обслуживающим банком списаны средства за расчетно - кассовое обслуживание;

дебет счета 20 (44, 26) кредит счета 76 - плата за расчетно - кассовое обслуживание отнесена на себестоимость в соответствии с договором банковского счета.

Использование безбумажных технологий полностью не исключает личного общения с работниками банков по тем или иным вопросам (например, для внесения торговой выручки на счет в любом случае потребуется личное присутствие). Но сокращение времени на проведение всех необходимых платежей и уменьшение количества технических ошибок при использовании имеющихся в системах удаленного доступа справочников БИКов банков, шаблонов платежей, типовых операций и многого другого - налицо.

Порядок внесения исправлений в платежные документы

по зачислению и списанию средств, осуществленные банком

Ошибки технического характера, объективно возникающие при проведении безналичных платежей, обычно представляют собой некорректное указание назначения платежа. Напомним, что более существенные ошибки (например, неверное указание банка - получателя) сделают в принципе невозможным исполнение платежного документа.

Бухгалтеры предприятий часто сетуют на то, что контрагенты неверно указывают в "платежках" основание для перечисления (договор, счет), ошибаются в содержании назначения платежа, неправильно выделяют НДС.

Следует знать, что ошибки, допущенные в платежных документах, проведенных банком, также могут быть исправлены, несмотря на то, что проводка осуществлена и неверный платежный документ уже получен вместе с выпиской.

Для исправления неверного текста в графе "Назначение платежа" следует составить официальное письмо в четырех экземплярах, которое должно пройти тот же путь, что и платежное получение. В письме следует указать, что неверный текст в платежном документе следует заменить на иной. Такое письмо в четырех экземплярах следует передать в свой банк. Один экземпляр письма останется в банке, второй будет возвращен с отметкой банка о получении клиенту, третий и четвертый экземпляры будут направлены в банк контрагента. Там письмо с исправленным текстом также будет передано клиенту, а второй экземпляр подшит в материалах дела - к платежному поручению с неверно указанным назначением платежа. Таким образом, все стороны, участвовавшие в перечислении средств - плательщик, получатель и два обслуживающих банка - будут иметь документ, исправляющий неверный текст ранее проведенной "платежки".

Аналогичные действия следует выполнить, если в платежных документах, сформированных по безбумажной технологии, содержатся ошибки и неточности. Имея письмо, официально зарегистрированное банком с исправлением текста платежного документа, предприятие может зачесть этот платеж так, как это было предусмотрено договоренностью сторон.

Завершая разговор о безбумажных технологиях, отметим следующее. Развитие электронной промышленности ведет к появлению новых банковских технологий, создающих максимум удобств для клиентов. Многие из них еще недоступны российским предприятиям и знакомы нам только по зарубежным фильмам.

Например,

банки, работающие круглосуточно, без перерывов и выходных, проводящие операции в режиме реального времени, без корректировки на часовые пояса;

кассы, принимающие торговую выручку круглосуточно;

банкоматы, позволяющие получать наличные средства в валюте разных стран.

Оплата и контроль за исполнением платежей по особо крупным и важным сделкам может проводиться сторонами при наличии портативных компьютеров и системы удаленного доступа сразу же после подписания договора. При этом плательщик формирует платежный документ и видит его отправку в банк, а получатель средств на своем мониторе сразу же видит их зачисление на счет. Список прогрессивных способов взаимодействия клиента и банка может быть продолжен. Главное при этом - желание сторон оперативно и эффективно взаимодействовать с обоюдной выгодой как для банка, так и для клиента.

Подписано в печать Л.П.Борисов

10.05.2001

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——