"Финансовая газета", N 17, 2001

УЧЕТ РАСХОДОВ ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЯ

ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ

Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время служебной командировки, в том числе приобретение горюче - смазочных материалов (ГСМ), оплата автостоянки, различные сборы и пр., относятся на себестоимость продукции, работ или услуг на основании пп."и" п.2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.1992 N 552, как связанные с содержанием служебного автотранспорта.

Основным документом при направлении работника в командировку является командировочное удостоверение: по отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке. Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Он выписывается на весь срок командировки (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте").

Для обоснованного отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля, они должны быть документально подтверждены. Таким подтверждением являются:

путевые листы, которые выдаются водителям служебного автотранспорта и являются первичными документами по учету работы автотранспорта;

чеки ККМ на приобретение ГСМ;

чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.

Длительность командировки определяется с учетом нахождения в пути служебного автомобиля. А этот срок в свою очередь определяется требованиями техники безопасности и внутренними документами. Могут также использоваться положения Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 30 июля 1971 г. (разд.12, параграф 12).

В соответствии с Положением о составе затрат для целей налогообложения затраты на содержание служебного автотранспорта принимаются в пределах норм, установленных законодательством. Однако такие нормативы в настоящее время отсутствуют. Утвержденные Минтрансом России 29 апреля 1997 г. N Р3112194-0366-97 Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте межведомственным нормативным актом не являются. Они могут служить лишь основанием для внутреннего контроля предприятия за количеством расходуемого топлива.

Налоговые органы предлагают организациям при ведении учета и списании в расход топлива и ГСМ на содержание служебного автотранспорта в отсутствие законодательно установленных норм руководствоваться Нормами расхода ГСМ, утвержденными Минтрансом России. У Минфина России иная позиция. В бухгалтерском учете и при налогообложении прибыли затраты на содержание служебных автомобилей, в том числе и по ГСМ, надо учитывать в суммах фактически произведенных расходов (Письма от 20.10.1999, 30.11.1999 N 04-02-05/1 и др.). Таким образом, организация может самостоятельно установить внутренние нормы расхода ГСМ и, отразив их как элемент учетной политики, руководствоваться ими при списании ГСМ на затраты. Перерасход ГСМ также может включаться в себестоимость, если будет обоснована его причина. Первичным документом для его включения станет оформленный и утвержденный руководителем акт.

Пример. Водителю служебного автомобиля, направленному в командировку в 2001 г. сроком на 4 дня, выдано под отчет 2000 руб. По его возвращении в бухгалтерию представлен авансовый отчет с документами, подтверждающими произведенные расходы:

квитанции за проживание в гостиницах на сумму 756 руб.;

кассовые чеки АЗС о приобретении 100 л бензина на сумму 745,50 руб. (бензин приобретался на АЗС, принадлежащих юридическим лицам);

счета - фактуры на приобретенный на АЗС бензин;

квитанции об оплате стоянки автомобиля во время командировки на сумму 126 руб.

Налог с продаж в регионах, по которым осуществлялся проезд в командировку, установлен в размере 5%. В организации для автомашины приняты нормы расхода бензина 15 л на 100 км. Общий пробег за время командировки составил согласно путевому листу 1500 км.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи (в соответствии как со старым, так и с новым Планом счетов):

Дебет 71, Кредит 50 - 2000 руб. - выданы под отчет денежные средства на командировочные расходы;

Дебет 26 (20, 44), Кредит 71 - 220 руб. (55 руб. х 4 дня) - отнесены на общехозяйственные расходы суточные по командировке;

Дебет 26 (20, 44), Кредит 71 - 636 руб. {756 руб. - - (756 руб. : 1,05 х 16,67%)} - отнесена на общехозяйственные расходы оплата за проживание в гостинице во время командировки;

Дебет 19, Кредит 71 - 120 руб. (756 руб. : 1,05 х 16,67%) - выделен НДС из стоимости за проживание;

Дебет 26 (20, 44), Кредит 71 - 126 руб. - отнесена на общехозяйственные расходы оплата услуг автостоянки.

Начиная с 1 января 2001 г. в связи с отменой налога на реализацию ГСМ НДС по ГСМ принимается к зачету при наличии счетов - фактур в общеустановленном порядке, если ГСМ приобретены у плательщика НДС. При расчете применяется ставка 16,67%.

Дебет 10, субсчет "Горюче - смазочные материалы", Кредит 71 - 627,14 руб. {745,50 руб. - (745,50 : 1,05 х 16,67%)} - оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 19, Кредит 71 - 118,36 руб. (745,50 руб. : 1,05 х x 16,67%) - выделен НДС из стоимости бензина;

Дебет 26 (20, 44), Кредит 10, субсчет "Горюче - смазочные материалы" - 627,14 руб. - отнесена на общехозяйственные расходы стоимость израсходованного в командировке бензина;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19 - 238,36 руб. (120 руб. + 118,36 руб.) - предъявлен НДС к возмещению из бюджета;

Дебет 50, Кредит 71 - 152,50 руб. (2000 руб. - 220 руб. - - 756 руб. - 745,50 руб. - 126 руб.) - внесен в кассу остаток денежных средств, выданных на командировочные расходы.

Подписано в печать Т.Панченко

25.04.2001 Аудитор

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——