"Бухгалтерский учет", N 10, 1999

УЧЕТ МЕДИКАМЕНТОВ И ПЕРЕВЯЗОЧНЫХ СРЕДСТВ

Учет медикаментов, бактерийных препаратов, сыворотки, вакцины, крови и перевязочных средств медицинские учреждения ведут на субсчете 062 "Медикаменты и перевязочные средства".

При учете медикаментов необходимо пользоваться согласованной с Минфином СССР и утвержденной Приказом Министерства здравоохранения СССР от 02.06.1987 N 747 Инструкцией по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно - профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР.

Аналитический учет лекарственных средств, кроме дорогостоящих, спирта, перевязочных, строго учетных и наркотических средств, в бухгалтерии учреждения ведется в сумме по группам ценностей в книге количественно - суммового учета материальных ценностей ф. 296 без заполнения граф количественного учета по учреждению и по каждому отделению (кабинету) учреждения.

Предметно - количественному учету подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт, сильнодействующие и дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства, тара (порожняя и занятая лекарственными средствами), лекарственные средства, полученные бесплатно для проведения клинических испытаний и исследований. Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно - количественному учету в аптечных организациях и лечебно - профилактических учреждениях, приведен в Приказе Минздрава России от 10.11.1997 N 326 "О правилах выписывания рецептов на лекарственные средства и их отпуске".

Предметно - количественный учет ведется в аптеках медицинских учреждений в книге предметно - количественного учета аптекарских запасов ф. 8-МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. Каждое наименование, фасовка, лекарственная форма записывается на отдельной странице.

Запись лекарственных средств, поступающих в аптеку, производится на основании счетов поставщиков, выдача - на основании накладных (требований), актов или других документов.

Поступившие в аптеку лекарственные средства проверяются на соответствие количества и качества. При обнаружении недостачи, излишков, боя материальных ценностей по приказу руководителя учреждения создается комиссия.

Полученные и проверенные счета поставщиков записываются в книгу регистрации счетов, поступивших в аптеку, ф. 6-МЗ, после чего передаются в бухгалтерию для оплаты.

Лекарственные средства отпускаются материально ответственным лицам отделений (кабинетов) на основании оформленных накладных (требований) ф. 434, которые подписываются руководителем учреждения или уполномоченным им лицом. Материально ответственные лица отделений (кабинетов) расписываются в получении лекарственных средств из аптеки в накладной, а заведующий или его заместитель расписываются в этой же накладной в выдаче этих лекарственных средств.

Накладные (требования) выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в аптеке, второй - возвращается материально ответственному лицу при отпуске ему лекарственных средств. В накладных указывается полное наименование лекарственных средств, их размеры, упаковка, количество, цена и общая стоимость; не допускается исправлений количества, фасовки и дозировки лекарственных средств.

Лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету, выписывают на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью учреждения, которые утверждаются руководителем. В накладных также должны быть указаны номера историй болезни, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписаны лекарства.

На основании накладных (требований на отпущенные лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету) составляют ведомость выборки израсходованных лекарственных средств ф. 1-МЗ. Записи в этой ведомости ведут по каждому наименованию отдельно. Ведомость подписывают заведующий аптекой или его заместитель. Общее количество отпущенных за день материальных ценностей переносят в книгу ф. 8-МЗ.

Для определения стоимости отпущенных материальных ценностей заведующий аптекой или уполномоченное лицо таксирует каждую накладную (требование) на выдачу лекарственных средств в отделения (кабинеты).

Протаксированные накладные (требования) ежедневно записывают в книгу учета протаксированных накладных (требований) ф. 7-МЗ. Книга должна быть прошнурована, страницы пронумерованы, последняя страница подписывается главным бухгалтером. Номера накладных (требований) на лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету, подчеркивают. По окончании месяца по каждой группе отпущенных материальных ценностей в книге ф. 7-МЗ подсчитывают итоги, а также общую сумму за месяц, проставляемую цифрами и прописью. На основании итоговых сумм книги ф. 7-МЗ по каждой группе лекарственных средств, отпущенных аптекой за месяц, составляют отчет о приходе и расходе медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в сумме по ф. 11-МЗ.

