"Бухгалтерский учет", N 24, 2000

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ

РЕСУРСАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

(Окончание. Начало см. "Бухгалтерский учет",

N N 22, 23, 2000)

В предыдущих статьях были рассмотрены основные функциональные возможности модулей "Финансовый анализ" и "Бюджет" системы "Галактика". В данной публикации мы остановимся на том, как определяются бюджетные показатели, как производятся контроль исполнения и оперативная корректировка бюджетов, какими средствами можно прогнозировать состояние всей совокупности финансовых ресурсов предприятия.

Определение показателей бюджета

Бюджетные показатели определяются различными способами.

Первый основан на статистике прошлых периодов с учетом существующих трендов и экспертных оценок. Часто применяется подход, при котором показатели бюджета рассчитываются по данным прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов, влияющих на данную статью или группу статей. Такими факторами могут быть индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и т.д. Модуль "Бюджет" системы "Галактика" позволяет использовать несколько вариантов динамики значений того или иного фактора. Поэтому могут быть сформированы несколько бюджетов.

Бюджетные показатели также могут быть сформированы по данным календарных планов платежей и отгрузок в соответствии с договорами, которые учитываются с помощью модуля "Управление договорами" системы "Галактика". Автономные программы автоматизации бюджетирования такой возможности обеспечить не могут, поскольку не имеют необходимой информационной базы.

Такие показатели, как прибыль и налоги, могут быть рассчитаны по другим показателям бюджета.

При составлении бюджета "сверху вниз", когда подразделениям определяются контрольные цифры, за лимиты которых они не могут выйти, процедура согласования не нужна. Однако часто бюджеты составляются "снизу вверх", когда подразделения, исходя из своих потребностей, формируют расходные статьи, которые потом сводятся в целом по предприятию. В этом случае часто оказывается, что финансовых и иных видов ресурсов под планируемые потребности недостаточно, и потому необходимо согласование бюджетов разных уровней. Модуль "Бюджет" поддерживает различные механизмы взаимоувязки бюджетных моделей: от балансировки частных показателей с общими до автоматических распределений спущенных сверху лимитов по детализированным статьям бюджетов подразделений в соответствии с заданными пропорциями или иными критериями.

Контроль исполнения бюджетов

и их оперативная корректировка

Важное отличие модуля "Бюджет" системы "Галактика" от автономных программ поддержки процедур бюджетирования - это оперативность контроля исполнения бюджета за счет возможности доступа к учетным данным в реальном масштабе времени. Основным источником формирования фактических данных по исполнению статей бюджета являются данные бухгалтерского контура системы "Галактика". Если же уровень детализации бухгалтерской информации не удовлетворяет финансовую службу, то можно использовать данные оперативного учета, выполняя разноску фактической информации по статьям бюджета подокументно.

По результатам анализа исполнения бюджета можно провести его корректировку с учетом фактических данных на последующие периоды. При этом все бюджеты до и после корректировок могут быть сохранены в базе данных для последующих сопоставлений.

Оперативное управление финансовыми

ресурсами предприятия

Контроль исполнения бюджетов неразрывно связан с процедурами оперативного управления финансовыми ресурсами предприятия. Как бы ни был хорошо составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение в целом за период, без оперативного контроля и прогнозирования состояния наличных финансовых ресурсов может возникнуть временный дефицит платежных средств, который приведет к негативным последствиям для хозяйственной деятельности.

В состав системы "Галактика" входит модуль "Платежный календарь", основным назначением которого является составление детального прогноза состояния финансовых ресурсов предприятия. С его помощью можно собрать информацию о заявках подразделений на оплату счетов контрагентов и осуществление периодических платежей, проверить соответствие этих заявок бюджету или лимитному плану подразделения, выполнить прогноз поступления денежных средств от заказчиков, сформировать на этой основе платежный календарь и проследить фактическое исполнение финансовых обязательств.

Основным информационным обеспечением автоматизированной системы прогнозирования движения финансовых ресурсов являются сведения о предстоящих платежах и поступлениях из подразделений предприятия. Эта информация собирается модулями контура оперативного управления системы "Галактика", где формируются счета на оплату покупателям и заказчикам и регистрируются счета поставщиков. На основе данных бухгалтерского контура системы осуществляется оценка затрат на уплату налогов, выплату заработной платы, хозяйственные нужды, предстоящие командировки и т.д. По отдельным видам платежей, например за аренду, за определенный период времени формируются периодические заявки.

Заявки на платежи проверяются системой на соответствие бюджету подразделения или установленным ему лимитам. Для этого их относят к статьям бюджета, сформированного модулем "Бюджет". В случае несоответствий система выдает сообщения.

По исполняемым финансовым обязательствам принимается решение о сроках и способах (наличные или безналичные деньги, вексель, взаимозачет и т.п.) оплаты, а также источниках, из которых она производится (конкретные расчетные счета, касса).

Предстоящие финансовые операции по видам и источникам платежных средств заносятся в базу данных, и система на их основе составляет платежный календарь, в наглядной форме представляющий пользователю движение финансовых ресурсов. Платежный календарь можно представить нескольких видов, например, для менеджера финансового отдела и директора отдельно, которые будут отличаться как приводимыми показателями, так и степенью детализации.

По данным платежного календаря легко определить, когда возникает дефицит, или наоборот, избыток свободных платежных средств, и заранее принять решение об изменении сроков, способов или источников оплаты. При этом не обязательно проводить балансировку календаря в основном рабочем поле. График платежей можно изменять и по мере поступления сведений о фактическом получении денежных средств от клиентов.

Платежный календарь можно использовать для автоматического формирования платежных документов. При этом они могут создаваться как по отдельным финансовым операциям, так и сразу по группе операций, объединенных каким-либо признаком. Например, для оплаты нескольких счетов поставщика система может сформировать один платежный документ, сумма которого будет автоматически распределена по всем выбранным счетам.

Решения "Галактики" адресованы как крупным промышленным и торговым предприятиям и холдингам с территориально распределенной структурой, так и динамично развивающимся средним компаниям. Применение современных сетевых компьютерных технологий в области финансового менеджмента позволяет оперативно и четко планировать, учитывать и анализировать финансовые ресурсы, оценивать эффективность их использования. Тем самым создается информационная основа для принятия выверенных управленческих решений.

Подписано в печать А.А.Вартанян

01.12.2000 Первый вице-президент корпорации

"Галактика"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——