"Финансовая газета", N 15, 2001

ОБ ОФОРМЛЕНИИ СЧЕТА - ФАКТУРЫ

Одним из самых молодых первичных документов налогового законодательства является счет - фактура. Правда, история его существования началась еще со старой формы N 868 (868а) и продолжилась с принятием Постановления Правительства Российской Федерации от 29.07.1996 N 914 "Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов - фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Однако в полной мере законным инструментом налогового учета счет - фактура стал только со вступлением в силу части второй Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) (гл.21, ст.ст.168 и 169). Ведь только этим законодательным актом прямого действия впервые был четко зафиксирован важнейший статус счета - фактуры как инструмента, позволяющего предприятиям осуществлять, а налоговым органам контролировать процесс исчисления НДС.

В порядке уточнения новаций в законодательстве по НДС было также принято Постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов - фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Таким образом, в настоящее время у налоговых органов есть полное право предъявлять предприятиям и индивидуальным предпринимателям, приобретающим товары (работы, услуги), претензии по поводу оформления "входящих" счетов - фактур. Налогоплательщики же утратили весьма серьезный аргумент в налоговых спорах, а именно возможность ссылаться на отсутствие (расплывчатость) упоминания в законе об НДС об обязательном наличии счетов - фактур для принятия сумм этого налога к вычету (возмещению).

В связи с этим заслуживает особого рассмотрения проблема правильного оформления счетов - фактур, учитываемых в книгах покупок, а именно соблюдения требований к подписям руководителя и главного бухгалтера, а также печати предприятия - поставщика.

При рассмотрении данного вопроса можно обратиться к мнениям налоговых и финансовых органов, высказанным в период действия "старого" Постановления N 914, поскольку особенности применения "нового" документа с этим номером пока не обсуждались даже на уровне писем МНС России и Минфина России. Так, имеет смысл учесть Письмо Госналогслужбы России от 23.05.1997 N ПВ-6-03/393 "О счетах - фактурах". В нем указано, что официальным подтверждением подлинности выписываемого счета - фактуры является оригинальный оттиск печати организации (предприятия), зарегистрированной в установленном порядке. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. В Письме Департамента налоговой политики Минфина России от 26.05.1998 N 04-03-11 разъяснено, что для заверения счетов - фактур должна использоваться печать, предусмотренная учредительными документами, зарегистрированная в установленном порядке и подтверждающая официальный статус налогоплательщика. Оба письма основываются на определении понятия "печать организации", которое было использовано в п.4 прежнего Порядка ведения журналов учета счетов - фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Требование об обязательном заверении печатью организации подписей руководителя и главного бухгалтера (либо иных надлежащим образом уполномоченных должностных лиц) содержится в п.6 ст.169 НК РФ.

Определение понятия "печать организации", выполняющее в данном случае роль первоисточника, имеется в Федеральных законах от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (п.5 ст.2) и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (п.6 ст.2).

В обоих названных федеральных законах установлено, что общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием (фирменным наименованием - для АО), собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Таким образом, у налоговых органов есть полное формальное основание не принимать к зачету НДС по счетам - фактурам, которые заверены неофициальной (гербовой) печатью организации, а печатью "Для счетов - фактур", "Для документов", "Для складских операций" и др. В последнем случае покупателю придется самостоятельно доказывать, что эта печать упомянута в уставе поставщика, что имеет весьма сомнительные перспективы (в рамках отдельно взятой налоговой проверки).

Безусловно, любые сомнения в качестве оформления счетов - фактур важны только для покупателей (заказчиков), т.е. лиц, которые намерены с помощью этих документов подтвердить свое право на вычет. Для поставщиков доскональное соблюдение требований к заполнению данных налоговых первичных документов не играет решающей роли в части начисления НДС от суммы реализации. Ведь ошибки в "исходящих" счетах - фактурах никак не влияют на сумму налога, подлежащего уплате в бюджет. Хотя, конечно, поставщик имеет определенные моральные обязательства перед клиентами, которые не смогут уменьшить свой НДС на основании счетов - фактур, не отвечающих требованиям действующего законодательства, тем более что любой поставщик одновременно является и покупателем, и с этой позиции данная проблема не может его не волновать.

Остановимся на технологии оформления счетов - фактур. Например, формулировка части второй упомянутого п.6 ст.169 НК РФ, устанавливающая порядок оформления счета - фактуры индивидуальным предпринимателем, содержит некоторую неопределенность. Дело в том, что действующее законодательство не вменяет в обязанность индивидуальным предпринимателям непременно иметь собственную печать. В связи с этим неясно, каким образом может быть в полной мере соблюдено требование к заверению счета - фактуры печатью, если предприниматель - поставщик (исполнитель) печати не имеет. НК РФ установлено, что счет - фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя, но не уточнено, может ли такой порядок оформления заменить проставление печати. В этой ситуации клиент предпринимателя "без печати" тоже может оказаться в ситуации, когда ему понадобится доказывать, что отсутствие печати не свидетельствует о небрежности поставщика, но является неизбежным следствием сложившихся обстоятельств.