Составление этого отчета начинается с указания остатков стоимости лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, которые переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших в аптеку согласно счетам поставщиков, зарегистрированным в ф. 6-МЗ, в расход - стоимость лекарственных средств, отпущенных отделениям (кабинетам) по накладным (требованиям), записанным в книгу учета протаксированных накладных. Также в расход записывается стоимость материальных ценностей, пришедших в негодность, согласно актам на списание и другим документам, служащим основанием для списания, а также стоимость возвращенной (реализованной) обменной тары.

В конце отчета проставляется стоимость лекарственных средств. К отчету прилагаются подлинные документы, кроме протаксированных накладных (требований), остающихся на хранении в аптеке. Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Проверенный отчет, утвержденный руководителем учреждения, служит основанием для списания израсходованных лекарственных средств.

Все лекарственные средства, как и другие материальные ценности, подлежат ежегодной инвентаризации.

Работник бухгалтерии, на которого возложена обязанность ведения бухгалтерского учета лекарственных средств, обязан не реже одного раза в квартал проводить выборочную проверку правильности ведения книги ф. 8-МЗ, ведомости ф. 1-МЗ, книги ф. 7-МЗ и подсчитывать итоги в накладных (требованиях). Проверенные документы подписываются проверяющим.

Для списания хранящихся в аптеке ценностей, пришедших в негодность, руководитель учреждения назначает комиссию в составе: главного бухгалтера, заведующего аптекой и представителя учреждения. Комиссия составляет акт по ф. 9-МЗ в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - остается в аптеке.

Если медицинское учреждение не имеет аптеки, то получает лекарственные и другие медицинские средства из хозрасчетных аптек. В этом случае медикаменты получают по доверенностям старшие медицинские сестры отделений либо главные медицинские сестры амбулаторно - поликлинических учреждений. В конце месяца они составляют отчет об израсходованных лекарственных и других медицинских средствах по ф. 2-МЗ, который утверждает руководитель учреждения.

Расчеты между хозрасчетной аптекой и медицинским учреждением носят систематический характер. Поэтому можно проводить оплату в порядке плановых платежей. При этом дебетуется субсчет 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" и кредитуется соответствующий субсчет текущих счетов денежных средств. При получении материальных ценностей от поставщиков (хозрасчетных аптек) дебетуется субсчет 062 и кредитуется субсчет 179.

Записи производятся по оплате в мемориальные ордера: 2 - накопительную ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах ф. 381 или 3 - накопительную ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф. 381. Одновременно делаются записи в мемориальный ордер 6 - накопительную ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями ф. 408. После получения медикаментов и перевязочных средств данная операция вписывается в мемориальный ордер 6 по строке, где была сделана запись об оплате. Медикаменты и перевязочные средства списываются только на основании утвержденных отчетов об их израсходовании. Эта операция записывается в мемориальный ордер 6 в графы вторых записей по дебету соответствующих субсчетов счетов расходов и кредиту субсчета 062. Бухгалтерские записи будут следующими (см. табл. 1).

Таблица 1

     
   —————————————————————————T———————————————————————————————————————¬
   |      Наименование      |   Корреспонденция счетов (субсчетов)  |
   | бухгалтерской операции +———————————————————T———————————————————+
   |                        |        Д—т        |        К—т        |
   +————————————————————————+———————————————————+———————————————————+
   |Произведен плановый     |        179        |   090, 100, 101   |
   |платеж за медикаменты и |                   |                   |
   |перевязочные средства   |                   |                   |
   +————————————————————————+———————————————————+———————————————————+
   |Получены медикаменты и  |        062        |        179        |
   |перевязочные средства   |                   |                   |
   +————————————————————————+———————————————————+———————————————————+
   |Произведена доплата за  |        179        |   090, 100, 101   |
   |медикаменты и           |                   |                   |
   |перевязочные средства   |                   |                   |
   +————————————————————————+———————————————————+———————————————————+
   |Израсходованы           |        200        |        062        |
   |медикаменты и           |                   |                   |
   |перевязочные средства   |                   |                   |
   |согласно утвержденному  |                   |                   |
   |отчету                  |                   |                   |
   L————————————————————————+———————————————————+————————————————————
   

Если сумма стоимости полученных медикаментов и перевязочных средств меньше планового платежа, то образуется дебиторская задолженность, которая должна быть отмечена в мемориальном ордере 6 в соответствующих графах.

Можно проконтролировать, правильно ли сделаны записи в ордерах 2 (либо 3) и 6 по субсчету 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" или 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами": суммы по субсчету 179 (178) в этих ордерах должны быть равны. Ошибка может возникнуть, если записи в мемориальные ордера производятся не в день совершения хозяйственной операции (либо на другой день), а спустя продолжительное время.

Лечебно - профилактическое учреждение при получении денежных средств на покупку медикаментов от Фонда обязательного медицинского страхования (ФОМС) учитывает их на субсчетах 110 "Текущий счет сумм по поручениям" и 238 "Прочие средства на содержание учреждения". Полученные средства расходуются в соответствии с целевым назначением.

Если оказываются платные медицинские услуги, то медикаменты необходимо приобретать за счет полученных от предпринимательской деятельности средств. В бухгалтерском учете операции по оплате медикаментов и перевязочных средств отражаются по дебету субсчетов 178, 179 и кредиту субсчетов 111 "Текущий счет по специальным средствам" или 113 "Расчетный счет".

В случае традиционного способа ведения бухгалтерского учета расход полученных медикаментов, оплаченных за счет средств от предпринимательской деятельности, следует отражать по дебету субсчета 211 "Расходы по специальным средствам" и кредиту субсчета 062. В конце года расходы списываются по дебету субсчета 400 "Доходы по специальным средствам" и кредиту субсчета 211.

При новом способе хозяйствования расход полученных медикаментов отражается по дебету субсчета 214 "Расходы на содержание учреждения при новом хозяйственном механизме" и кредиту субсчета 062. Расходы в конце года закрываются по дебету субсчета 249 "Материальные и приравненные к ним затраты" и кредиту субсчета 214.

Если лечебно - профилактическое учреждение получает медикаменты и перевязочные средства в виде благотворительной помощи, то в учете их следует отражать по дебету субсчета 062 и кредиту субсчета 238 "Прочие средства на содержание учреждения" на основании документов передачи - приемки, в которых должна быть указана сумма передаваемых медикаментов. При списании полученных материалов фактические расходы будут отражены по дебету субсчета 213 "Расходы по прочим средствам", а кассовых расходов в этом случае не будет. Списание расходов в конце года в этом случае должно быть оформлено бухгалтерской записью по дебету субсчета 238 и кредиту субсчета 213.

Учет медикаментов и перевязочных средств, приобретенных за счет бюджетных средств, средств ФОМС и предпринимательской деятельности, лечебно - профилактические учреждения должны вести отдельно.

С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Постоянно действующая комиссия, назначаемая приказом руководителя организации, ежемесячно должна проверять состояние учета, хранения, расходования наркотических препаратов. Проверка фактического наличия других лекарственных средств, подлежащих предметно - количественному учету, проводится не реже двух раз в год.

Установленные нормы естественной убыли применяются только в случаях выявления недостачи указанных ценностей при проведении инвентаризации товарно - материальных ценностей. Нормы естественной убыли медикаментов и ваты в аптеках применяются лишь к товарам, реализованным в период между инвентаризациями. Списывать естественную убыль медикаментов при отсутствии фактических потерь нельзя.