Специфическая проблема связана с проставлением факсимильных подписей на счетах - фактурах. Статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) предусмотрена возможность использования факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно - цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Госналогслужба России Письмом от 30.07.1998 N 03-1-09/8 разъяснила, что печать предприятия и подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера выступают как средства подтверждения подлинности выписанного счета - фактуры, который является основанием для начисления НДС у поставщика, а также для возмещения (зачета) сумм входного налога у покупателя. Нынешние требования НК РФ о том, чтобы счет - фактура подписывался руководителем и главным бухгалтером, также трактуются совершенно однозначно в том смысле, что эти подписи должны быть именно собственноручно проставлены указанными должностными лицами на экземпляре данного документа, вручаемого покупателю. Статья 9 (пп."ж" п.2) Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п.14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) также содержат требование, чтобы подпись уполномоченных лиц на первичных документах была личной (собственноручной).

В связи с этим приходится констатировать, что наличие факсимильной подписи на счете - фактуре автоматически делает его недействительным.

Отметим, что даже очень хорошо сделанное факсимиле (печать с изображением подписи) все равно довольно легко отличить от настоящей подписи. Оттиск в отличие от черты, проведенной ручкой, имеет равную интенсивность окраски у всех линий, кроме того, в клише невозможно (даже при нынешнем развитии технологий) добиться в подписи концевых отрезков волосяной толщины, а основных или начальных штрихов - напротив, увеличенной жирности.

Подводя итог, хотелось бы призвать предприятия к очень внимательному изучению получаемых счетов - фактур на предмет того, "правильная" ли там стоит печать и действительно ли подпись сделана ручкой или же это оттиск клише. Ведь гораздо проще попросить поставщика выдать документ с соблюдением правил его оформления, чем после пытаться что-нибудь доказать контролирующим органам.

Что касается поставщиков, то им следует все же позаботиться об интересах своих клиентов, ибо в любой сложной ситуации есть адекватное решение. Чаще всего проблемы возникают, если офис (где находится печать, а также размещаются директор и главный бухгалтер) территориально разобщен со складом или магазином (где отпускается товар и оформляются счета - фактуры). В этом случае, конечно, не обойтись без дополнительной печати, но при этом необходимо внести информацию о наличии собственных печатей у подразделений данной организации в устав. Конечно, внесение любых изменений в учредительные документы сопряжено со значительными затратами времени, а также с определенными материальными издержками. Но, во-первых, внесение этих изменений можно сочетать с иными необходимыми дополнениями устава, а, во-вторых, это экономически гораздо более прогрессивный способ, чем сознательное создание для клиентов (которые трудно завоевываются, но гораздо легче теряются) неблагоприятной налоговой ситуации.

Предприятие может столкнуться и с негативной позицией регистрирующей организации, которая, скажем, впервые столкнулась с подобным желанием юридического лица и попытается отказать на основании того, что "никто так не делает", "такие данные в устав не заносятся" или "это не нужно". В нашей практике имеется реальное подтверждение того, что некоторая настойчивость предприятия позволит успешно преодолеть этот бюрократический барьер, поскольку отсутствуют нормативные акты, которые запрещали бы включать данную информацию в устав общества. Подчеркнем, что организация вправе иметь не только основную печать, но и любое количество дополнительных средств индивидуализации (в том числе, печати подразделений), а также может включить информацию о их наличии в свои учредительные документы, если считает такую информацию важной и существенной.

Ксерокопии выписок из устава, подтверждающих официальный статус печати, используемой для оформления счетов - фактур, и заверенных "фирменной" печатью организации, могут находиться на территориально обособленном складе и выдаваться клиентам (по их желанию). Очевидно, что это потребует даже меньших материальных затрат, чем, например, размножение прайс - листов, зато существенно поднимет в глазах клиентов организацию - поставщика с позиций как правовой грамотности, так и заботы о клиентах.

Вопрос же о собственноручной подписи решается, на наш взгляд, и того проще: следует издать приказ о том, что право подписи счетов - фактур "за руководителя" получает одно лицо, а "за бухгалтера" - другое (естественно, в приказ включаются лица, постоянно находящиеся на складе). Копия данного приказа может быть даже вывешена для сведения посетителей. Необходимо при этом внести расшифровку подписей лиц, заверяющих счет - фактуру, в текст этого первичного налогового документа.

Подписано в печать Ю.Гладышева-Сегал

11.04.2001 Аудитор

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——