Нормы естественной убыли медикаментов в аптеках включают потери медикаментов, аптечной посуды, вспомогательных веществ и материалов (вата, марля). Они устанавливаются к стоимости индивидуально изготовленных лекарств, внутриаптечной заготовки и фасовки. Исключение составляют ядовитые, наркотические лекарственные вещества и этиловый спирт в аптеках, нормы естественной убыли которых устанавливаются к израсходованным количествам этих медикаментов.

Списание естественной убыли ядовитых, наркотических веществ и этилового спирта производится на основании "Инвентаризационной описи ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта" по ф. 43-АП. Нормы естественной убыли к готовым лекарствам заводского приготовления не применяются.

Медикаменты и перевязочные материалы списывают исключительно на основании отчетов, представляемых в бухгалтерию учреждения. Данная операция записывается в мемориальный ордер 13 - накопительную ведомость по расходу материалов ф. 396. Нельзя списывать медикаменты и перевязочные материалы непосредственно в момент выдачи и записывать эту операцию в мемориальный ордер 6. Это приведет к искажению бухгалтерского учета и отчетности.

Лечебно - профилактические учреждения могут получать медикаменты и перевязочные средства от вышестоящей организации в централизованном порядке. Оплата медикаментов и перевязочных средств может быть произведена как за валюту, так и за рубли. Получать оплаченный товар может также хозрасчетная аптека, с которой заключен договор о получении, хранении и выдаче медикаментов лечебно - профилактическим учреждениям.

Бухгалтерские операции по оплате, получению и списанию медикаментов и перевязочных средств будут выглядеть следующим образом (см. табл. 2).

Таблица 2

     
   ————————————————————————————————T————————————————————————————————¬
   |    Содержание бухгалтерской   |     Корреспонденция счетов     |
   |            операции           |          (субсчетов)           |
   |                               +———————————————T————————————————+
   |                               |      Д—т      |       К—т      |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |                  Для вышестоящей организации                   |
   +———————————————————————————————T———————————————T————————————————+
   |Получены средства для оплаты   | 090, 100, 101 |       230      |
   |медикаментов и перевязочных    |               |                |
   |средств                        |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |Оплата медикаментов и          |   178, 179    | 090, 100, 101  |
   |перевязочных средств           |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |Передача медикаментов и        |      140      |    178, 179    |
   |перевязочных средств,          |               |                |
   |полученных хозрасчетной        |               |                |
   |аптекой, в                     |               |                |
   |лечебно — профилактическое     |               |                |
   |учреждение на основании заявки |               |                |
   |на данные медикаменты и        |               |                |
   |перевязочные средства          |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |Списание фактических расходов  |      230      |       140      |
   |подведомственных организаций в |               |                |
   |вышестоящей организации        |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |                  Для нижестоящей организации                   |
   +———————————————————————————————T———————————————T————————————————+
   |Получены медикаменты и         |      062      |       140      |
   |перевязочные средства в счет   |               |                |
   |финансирования                 |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |Списаны медикаменты и          |      200      |       062      |
   |перевязочные средства на       |               |                |
   |основании отчетов об их        |               |                |
   |расходовании                   |               |                |
   +———————————————————————————————+———————————————+————————————————+
   |Закрытие в конце года          |      140      |       200      |
   |фактических расходов           |               |                |
   L———————————————————————————————+———————————————+—————————————————
   

Таким образом, у вышестоящей организации будут только кассовые расходы, а у нижестоящей - фактические. При составлении сводных отчетов вышестоящей организацией фактические расходы по медикаментам и перевязочным средствам, оплаченным в централизованном порядке, будут складываться из фактических расходов нижестоящих организаций.

Подписано в печать В.П.Нефедов

20.09.1999 Зам. руководителя

Департамента методологии

бухгалтерского учета

и отчетности Минфина России

В.М.Долгая

Ст. инспектор

Счетной палаты РФ

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——